【Word】コメントを印刷しない設定!印刷オプションでの除外手順

Word文書を印刷する際、コメントまで印刷されてしまい困った経験はありませんか。特に校閲作業の多い文書では、コメントが印刷されると見栄えが悪くなり、提出用資料として不適切になることがあります。この記事では、印刷ダイアログの設定を変更して、コメントを除外する手順を解説します。さらに、Wordのオプションで恒久的にコメントを印刷しない設定にする方法も紹介します。これで、印刷時にコメントを気にすることなく、文書だけをきれいに印刷できるようになります。まずは、印刷設定の仕組みを理解しましょう。

コメントが印刷される仕組みと印刷設定の役割

Wordのコメントは、校閲機能を使って文書に追加される注釈です。デフォルトでは、印刷時にコメントも印刷される設定になっています。これは、文書の内容と一緒にコメントを確認する目的で設計されているためです。

印刷時のコメントの制御は、主に2つの場所で行います。一つは印刷ダイアログの「印刷内容」の選択、もう一つはWordのオプションの「表示」タブにある「文書のプロパティとコメントを印刷する」チェックボックスです。これらの設定を理解することで、目的に応じた印刷が可能になります。

また、画面上でコメントを非表示にする設定([校閲]タブの[コメントの表示])は、印刷には直接影響しません。印刷時にコメントを除外するには、印刷設定を明示的に変更する必要があります。

以下の章では、具体的な設定手順を2通り紹介します。それぞれの特徴を理解して、使い分けてください。

方法1:印刷ダイアログで一時的にコメントを除外する

この方法は、その都度印刷設定を変更したい場合に適しています。次回印刷時には設定が初期状態に戻るため、常にコメントを除外したい場合には方法2をおすすめします。まず、印刷ダイアログを開くところから始めましょう。

印刷ダイアログを開く

1. [ファイル]タブをクリックする
   Wordの左上にある[ファイル]タブをクリックします。これにより、バックステージビューが表示されます。ここから印刷設定にアクセスできます。
2. [印刷]を選択する
   左側のメニューから[印刷]をクリックします。印刷プレビューと各種設定が表示されます。この画面で設定を変更します。
3. 印刷ダイアログの構成を確認する
   画面右側に印刷プレビュー、左側に設定項目が並びます。最初のドロップダウンが「すべてのページを印刷」というラベルになっています。このボタンを次の手順で操作します。

印刷内容を文書に変更する

1. 「すべてのページを印刷」のドロップダウンをクリックする
   印刷設定の一番上のドロップダウンボタンです。初期表示は「すべてのページを印刷」となっています。クリックするとメニューが開きます。
2. メニューから「文書」を選択する
   表示されたメニューの中から「文書」をクリックします。これで、コメントと修正箇所が除外され、文書の本文のみが印刷対象になります。選択すると自動的に設定が反映されます。
3. プレビューでコメントが消えたことを確認する
   印刷プレビューの画面で、コメントの吹き出しが表示されていないことを確認します。もし表示されていれば、設定が反映されていません。再度手順を確認してください。

印刷を実行する

1. 部数やプリンターを指定する
   必要に応じて印刷部数、プリンター、カラー/白黒などの詳細設定を行います。これらの設定は通常の印刷と同様です。
2. [印刷]ボタンをクリックする
   設定が完了したら、画面上部の[印刷]ボタンをクリックして印刷を開始します。コメントが除外された文書が印刷されます。

方法2:Wordのオプションで恒久的にコメントを除外する

この方法は、常にコメントを印刷したくない場合に便利です。一度設定すれば、以後の印刷すべてに適用されます。ただし、文書のプロパティも印刷されなくなるので注意が必要です。設定手順は以下の通りです。

オプションダイアログを開く

1. [ファイル]タブをクリックする
   バックステージビューを開きます。
2. [オプション]を選択する
   左側のメニューの一番下にある[オプション]をクリックします。Wordのオプションダイアログが開きます。

表示タブで設定を変更する

1. [表示]タブをクリックする
   オプションダイアログの左側のカテゴリ一覧から[表示]を選びます。表示に関する設定が表示されます。
2. 「文書のプロパティとコメントを印刷する」のチェックを外す
   「印刷オプション」のセクションにあるチェックボックスです。デフォルトではチェックが入っているので、クリックして外します。これでコメントが印刷されなくなります。
3. 設定内容を確認する
   このチェックを外すと、文書のプロパティ(タイトルや作成者など)も印刷されなくなります。必要に応じて他の印刷オプションも確認してください。

