【Copilot】Wordの校正履歴をCopilotに一覧化させる手順と業務効率化

Microsoft Wordで作成した文書には、校正履歴が蓄積されます。

これらの校正履歴を効率的に確認・整理したい場面があります。

Copilotを活用すれば、Wordの校正履歴を一覧化し、業務効率を大幅に向上できます。

この記事では、Wordの校正履歴をCopilotに一覧化させる具体的な手順と、その活用方法を解説します。

Wordの校正履歴をCopilotに一覧化する仕組み

Word文書内の校正履歴とは、変更履歴機能によって記録された修正内容のことです。

Copilotは、これらの履歴を読み取り、要約・整理する能力を持っています。

具体的には、Copilotは文書全体のコンテキストを理解し、どの部分がどのように変更されたかを把握します。

そして、その変更内容を箇条書きや表形式などで分かりやすく一覧化します。

この機能は、特に複数人での共同編集や、長期間にわたる文書改訂で効果を発揮します。

CopilotにWordの校正履歴を一覧化させる手順

1. Word文書を開く
   Copilotに校正履歴を一覧化させたいWord文書を開きます。
2. Copilotを起動する
   Wordデスクトップアプリの右上にあるCopilotアイコンをクリックします。
3. プロンプトを入力する
   Copilotのチャットペインに、「この文書の校正履歴をすべて一覧化してください」と入力します。
4. 生成された一覧を確認する
   Copilotが校正履歴を分析し、一覧化された結果をチャットペインに表示します。
5. 必要に応じて調整・追記する
   生成された一覧に不足がある場合や、さらに詳細な情報が必要な場合は、追加のプロンプトを入力して調整します。例えば、「変更日時も加えてください」といった指示が可能です。

Copilotによる校正履歴一覧化の活用例

変更内容の迅速な把握

文書の全体像を素早く掴むために、変更履歴を一覧化します。

これにより、どの箇所にどのような修正が入ったかを短時間で把握できます。

共同編集時の確認作業効率化

複数人で文書を編集した場合、誰がいつどのような変更を加えたかを確認する作業が煩雑になりがちです。

Copilotに一覧化させることで、変更履歴の確認作業が大幅に効率化されます。

レビュー前の情報整理

レビュー担当者や上司に文書を提出する前に、変更点を整理して一覧化します。

これにより、レビュー担当者は変更点を重点的に確認でき、より質の高いフィードバックを得やすくなります。

過去の修正履歴の参照

過去のバージョンからの変更点を把握したい場合に、Copilotに一覧化を依頼します。

これにより、文書の進化の過程を追跡しやすくなります。

Copilotで校正履歴一覧化ができない場合の対処法

変更履歴機能が有効になっていない

Copilotが校正履歴を認識できない場合、Wordの「校閲」タブにある「変更履歴」機能が有効になっていない可能性があります。

Wordデスクトップアプリの「校閲」タブを開き、「変更履歴」がオンになっているか確認してください。

オンになっていない場合は、クリックして有効にしてください。

Copilotのライセンスが有効でない

Copilot機能を使用するには、適切なライセンスが必要です。

法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)または個人契約(Copilot Pro)が必要です。

ライセンスが有効でない場合、Copilotアイコンが表示されなかったり、機能が制限されたりします。

管理者または契約内容を確認してください。

文書が長すぎる、または複雑すぎる

非常に長大な文書や、複雑な書式設定が多数含まれる文書の場合、Copilotが処理に時間がかかったり、期待通りの結果を生成できなかったりすることがあります。

その場合は、文書を分割して処理するか、よりシンプルなプロンプトで試してください。

また、WordのWebアプリ版では、デスクトップ版よりも処理能力に制限がある場合があります。

プロンプトの指示が不明確

Copilotへの指示が曖昧な場合、期待通りの結果が得られないことがあります。

「校正履歴をすべて一覧化」のように、具体的で明確な指示を心がけてください。

必要に応じて、「変更箇所」「変更日時」「変更者」などの詳細な条件を追加してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
対象ユーザー	個人ユーザー(Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプション加入者)	法人ユーザー(Microsoft 365 E3/E5/Business Premiumなどのエンタープライズ向けサブスクリプション加入者)
利用可能なアプリケーション	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote (Web版/デスクトップ版/モバイル版)	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote (Web版/デスクトップ版/モバイル版)
機能	Web検索連動、画像生成、各アプリでのCopilot機能(要約、文章作成、データ分析など)	Web検索連動、画像生成、各アプリでのCopilot機能、Teamsでの会議要約・議事録作成など、法人向け機能が強化
校正履歴一覧化	可能	可能

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotは、どちらもWordの校正履歴を一覧化する機能を提供します。

主な違いは、対象ユーザーと利用できるMicrosoft 365アプリケーションの範囲です。

法人ユーザーはMicrosoft 365 Copilotを利用することで、Teams連携など、より広範な業務効率化が期待できます。

Copilotを活用することで、Word文書の校正履歴を効率的に一覧化できるようになりました。

これにより、変更点の把握や共同編集時の確認作業が格段にスムーズになります。

今後は、Copilotに校正履歴の要約だけでなく、変更点に対するコメント生成なども依頼できるようになるでしょう。

まずは、お手元のWord文書で校正履歴の一覧化を試してみてください。