【Copilot】WordでCopilotに社内ガイドラインの要約を自動更新させる手順と活用例

WordでCopilotを利用して、社内ガイドラインの要約を自動更新したいと考えている方もいるでしょう。Copilotを使えば、長文のガイドラインから重要なポイントを抽出して要約を作成できます。この記事では、WordでCopilotに社内ガイドラインの要約を自動更新させる具体的な手順と、その活用例を解説します。Copilotの機能を最大限に引き出し、情報管理の効率化を実現しましょう。

CopilotがWordで要約を生成する仕組み

WordでCopilotが要約を生成する際は、まず文書全体のテキストデータを解析します。次に、自然言語処理技術を用いて、文章の構造、キーワード、重要と思われる箇所を特定します。ユーザーが「要約して」と指示すると、Copilotはこれらの情報をもとに、指定された条件(例:箇条書き、短くまとめる)に沿った要約文を生成します。このプロセスは、Microsoft 365 Copilotの基盤となる大規模言語モデル(LLM)によって実行されます。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)の場合、組織内のデータ(SharePointやOneDrive内のファイルなど)へのアクセス権限があれば、より文脈に沿った要約生成が期待できます。個人契約のCopilot Proでも、Word文書内のテキストであれば同様に要約作成が可能です。

CopilotにWord文書の要約を生成させる手順

WordでCopilotに社内ガイドラインの要約を生成させるには、以下の手順を実行します。Copilot機能が有効になっていることを確認してください。

1. Word文書を開く
   Copilotで要約したい社内ガイドラインのWord文書を開きます。
2. Copilotウィンドウを表示する
   WordのリボンメニューにあるCopilotアイコンをクリックします。または、Ctrl + Alt + I キーを押してCopilotウィンドウを表示します。
3. 要約を依頼するプロンプトを入力する
   Copilotウィンドウの入力欄に、要約を依頼する指示文(プロンプト)を入力します。例えば、「この文書の主要なポイントを箇条書きで3つにまとめてください。」や「このガイドラインの目的と遵守事項を簡潔に要約してください。」など、具体的に指示します。
4. 生成された要約を確認・編集する
   Copilotが指示に基づいて要約を生成します。内容を確認し、必要に応じて編集・調整します。生成された要約は、直接文書に挿入したり、コピー&ペーストしたりできます。

Copilotの生成結果は、プロンプトの具体性や文書の内容によって変動します。より的確な要約を得るためには、プロンプトの工夫が重要です。

Copilotプロンプトの工夫と活用例

Copilotに効果的な要約を生成させるためには、プロンプト(指示文)の工夫が不可欠です。以下に、具体的なプロンプトの例と活用シーンを示します。

要約の質を高めるプロンプト例

1. 要約の形式を指定する

箇条書き、段落形式、特定の文字数以内など、出力形式を指定することで、目的の要約を得やすくなります。

• 「この社内規定の重要な変更点を3つの箇条書きでまとめてください。」
• 「このプロジェクト計画書の概要を、200字以内の段落形式で要約してください。」

2. 要約の対象範囲を絞る

文書全体ではなく、特定のセクションや項目に絞って要約を依頼できます。

• 「第3章『セキュリティポリシー』の内容を、従業員が理解しやすいように要約してください。」
• 「この報告書の『結論』部分のみを抜き出して、簡潔にまとめてください。」

3. 特定の視点からの要約を依頼する

例えば、「コンプライアンス担当者向け」「新入社員向け」など、読者層を意識した要約を依頼できます。

• 「この製品マニュアルの『トラブルシューティング』セクションを、エンドユーザーが困ったときに参照しやすいように要約してください。」
• 「この契約書の『責任範囲』に関する条項を、法務担当者が確認しやすいように要約してください。」

