【Copilot】Teams会議後にCopilotで議事録をWord形式でエクスポートする手順

Microsoft Teams会議の議事録をCopilotで自動生成し、Word形式で保存したいと考えているビジネスマンは多いでしょう。

Teams会議の録画や文字起こし機能とCopilotを連携させることで、会議内容の要約やアクションアイテムの抽出だけでなく、Word文書として出力まで可能です。

この記事では、Teams会議後にCopilotを利用して議事録をWord形式でエクスポートする具体的な手順を解説します。

Teams会議議事録生成の仕組み

Teams会議でCopilotによる議事録生成を行うには、まず会議の文字起こし機能を有効にする必要があります。会議中に発言された内容はリアルタイムでテキスト化され、後からCopilotがそのテキストを基に議事録の要約やアクションアイテムの抽出を行います。この文字起こしデータは、会議の参加者や主催者がアクセスできるTeamsのチャットや会議の「詳細」タブから確認できます。Copilotは、この会議のトランスクリプトを理解し、構造化された議事録を作成するために高度な自然言語処理技術を使用します。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)または個人契約(Copilot Pro)で利用可能です。

Teams会議議事録をWord形式でエクスポートする手順

1. Teams会議の文字起こしを有効にする
   Teams会議を開始する前に、会議オプションで「文字起こしを記録する」をオンにしてください。主催者または参加者がこの設定を変更できます。会議が終了すると、文字起こしデータが利用可能になります。
2. 会議後にCopilotで議事録を要約・編集する
   会議が終了し、文字起こしが完了したら、Teamsの会議チャットまたは会議の詳細ページを開きます。Copilotアイコンをクリックし、「会議の議事録を作成して」などのプロンプトを入力します。Copilotは文字起こしデータから会議の要約、決定事項、アクションアイテムなどを抽出して提示します。必要に応じて、Copilotに指示して内容を修正・追記させることができます。
3. CopilotでWord形式にエクスポートする
   Copilotが生成した議事録の内容に問題がなければ、Copilotの応答ウィンドウにあるエクスポートオプションを探します。通常、「Wordにエクスポート」や、コピーアイコンの横にあるエクスポートボタンが表示されます。これをクリックすると、議事録がWord文書 (.docx) 形式でダウンロードされます。

Copilotで議事録をエクスポートする際の注意点

文字起こしが正確でない場合

会議中の音声が不明瞭だったり、専門用語が多すぎたりすると、文字起こしの精度が低下する場合があります。その場合、Copilotが生成する議事録も不正確になる可能性があります。

対処法:

1. 文字起こし結果を確認・修正する
   Teams会議の文字起こし機能で、誤字脱字や不正確な箇所を手動で修正します。編集は会議の主催者または文字起こし権限を持つユーザーが行えます。
2. Copilotに修正を指示する
   修正した文字起こしデータを基に、再度Copilotに議事録の再生成を依頼します。または、Copilotの生成した議事録に対して「〇〇の発言は△△と修正してください」のように具体的な指示を出します。

Copilotが利用できない場合

Copilotアドオンが割り当てられていない、またはライセンスに問題がある場合、Copilot機能がTeams内で利用できません。また、組織のIT管理者によってCopilotの利用が制限されている可能性もあります。

対処法:

1. ライセンスを確認する
   Microsoft 365管理センターで、自身のユーザーアカウントにCopilotライセンスが正しく割り当てられているか確認してください。IT管理者に問い合わせるのが確実です。
2. IT管理者に問い合わせる
   組織のIT管理者に、Copilotの利用可否や設定について確認してください。

エクスポートオプションが表示されない場合

Copilotの応答画面にWord形式へのエクスポートボタンが表示されないことがあります。これは、CopilotのバージョンやTeamsのアップデート状況、または組織の設定によって異なる場合があります。

対処法:

1. 議事録内容をコピー&ペーストする
   Copilotが生成した議事録のテキスト全体をコピーし、Word文書に貼り付けて保存します。
2. 別の形式でエクスポートを試みる
   もしPDFなどの他の形式でのエクスポートオプションがあれば、そちらを利用し、後でWordに変換します。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Teams会議の議事録を直接Word形式でエクスポートする機能は、Microsoft 365 Copilotの方がより統合されており、効率的です。Copilot ProでもWeb版Copilotなどを介して議事録の要約は可能ですが、Teamsとの連携やWordへの直接エクスポート機能はMicrosoft 365 Copilotが優位です。

Teams会議の議事録をWord形式でエクスポートする手順を理解し、Copilotを活用することで、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。

今後は、Copilotに会議の録画ファイルから議事録を生成させる応用も検討してみてください。