【Copilot】退職者からCopilotライセンスを回収して再割当する手順と業務効率化

Microsoft 365 Copilotのライセンスを退職者から回収し、他の従業員に再割当したい場合があるでしょう。

この手順を理解しておくと、ライセンスの無駄を防ぎ、必要な人材にCopilotの利用権を迅速に提供できます。

この記事では、Microsoft 365管理センターでのライセンス回収と再割当の手順を解説します。

Copilotライセンスの管理と退職者対応の重要性

Microsoft 365 Copilotは、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsなどでの作業を支援する強力なAIツールです。組織内で効率的に活用するためには、ライセンスの適切な管理が不可欠です。

特に、従業員が退職する際には、そのアカウントに割り当てられているCopilotライセンスを速やかに回収し、他の従業員が利用できるように再割当するプロセスが必要です。これにより、ライセンス費用が無駄になることを防ぎ、必要な人材がすぐにCopilotの恩恵を受けられるようになります。

退職者のCopilotライセンスを回収する手順

Copilotライセンスの回収は、Microsoft 365管理センターから行います。この操作には、グローバル管理者またはライセンス管理者以上の権限が必要です。

1. Microsoft 365管理センターにサインインする
   Webブラウザを開き、admin.microsoft.com にアクセスします。
2. 「ユーザー」メニューを選択する
   管理センターの左側ナビゲーションメニューから「ユーザー」を展開し、「アクティブなユーザー」をクリックします。
3. 退職者のアカウントを検索・選択する
   一覧から、ライセンスを回収したい退職者のアカウントを検索し、名前をクリックして選択します。
4. 「ライセンスとアプリ」タブを開く
   ユーザーの詳細画面が表示されたら、「ライセンスとアプリ」タブをクリックします。
5. Copilotライセンスのチェックを外す
   「ライセンス」セクションで、割り当てられているライセンスの一覧が表示されます。この中から「Microsoft 365 Copilot」または「Copilot for Microsoft 365」のチェックボックスのチェックを外します。
6. 変更を保存する
   画面下部にある「変更を保存」ボタンをクリックします。

これで、退職者のアカウントからCopilotライセンスが削除され、利用可能なライセンスプールに戻されます。

回収したCopilotライセンスを再割当する手順

回収したライセンスは、他の従業員に割り当てることができます。こちらも、グローバル管理者またはライセンス管理者以上の権限が必要です。

1. Microsoft 365管理センターにサインインする
   admin.microsoft.com にアクセスします。
2. 「ユーザー」メニューを選択する
   左側ナビゲーションメニューから「ユーザー」を展開し、「アクティブなユーザー」をクリックします。
3. ライセンスを割り当てるユーザーを検索・選択する
   一覧から、Copilotライセンスを割り当てたい従業員のアカウントを検索し、名前をクリックして選択します。
4. 「ライセンスとアプリ」タブを開く
   ユーザーの詳細画面で、「ライセンスとアプリ」タブをクリックします。
5. Copilotライセンスにチェックを入れる
   「ライセンス」セクションで、割り当て可能なライセンスの一覧が表示されます。この中から「Microsoft 365 Copilot」または「Copilot for Microsoft 365」のチェックボックスにチェックを入れます。
6. 変更を保存する
   画面下部にある「変更を保存」ボタンをクリックします。

これで、指定した従業員にCopilotライセンスが割り当てられ、利用可能になります。

Copilotライセンス管理の注意点と業務効率化

Copilotライセンスの管理は、組織のIT資産を最適に活用するために重要です。

ライセンスの無駄をなくす

退職者のライセンスを速やかに回収・再割当しないと、未使用のライセンスが増加し、不必要なコストが発生します。

迅速な再割当で業務継続を支援する

新しい従業員が入社したり、部署異動でCopilotの利用が必要になったりした場合、迅速にライセンスを割り当てることで、その従業員はすぐにCopilotを活用でき、業務の遅延を防げます。

定期的な棚卸しを推奨する

定期的にライセンスの割り当て状況を確認し、不要なライセンスがないか、必要なライセンスが不足していないかをチェックするプロセスを設けることが望ましいです。

管理者権限の適切な管理

ライセンス管理操作は、Microsoft 365管理センターで行われます。これらの操作を行うには、グローバル管理者またはライセンス管理者の権限が必要です。権限の付与は慎重に行い、不要になったら速やかに剥奪することがセキュリティ上重要です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotのライセンス違い

組織でCopilotを導入する場合、通常は「Microsoft 365 Copilot」が選択されます。これは、デスクトップ版Officeアプリケーションとの連携が強化されており、組織内のデータに基づいたより高度な支援が期待できるためです。

一方、「Copilot Pro」は個人利用や、組織のMicrosoft 365ライセンスとは別にCopilotの高度な機能を使いたい場合に適しています。管理センターでのライセンス回収・再割当は、「Microsoft 365 Copilot」の場合に該当します。

まとめ

Microsoft 365管理センターで退職者のCopilotライセンスを回収し、他の従業員に再割当する手順を理解しました。

このプロセスを適切に実行することで、ライセンスコストを最適化し、必要な従業員がCopilotの恩恵をすぐに受けられるようになります。

退職者のアカウント処理と並行して、新規採用者や異動者へのライセンス割り当てを迅速に行うことが、組織全体の業務効率維持につながります。