【Copilot】TeamsでCopilotに会議参加者ごとの発言要約を作らせる手順

Teams会議の終了後、誰が何を話したかを正確に把握することは、会議の振り返りや議事録作成において重要です。Copilotは、会議の文字起こしデータをもとに、参加者ごとの発言を要約する機能を提供します。この機能を使うと、会議の内容を効率的に整理し、情報共有の精度を高めることができます。この記事では、TeamsでCopilotに会議参加者ごとの発言要約を作成させるための具体的な手順を解説します。

Teams Copilotの会議要約機能の概要と前提条件

TeamsのCopilotは、会議中の会話をリアルタイムで分析し、会議後にその内容を要約する機能を提供します。特に、参加者ごとの発言を識別し、それぞれの発言内容を簡潔にまとめることができます。これにより、会議の論点や決定事項、各参加者の貢献を明確に把握できます。

機能の概要とできること

TeamsのCopilotによる会議要約機能は、会議の文字起こしデータを活用します。会議中に記録された音声からテキストを抽出し、それを基にAIが要約を生成します。参加者ごとの発言を識別できるため、「〇〇さんが話した内容を要約してください」といった具体的な指示にも対応します。会議の目的や議題に沿った要約、未解決のタスクリストの抽出なども可能です。

Copilot利用の前提条件

TeamsでCopilotを利用するには、いくつかの前提条件があります。まず、Microsoft 365 E3/E5またはBusiness Premiumライセンスに加え、Copilotアドオンライセンスが必要です。これは法人契約ユーザー向けの要件です。個人契約のCopilot Proライセンスでは、Teamsでの会議要約機能は提供されていません。

また、Teams会議で文字起こし機能を有効にする必要があります。Copilotは、この文字起こしデータを基に要約を生成するため、文字起こしが行われていない会議では機能しません。会議の主催者または発表者が文字起こしを開始する権限を持っている必要があります。テナント管理者によるCopilot機能の有効化も必須です。

Teams会議で参加者ごとの発言要約を生成する手順

Teams会議でCopilotに会議参加者ごとの発言要約を作成させるには、会議開始前の設定から会議終了後のプロンプト入力まで、いくつかのステップが必要です。以下の手順で操作を進めます。

1. 会議の文字起こしを有効にする
   Teams会議を開始します。会議コントロールバーの「詳細」メニュー(点線アイコン)を選択します。「レコーディングと文字起こし」の項目から「文字起こしを開始」を選択します。これにより、会議中の会話がリアルタイムでテキスト化されます。
2. Copilotを会議中に起動する
   文字起こしが開始された会議中に、会議コントロールバーにある「Copilot」アイコンを選択します。Copilotチャットパネルが画面の右側に表示されます。
3. 会議終了後に要約プロンプトを入力する
   会議が終了し、文字起こしが完了した後に、Copilotチャットパネルにプロンプトを入力します。例えば、「各参加者の発言内容を要約してください」と入力します。より詳細な要約が必要な場合は、「〇〇さんの発言で特に重要な点を教えてください」といった具体的な指示も可能です。
4. 生成された要約を確認する
   Copilotは入力されたプロンプトに基づき、要約を生成してチャットパネルに表示します。要約内容を確認し、必要に応じてさらに質問を投げかけることで、詳細な情報を引き出すことができます。
5. 要約を共有する
   生成された要約は、Copilotチャットパネルからコピーして、TeamsチャットやOutlookメールなどで共有できます。会議の振り返りや議事録の補足資料として活用できます。

会議要約生成時の注意点とよくある失敗

TeamsのCopilotによる会議要約は非常に便利ですが、いくつかの注意点や失敗しやすいパターンがあります。これらを理解しておくことで、より正確で有用な要約を得られます。

文字起こしが不正確な場合の要約精度

Copilotの要約は、文字起こしの精度に大きく依存します。会議中の音声品質が悪い場合、複数の人が同時に話した場合、または専門用語が多い場合など、文字起こしが不正確になることがあります。文字起こしが不正確だと、Copilotが生成する要約も事実と異なる内容になる可能性があります。会議前にマイク設定を確認し、クリアな音声環境を整えることが重要です。

個人情報や機密情報の取り扱い

Copilotは会議の内容を要約しますが、その内容には個人情報や機密情報が含まれる可能性があります。生成された要約を共有する前に、必ず内容を確認し、不適切な情報が含まれていないかチェックする必要があります。機密性の高い会議では、要約の共有範囲を限定するなどの配慮が必要です。

Copilotが利用できない場合の確認事項

Teams会議でCopilotアイコンが表示されない、または機能が利用できない場合があります。この場合、以下の点を確認します。

1. ライセンスの確認
   Microsoft 365 E3/E5またはBusiness Premiumライセンスに加え、Copilotアドオンライセンスが割り当てられているか確認します。個人契約のCopilot ProではTeams会議要約は利用できません。
2. テナント設定の確認
   組織のMicrosoft 365管理者が、テナント全体でCopilot機能を有効にしているか確認します。
3. 会議設定の確認
   会議で文字起こし機能が有効になっているか確認します。文字起こしが開始されていない会議ではCopilotは機能しません。

Webアプリとデスクトップアプリでの挙動の違い

TeamsのCopilot機能は、デスクトップアプリ(Windows 11など)とWebアプリでほぼ同様に利用できます。しかし、パフォーマンスや安定性においては、デスクトップアプリの利用が推奨されます。特に長時間の会議や複雑な要約を生成する際には、デスクトップアプリの方が安定した動作を期待できます。モバイルアプリでは、一部機能が制限される場合があります。

Copilotの会議要約機能と手動での振り返り作業の比較

TeamsのCopilotによる会議要約機能は、従来の手動での振り返り作業と比較して、多くのメリットとデメリットがあります。両者の違いを理解することで、Copilotを効果的に活用できます。

まとめ

この記事では、TeamsでCopilotを活用し、会議参加者ごとの発言要約を生成する手順と注意点を解説しました。文字起こし機能を有効にし、会議後に適切なプロンプトを入力することで、Copilotは会議の効率的な振り返りを支援します。生成された要約は、議事録作成や情報共有の精度向上に役立ちます。Teams会議の要約機能を活用し、日々の業務をさらに効率化してください。