設定を保存する

1. [OK]ボタンをクリックする
   ダイアログの下部にある[OK]をクリックして設定を保存し、ダイアログを閉じます。

以上で設定完了です。次回から印刷する際、自動的にコメントが除外されます。ただし、印刷ダイアログで「すべてのページを印刷」の設定を変更すると、そちらが優先される場合があります。その点に注意してください。

コメント印刷に関する注意点とトラブル対策

設定を正しく行っても、思わぬトラブルが発生することがあります。ここでは、よくある問題とその解決方法を紹介します。各項目を確認して、適切に対処してください。

画面上でコメントを非表示にしたのに印刷されてしまう

[校閲]タブの[コメントの表示]で「すべてのコメントを非表示」にしても、印刷設定が「すべてのページを印刷」のままだとコメントが印刷されます。これは、画面表示と印刷設定が独立しているためです。印刷ダイアログで「文書」を選択するか、オプションでチェックを外す必要があります。この現象は多くのユーザーが経験するので、注意しましょう。

印刷プレビューではコメントが表示されないのに実際には印刷される

Wordの印刷プレビューは、実際の印刷結果と完全には一致しない場合があります。特に、コメントの表示設定と印刷設定が異なる場合に起こりやすいです。確実にコメントを除外するには、印刷ダイアログの「印刷内容」が「文書」になっていることを確認してください。また、オプション設定も有効になっているかチェックしましょう。

方法2のオプション設定が反映されない場合

Wordのオプションで「文書のプロパティとコメントを印刷する」のチェックを外しても、印刷ダイアログで「すべてのページを印刷」を選ぶと、そちらが優先されます。これは、印刷ダイアログの設定が一時的に上書きするためです。常にコメントを除外したい場合は、印刷ダイアログでも「文書」を選択する習慣をつけるか、オプション設定を確認した上で印刷ダイアログの設定を変更しないように注意してください。

コメントが印刷される原因がわからない場合

まず、印刷ダイアログの「印刷内容」が「文書」になっているか確認してください。次に、Wordのオプションの「表示」タブで「文書のプロパティとコメントを印刷する」のチェックが外れているか確認します。両方設定してもコメントが印刷される場合は、文書自体にコメント以外の注釈(インク注釈など)が含まれている可能性があります。その場合は、「印刷内容」で「文書(修正箇所なし)」を試してみてください。

共有文書で他のユーザーが設定を変更する可能性

複数人で編集する文書では、他のユーザーが印刷設定を変更してしまうことがあります。印刷前に必ず自分で設定を確認する習慣をつけましょう。また、最終版ではコメントを削除してしまうのも一つの方法です。

コメント印刷に関する設定方法の比較

設定方法	効果	適用範囲	注意点
印刷ダイアログで「文書」を選択	コメントが印刷されない	その印刷ジョブのみ	次回印刷時は初期状態に戻る
Wordのオプションでチェックを外す	コメントが印刷されない	すべての印刷(アプリ全体)	文書プロパティも印刷されない
画面上でコメントを非表示	画面表示のみ変化	印刷には影響なし	必ず印刷設定も変更が必要
コメントを削除	コメントが完全に消える	文書自体から削除	復元不可、原本は別に保存必要

各設定方法の特徴を理解することで、状況に応じて適切な方法を選べます。印刷ダイアログとオプション設定は併用することも可能ですが、優先順位に注意してください。

まとめ

本記事では、Wordでコメントを印刷しない設定を2通り紹介しました。印刷ダイアログで「文書」を選ぶ方法は一時的ですが手軽です。Wordのオプションでチェックを外す方法は恒久的な設定として便利です。どちらも数クリックで完了するため、ぜひ実践してみてください。

印刷前に必ず印刷プレビューで確認する習慣をつけると、思わぬ失敗を防げます。また、コメントを完全に不要にするなら、校閲完了後にコメントを削除することも検討しましょう。

さらに、印刷オプションでは「文書(修正箇所なし)」など他の設定も試すと、目的に合った印刷ができます。Wordの印刷機能を活用して、効率的な文書作成を行ってください。

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