【Copilot】Wordの技術文書をCopilotに平易な社内向け解説へ変換する手順

Wordで作成された専門性の高い技術文書を、社内全体で理解しやすいようにCopilotで平易な解説へ変換したいと考えている方もいるでしょう。

しかし、どのようなプロンプトで依頼すれば、意図した通りの結果が得られるか迷うこともあります。

この記事では、Wordの技術文書をCopilotを使って平易な社内向け解説に変換する具体的な手順と、より効果的なプロンプトの作成方法を解説します。

Copilotによる技術文書の平易化の仕組み

Copilotは、Microsoft 365のデータと大規模言語モデルを連携させ、ユーザーの指示に基づいて文章の生成や要約、校正などを行います。Word文書の内容をCopilotが解析し、その内容を基に指定された条件(平易な言葉遣い、社内向けなど)に合わせて新しい文章を生成する仕組みです。

この機能は、専門用語が多い技術文書を、専門知識を持たない社員でも理解しやすいようにするための強力な支援となります。文書の構造や専門用語を把握し、より一般的な言葉や比喩を用いて説明を再構成します。

Word技術文書を平易な社内向け解説へ変換する手順

1. Word文書を開く
   Copilotで変換したい技術文書をWordで開きます。
2. Copilotを起動する
   Wordの「ホーム」タブにあるCopilotアイコンをクリックします。または、文書内のテキストを選択して右クリックし、「Copilot」を選択します。
3. プロンプトを入力する
   Copilotのチャットペインに、技術文書を平易な社内向け解説に変換するための指示(プロンプト)を入力します。
4. 生成された解説を確認する
   Copilotが生成した解説を読み、意図した通りに平易になっているか、誤りはないかなどを確認します。
5. 必要に応じて修正・加筆する
   生成された解説が不十分な場合や、さらに詳細な説明が必要な場合は、Copilotに追記の指示を出したり、手動で修正・加筆したりします。

効果的なプロンプト作成のポイント

Copilotに技術文書の平易な解説を生成させるためには、プロンプトの工夫が重要です。具体的にどのような解説を求めているかを明確に伝えることで、より精度の高い結果を得られます。

ターゲット読者を指定する

解説を読む対象者を具体的に指定します。例えば、「IT部門以外の社員向けに」「新入社員向けに」「営業部門のメンバー向けに」といった指定です。

これにより、Copilotは専門用語をどの程度まで平易にするか、どの情報を補足すべきかを判断しやすくなります。

解説の目的を明確にする

その解説で何を理解してほしいのか、目的を伝えます。例えば、「この技術の基本的な仕組みを理解してもらうため」「この製品のメリットを分かりやすく伝えるため」といった指示です。

含めたい要素・除外したい要素を指定する

解説に含めてほしい専門用語の言い換えや、具体的な例、図解の必要性などを指示できます。逆に、不要な詳細情報や、特定の専門用語はそのまま残してほしいといった指示も可能です。

プロンプト例

以下は、具体的なプロンプトの例です。

「このWord文書の内容を、ITの専門知識がない営業部門の社員向けに、平易な言葉で解説してください。特に、[特定の技術名]の仕組みと、それが顧客にどのようなメリットをもたらすかに焦点を当てて説明してください。専門用語は避け、必要であれば身近な例えを用いてください。」

生成結果の確認と注意点

誤解を招く表現のチェック

Copilotが生成した解説には、意図せず誤解を招く表現や、事実と異なる内容が含まれる可能性があります。特に、技術的なニュアンスが失われている場合や、文脈に合わない比喩が使われている場合は注意が必要です。

生成された解説は、必ず原文の技術文書と照らし合わせ、内容の正確性を確認してください。

専門用語の扱い

Copilotは、指示に基づいて専門用語を平易な言葉に置き換えますが、その置き換えが常に適切とは限りません。一部の専門用語は、社内での共通認識として残しておきたい場合もあります。

プロンプトで「この専門用語はそのまま使用してください」といった指示を加えるか、生成後に手動で調整することが有効です。

著作権・機密情報の取り扱い

Copilotに入力する文書の内容によっては、機密情報や著作権に関わる情報が含まれる場合があります。Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータのみを参照し、外部に情報を漏洩しない設計になっていますが、入力する内容には十分注意してください。

特に、社外秘の情報や個人情報を含む文書を扱う場合は、組織のセキュリティポリシーに従ってください。

WebアプリとデスクトップアプリでのCopilotの比較

Copilotは、WordのWebアプリとデスクトップアプリの両方で利用できます。基本的な機能は共通していますが、一部の連携や操作感に違いがあります。

項目	Wordデスクトップアプリ	Word Webアプリ
Copilotの起動	「ホーム」タブのCopilotアイコン、または右クリックメニュー	「ホーム」タブのCopilotアイコン、または右クリックメニュー
プロンプト入力	右側のCopilotペインに直接入力	右側のCopilotペインに直接入力
生成結果の挿入	「文書に挿入」ボタンでカーソル位置に挿入	「文書に挿入」ボタンでカーソル位置に挿入
文書全体の要約・変換	文書全体を対象に指示可能	文書全体を対象に指示可能
オフライン環境での利用	不可(オンライン接続必須)	不可(オンライン接続必須)
一部機能の可用性	最新機能へのアクセスが早い場合がある	機能によってはデスクトップ版より遅れる場合がある

どちらの環境でも、技術文書の平易化は可能です。普段利用している環境に合わせて、Copilotを活用してください。

まとめ

Wordの技術文書をCopilotで平易な社内向け解説へ変換する手順と、効果的なプロンプト作成のポイントを解説しました。

Copilotに具体的な指示を与えることで、専門用語を避け、ターゲット読者に合わせた分かりやすい解説を効率的に生成できます。

生成された内容は必ずレビューし、必要に応じて手動で修正・加筆することで、より質の高い社内向け資料を作成することが可能です。

今後は、Copilotの「要約」機能や「校正」機能と組み合わせて、さらに資料作成の効率化を図ることができます。

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