【Copilot】Outlookの受信メールをCopilotに緊急度別にタグ付けさせる手順

Outlookで日々大量に受信するメールの中から、緊急度の高いものを素早く見つけたい場面は多いでしょう。

Copilotを利用すれば、受信メールを自動的に分析し、緊急度別にタグ付けすることが可能です。

本記事では、Outlookの受信メールをCopilotに緊急度別にタグ付けさせる具体的な手順を解説します。

CopilotがOutlookメールの緊急度を判定する仕組み

Copilotは、Microsoft Graph APIを通じてOutlookにアクセスし、受信メールの内容を分析します。件名、本文、送信者、送信日時などの情報から、AIが文脈を理解し、メールの緊急度を推定します。この推定結果に基づき、事前に定義されたタグ(例:「緊急」「要対応」「確認済」など)をメールに付与します。

この機能は、Microsoft 365 Copilotアドオンを契約し、CopilotアプリまたはCopilot for Microsoft 365が有効になっている環境で利用可能です。Outlookデスクトップアプリ、Webアプリの両方で利用できます。

Copilotの高度な自然言語処理能力により、単なるキーワード検索では難しい、メールのニュアンスや文脈を捉えた緊急度判定が実現します。

Copilotにメールを緊急度別にタグ付けさせる手順

1. Copilotアプリでプロンプトを作成する
   Copilotアプリ(copilot.microsoft.com)を開き、以下の様なプロンプトを入力します。
   以下の受信メールを読み、緊急度を「緊急」「要対応」「確認済」のいずれかで判定してください。件名、本文、送信者、送信日時を考慮して、最も適切な緊急度を判定してください。判定結果は、タグとしてメールに付与できるように、JSON形式で出力してください。例:「{"tag": "緊急"}」
2. Copilotにメール内容を送信する
   作成したプロンプトを、分析したいOutlookメールの内容と共にCopilotに送信します。メールの内容をコピー&ペーストするか、Outlook連携機能があれば利用します。
3. Copilotの出力を確認する
   Copilotは、指定した形式(JSON)で緊急度タグを出力します。この出力結果をコピーしておきます。
4. Outlookでルールを作成する
   Outlookを開き、「ファイル」→「仕分けルールと通知」→「仕分けルール」タブを開きます。
5. 新しい仕分けルールを作成する
   「新しい仕分けルール」ボタンをクリックします。「空白のテンプレートから開始」を選択し、「受信メッセージに適用」を選び「次へ」をクリックします。
6. 条件を設定する
   「特定の単語が件名または本文に含まれる」などの条件を設定します。ここでは、Copilotの出力結果(例:「緊急」)をトリガーとするための条件を設定します。例えば、Copilotが「緊急」と判定した場合に、そのメールに特定の「件名」や「本文」を付与する、といった工夫が必要です。あるいは、Copilotの出力を直接参照するのではなく、Copilotが生成した「条件」をOutlookのルールで拾う、といった間接的な連携も考えられます。
7. 操作を設定する
   「指定したカテゴリに設定する」を選択し、ドロップダウンリストから「緊急」などのカテゴリを選択します。
8. ルールの名前を付けて完了する
   ルールに名前を付け(例:「Copilotによる緊急メールタグ付け」)、完了します。
9. 自動化の確認
   以降、Copilotがメールを分析し、その結果をOutlookのルールが検知して、自動的にタグが付与されるようになります。

CopilotプロンプトでよくあるNG例と改善策

件名にCopilotの出力が反映されない

Outlookのルールで「件名に特定の単語が含まれる」を条件に設定した場合、Copilotの出力が直接件名に書き込まれるわけではありません。Copilotの出力(例:「緊急」)を、Outlookのルールで検知できるような特定の文字列(例:「Copilot-Urgent:」)を件名に追加するようなプロンプトをCopilotに指示する必要があります。

改善例プロンプト:以下の受信メールを読み、緊急度を判定してください。判定結果をJSON形式で出力し、さらに件名に「Copilot-Urgent:」を、本文に「【Copilot判定】緊急度: {tag}」を付与してください。

カテゴリが正しく設定されない

Outlookのカテゴリ名とCopilotの出力タグ名が一致していない可能性があります。Outlookのカテゴリは事前に作成しておく必要があります。

確認手順:

1. Outlookでカテゴリを作成する
   「ホーム」タブの「分類」→「すべてのカテゴリ」→「新規」を選択し、「緊急」「要対応」「確認済」などのカテゴリを作成します。
2. Copilotプロンプトとの連携
   Copilotの出力タグ名と、Outlookで作成したカテゴリ名を正確に一致させます。

Copilotがメール内容を正確に理解しない

プロンプトが曖昧な場合や、メール内容が複雑な場合に発生します。より具体的な指示や、判定基準を明確にするプロンプトが必要です。

改善例プロンプト:以下の受信メールを読み、送信者、件名、本文の内容から、対応の緊急度を「緊急」「要対応」「確認済」の3段階で判定してください。特に、締め切りが明記されている場合や、重要な会議に関する内容は「緊急」と判定してください。判定結果はJSON形式で出力してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

Outlookの受信メールを自動で分析し、組織内のルールと連携させる高度な活用には、Microsoft 365 Copilotの契約が必要です。Copilot Proでは、Outlookでのメール管理におけるCopilotの活用範囲が限定されます。