活用例:社内ガイドラインの更新と共有

最新の社内ガイドラインが更新された際、Copilotを活用することで、その変更点を素早く把握し、関係者に共有する資料を作成できます。たとえば、

• 「今回の改定で追加された『リモートワーク規定』の主要な変更点を、従業員向けに分かりやすく要約してください。」
• 「古いガイドラインと新しいガイドラインの主な違いを、表形式でまとめてください。」(※表形式での直接生成はCopilotの機能に依存します。生成後、Wordの表機能で整形が必要な場合があります。)

このように、Copilotに要約を依頼することで、情報伝達のスピードと精度を高めることができます。

Copilotによる要約作成時の注意点と制限事項

Copilotは強力なツールですが、利用にあたってはいくつかの注意点と制限事項があります。これらを理解しておくことで、より効果的に活用できます。

1. 生成される要約の正確性

CopilotはAIであるため、生成した要約が常に100%正確であるとは限りません。特に専門性の高い文書や、微妙なニュアンスが含まれる内容の場合、意図しない解釈で要約される可能性があります。生成された要約は必ず原文と照らし合わせ、内容の正確性を確認してください。

2. プロンプトの解釈の限界

Copilotは入力されたプロンプトに基づいて動作しますが、指示が曖昧だったり、複雑すぎたりすると、期待通りの結果が得られないことがあります。プロンプトは具体的に、かつ明確に記述することが重要です。複数の指示を一度に行うのではなく、段階的に指示を出すことも有効です。

3. 機密情報・個人情報の取り扱い

Copilotに機密情報や個人情報を含む文書の要約を依頼する場合、組織のセキュリティポリシーとMicrosoft 365 Copilotのデータプライバシーに関する規定を確認してください。法人契約の場合、データは組織のテナント内で処理されるため、外部への漏洩リスクは低減されていますが、それでも取り扱いには十分な注意が必要です。Copilot Studioなどを利用して、より厳格なデータ処理ポリシーを設定することも可能です。

4. 更新の自動化について

本記事で紹介した手順は、Word文書を開いてCopilotに手動で要約を依頼するものです。完全に自動で定期的に要約を更新し、新しいWord文書として保存するような高度な自動化には、Power Automate DesktopやCopilot Studioといった追加のツールや設定が必要になります。これらの自動化は、IT管理者による設定や、より高度なCopilotの知識が求められる場合があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能差

WordでのCopilotの要約生成機能は、Copilot ProとMicrosoft 365 Copilot(法人向けアドオン)の両方で利用可能です。しかし、一部機能や利用できる範囲に違いがあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot (法人向け)
Wordでの要約生成	利用可能	利用可能
組織内のデータ連携	限定的(OneDrive上のファイルなど、個人アカウントでアクセス可能な範囲)	高度に連携可能(SharePoint、Teams、Outlookなど組織内のデータと連携)
高度なセキュリティ・コンプライアンス	標準的なMicrosoft 365のセキュリティ	組織のコンプライアンス要件に準拠したデータ処理
利用対象	個人ユーザー	法人・組織ユーザー

法人向けのMicrosoft 365 Copilotは、組織内のデータと連携することで、より文脈に沿った、業務に特化した要約生成が期待できます。一方、Copilot Proは個人利用において、Word文書単体での要約作成や、他のMicrosoft 365アプリ(Excel、PowerPoint、Outlookなど)でのCopilot機能を利用するのに適しています。

いずれのプランであっても、Word文書の要約作成においては、Copilotに的確な指示を与えることが重要です。

まとめ

Copilotを使えば、Word文書内の社内ガイドラインの要約を効率的に生成できます。適切なプロンプトを用いることで、要約の質を高め、更新作業や情報共有をスムーズに進めることが可能です。今後は、生成された要約を基に、Teamsで関係者に共有したり、PowerPointで説明資料を作成したりする応用も考えられます。Copilotの活用範囲を広げ、業務効率化をさらに推進しましょう。

✨

Microsoft Copilot完全解決データベース 使い方が分からない、回答がおかしい、職場で使えないなど、Copilotのあらゆるトラブル・操作ガイドを網羅しています。