【Copilot】Wordで顧客提案書のエグゼクティブサマリをCopilotに生成させる手順

Wordで作成中の顧客提案書について、内容を短くまとめたエグゼクティブサマリを効率的に作成したい場面があります。Copilotを利用することで、提案書の主要なポイントを抽出したサマリを自動生成できます。この記事では、WordでCopilotを使ってエグゼクティブサマリを生成する具体的な手順を解説します。

Microsoft 365 Copilotの機能を使うことで、長文の提案書から要点を素早く把握できるサマリを作成できます。これにより、提案内容の確認や共有にかかる時間を大幅に短縮できます。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)での利用を想定した手順です。

Copilotによるエグゼクティブサマリ生成の概要

Wordに搭載されたCopilot機能は、文書の内容を理解し、指定された形式で要約を生成する能力を持っています。エグゼクティブサマリは、経営層や意思決定者が短時間で提案の核心を理解するために不可欠な要素です。Copilotは、提案書の目的、主要な論点、提案内容、期待される成果などを分析し、簡潔で分かりやすいサマリを作成します。この機能を利用するには、Copilotが有効化されたMicrosoft 365環境が必要です。

WordでエグゼクティブサマリをCopilotに生成させる手順

1. Word文書を開く
   エグゼクティブサマリを生成したい顧客提案書のWord文書を開きます。
2. Copilotを起動する
   Wordの「ホーム」タブにあるCopilotアイコンをクリックします。または、文書内の任意の場所で右クリックし、「Copilot」を選択します。
3. プロンプトを入力する
   Copilotのサイドパネルが表示されたら、エグゼクティブサマリの生成を依頼するプロンプト(指示文)を入力します。「この提案書のエグゼクティブサマリを作成してください」や「提案内容の要点をまとめたエグゼクティブサマリを生成してください」といった具体的な指示が有効です。
4. 生成されたサマリを確認・編集する
   Copilotが文書の内容を分析し、エグゼクティブサマリを生成します。生成されたサマリはサイドパネルに表示されます。内容を確認し、必要に応じて編集・修正を行います。
5. サマリを文書に挿入する
   生成されたサマリの内容に問題がなければ、「挿入」ボタンをクリックして文書内に挿入します。

Copilotプロンプトでよくある失敗例と改善策

曖昧な指示で意図しないサマリが生成される

プロンプトが曖昧だと、Copilotが文書のどの部分に焦点を当てるべきか判断できず、意図しない内容のサマリが生成されることがあります。

1. 具体的な指示を心がける
   「提案の目的と主要なメリットを強調したサマリを作成してください」のように、サマリに含めたい要素や強調したい点を具体的に指示します。
2. 文字数やトーンを指定する
   「300字以内で、専門用語を避けた簡潔なサマリを作成してください」のように、文字数や文章のトーンを指定することも有効です。

サマリの内容が文書の全体像を反映していない

提案書が複数のセクションに分かれている場合、Copilotが特定のセクションの情報に偏り、全体を網羅したサマリにならないことがあります。

1. 文書全体の構造を意識したプロンプト
   「提案書の各セクションの主要な論点を網羅し、全体としてバランスの取れたエグゼクティブサマリを作成してください」といった指示を試します。
2. 手動での調整
   Copilotが生成したサマリを基に、不足している情報を手動で追加・修正することで、より包括的なサマリを作成できます。

機密情報や個人情報が含まれる場合の注意点

提案書に機密情報や個人情報が含まれる場合、Copilotがそれらをサマリに含める可能性があります。これらの情報が外部に漏洩しないよう、細心の注意が必要です。

1. プロンプトで除外指示を行う
   「機密情報や個人情報を含めずに、提案の概要をまとめてください」のように、プロンプトで機密情報の除外を指示します。
2. 生成後の確認と編集
   Copilotが生成したサマリを必ず確認し、機密情報や個人情報が含まれていないかチェックします。含まれている場合は、速やかに削除または編集してください。
3. 組織のポリシー遵守
   機密情報の取り扱いに関する組織のポリシーやガイドラインを遵守し、Copilotの利用方法を確認してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

WordでCopilotを活用することで、顧客提案書のエグゼクティブサマリ作成にかかる時間を大幅に削減できます。この記事で解説した手順に従い、Copilotに提案書の要約を生成させ、内容を確認・編集することで、質の高いサマリを効率的に作成できます。今後は、より具体的にプロンプトを工夫することで、Copilotの生成精度を高め、提案書作成全体の効率化を目指しましょう。Teams会議の議事録要約など、他のMicrosoft 365アプリでのCopilot活用も検討してみてください。