【Copilot】Copilot導入前のSharePointサイト棚卸し手順と精度向上の準備

Copilotの活用には、SharePointサイトの整理が不可欠です。

整理されていないサイトは、Copilotの検索精度を低下させます。

本記事では、SharePointサイトの棚卸し手順とCopilot導入前の準備について解説します。

Copilot導入効果を最大化するための具体的なステップを理解できます。

CopilotがSharePointサイトの情報を活用する仕組み

Copilotは、Microsoft Graphを通じてSharePoint Online上のドキュメントや情報を検索・参照します。

SharePointサイトが整理されていないと、Copilotは関連性の低い情報や古い情報まで参照してしまう可能性があります。

そのため、Copilot導入前にSharePointサイトの棚卸しを行い、情報の正確性と網羅性を高めることが重要です。

これにより、Copilotはより的確な回答やコンテンツ生成が可能になります。

SharePointサイト棚卸しの手順

1. サイト一覧の取得と整理計画の策定
   Microsoft 365管理センターまたはSharePoint管理センターから、現在利用中のサイト一覧を取得します。
2. 各サイトの利用状況と目的の確認
   各サイトの所有者や利用頻度、本来の目的に照らして、現在も必要か、目的が明確かを確認します。
3. 不要なサイトの特定とアーカイブ・削除の検討
   利用されていない、または目的が重複しているサイトは、アーカイブまたは削除を検討します。
4. サイト構造と権限の見直し
   サイト内のフォルダ構造やドキュメントライブラリ、アクセス権限設定が適切か確認し、必要に応じて修正します。
5. メタデータとタグ付けの整備
   ドキュメントに適切なメタデータやタグを設定し、検索性を高めます。
6. コンテンツの最新化と不要な情報の削除
   古い情報や誤った情報は更新・削除し、コンテンツの鮮度を保ちます。
7. 棚卸し結果の記録と共有
   棚卸しで実施した内容、削除・アーカイブしたサイト、変更点を記録し、関係者と共有します。

Copilotの精度向上のための準備

サイトのアクセス権限の最適化

Copilotは、ユーザーがアクセスできる情報にのみアクセスします。

不要なユーザーに情報が公開されていないか、必要な情報にアクセスできないユーザーがいないかを確認し、アクセス権限を最適化します。

これにより、Copilotが参照する情報が、ユーザーの権限範囲内に限定され、セキュリティを確保しつつ、より関連性の高い情報を提供できるようになります。

メタデータの活用と一貫性

SharePointのメタデータ(列、カスタムプロパティ)は、Copilotが情報を理解しやすくするために非常に重要です。

ドキュメントライブラリに一貫したメタデータを設定し、ドキュメントの内容を正確に記述することで、Copilotは検索や要約の精度を高めることができます。

例えば、「ドキュメントの種類」「プロジェクト名」「ステータス」などのメタデータを活用します。

サイトとコンテンツの命名規則の統一

SharePointサイト名、ドキュメントライブラリ名、ファイル名に一貫した命名規則を適用します。

これにより、Copilotはサイトやドキュメントの目的を把握しやすくなります。

曖昧な名前や重複した名前は避け、内容が推測できるような命名を心がけます。

不要なサイトやコンテンツの削除・アーカイブ

古い情報、重複した情報、不要なサイトは、Copilotが参照する情報源から除外します。

これにより、Copilotが最新かつ正確な情報のみを参照するようになり、回答の質が向上します。

削除する前に、必要な情報が含まれていないか十分に確認してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 CopilotのSharePoint連携の違い

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
SharePoint連携	Web版Copilot(Copilot.microsoft.com)やCopilotアプリから、個人がアクセス可能なSharePoint上のドキュメントを検索・参照できます。	Microsoft 365アプリケーション(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)内で、組織のSharePoint上の情報と連携して機能します。CopilotアプリやWeb版Copilotからも利用可能です。
対象範囲	個人がアクセス権を持つSharePointサイト内のドキュメント。	組織全体で共有されているSharePointサイト内のドキュメント。Microsoft Graphを通じて、より広範な組織データと連携します。
利用シナリオ	個人の情報整理、特定ドキュメントの検索・要約。	チームでの共同作業、会議資料作成、プロジェクト管理、組織内情報検索など、ビジネスプロセス全般。

※Microsoft 365 Copilotは、法人向けMicrosoft 365ライセンス(E3, E5, Business Premiumなど)にCopilotアドオンを付与した場合に利用可能です。

Copilot Proは、個人向けMicrosoft 365サブスクリプションに加入しているユーザーが利用できる有料サービスです。

SharePointサイトの棚卸しと準備を行うことで、Copilotは組織内の情報をより効果的に活用できるようになります。

これにより、Copilotからの回答の精度が向上し、業務効率化に大きく貢献します。

次に、CopilotアプリやMicrosoft 365アプリケーションで、整理したSharePointサイトの情報を活用する具体的なプロンプトを試してみましょう。

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