【Zoom】注釈ツールで画面に書き込みする使い方と保存方法

Zoomの画面共有中に、参加者と一緒に資料を見ながら矢印や丸でポイントを指し示したいと思ったことはありませんか。注釈ツールを使えば、画面に自由に書き込みながら説明できるため、伝えたい箇所を一目で共有できます。この記事では、注釈ツールの基本的な使い方と、書き込んだ内容を保存する方法をステップごとに解説します。初めて使う方でも迷わず操作できるようになります。

注釈ツールでできること

注釈ツールは、画面共有中に共有画面の上に自由に書き込みや図形を追加できる機能です。プレゼンテーションで重要な箇所を強調したり、手順を順に説明したりするときに役立ちます。ホストと参加者の両方が書き込みでき、ツールバーにはペン、蛍光ペン、図形、テキスト、スタンプ、スポットライトなどが用意されています。また、書き込んだ内容はすべての参加者にリアルタイムで表示されるため、共通認識を素早く形成できます。

注釈ツールを使う手順

注釈ツールは画面共有を開始した後に使用します。以下の手順で操作してください。

画面共有を開始する

1. 共有したい画面またはウィンドウを選択する
   Zoomミーティングの下部ツールバーにある「画面の共有」ボタンをクリックします。表示された一覧から共有するアプリケーションやデスクトップ全体を選び、「共有」をクリックします。
2. 画面上部のツールバーを確認する
   画面共有が始まると、画面上部にミーティングツールバーが表示されます。このバーに「注釈」アイコン(ペンの形)があります。

注釈ツールバーを開く

1. 「注釈」ボタンをクリックする
   画面共有中に表示されるツールバーの「注釈」ボタンをクリックします。すると、注釈ツールバーが画面上部に追加で表示されます。
2. ツールバーのアイコンを確認する
   注釈ツールバーには、次のアイコンが並んでいます。
   ペン、蛍光ペン、図形(四角・丸・矢印・線)、テキスト、スタンプ(チェック・バツ・星など)、スポットライト、消しゴム、元に戻す、やり直し、すべて消去、保存。

各ツールの使い方

1. ペンで自由に線を描く
   ペンアイコンをクリックすると、マウスやタッチパネルで自由に線を描けます。色と太さはツールバーの色選択ボタンで変更できます。
2. 蛍光ペンで強調する
   蛍光ペンは半透明のマーカーです。重要なテキストや図の上をなぞると、背後が透けて見えるため、情報を隠さずに強調できます。
3. 図形を追加する
   図形アイコンをクリックすると、四角形、楕円、矢印、直線が選べます。ドラッグでサイズや向きを調整し、色も変更可能です。
4. テキストを入力する
   テキストアイコンをクリックしてから共有画面の任意の場所をクリックすると、文字入力ボックスが現れます。説明文やラベルを追加するときに便利です。
5. スタンプを配置する
   スタンプアイコンを選ぶと、チェックマークやバツ、星などのマークをワンクリックで配置できます。確認済みの項目や注目点を示すのに適しています。
6. スポットライトで注目を集める
   スポットライトを使うと、画面上の一部だけを明るくし、それ以外を暗くできます。マウスで移動できるので、説明中に注目してほしい領域を絞り込めます。
7. 間違えた箇所を消す
   消しゴムツールで個別の書き込みを消せます。また、「元に戻す」で一つ前の操作を取り消し、「すべて消去」で全ての注釈を一度に削除できます。

注釈ツールで書き込んだ内容を保存する方法

注釈ツールの書き込みは、ミーティング終了とともに自動で保存されません。保存したい場合は、以下の方法で行います。

スクリーンショットを撮る

1. Zoomのスクリーンショット機能を使う
   注釈ツールバーにあるカメラアイコン(保存)をクリックすると、現在の画面(注釈を含む)のスクリーンショットがPCの指定フォルダに自動保存されます。保存先はZoomの設定で確認できます。
2. OSのスクリーンショット機能を使う
   Windowsでは「Windows + Shift + S」、Macでは「Command + Shift + 4」で選択範囲を撮影できます。この方法でも注釈付きの画面を画像として保存できます。

クラウド録画に含める

1. 録画を開始する前に設定を確認する
   ミーティング中に「録画」ボタンをクリックし、「クラウドに録画」を選びます。注釈は録画映像にそのまま記録されるため、後から再生して振り返れます。
2. 録画の保存と共有
   ミーティング終了後、録画はZoomウェブポータルに保存されます。必要に応じてダウンロードしたり、リンクを共有したりできます。

ローカル録画を利用する

1. ローカル録画を設定する
   「録画」ボタンから「コンピュータに録画」を選びます。この場合も注釈は映像に含まれます。
2. 保存ファイルを確認する
   録画が終わると、Zoomの設定で指定したフォルダにMP4ファイルが保存されます。注釈込みの画面がそのまま記録されています。

注釈ツール使用時の注意点

注釈を使用するにはホストの許可が必要

参加者が注釈ツールを使うには、ホストが画面共有の設定で「注釈を許可」を有効にしておく必要があります。ホストはミーティング中にツールバーの「その他」から「注釈を許可」をオンにすることで、参加者も書き込めるようになります。

注釈はすべての参加者に表示される

書き込んだ注釈は、自分だけでなく他の参加者全員の画面にもリアルタイムで表示されます。そのため、誤って個人情報を書き込まないように注意してください。もし間違えた場合は、すぐに消しゴムで消すか「すべて消去」を使用しましょう。

注釈は共有画面が変わると消える

別のウィンドウやタブに共有を切り替えると、現在の注釈はすべて消去されます。消えた注釈は元に戻せないため、保存が必要な場合は切り替え前にスクリーンショットを撮っておきましょう。

モバイルアプリでは注釈機能が一部制限される

スマートフォンやタブレットのZoomアプリでは、注釈ツールの一部機能(スポットライトやスタンプなど)が使えない場合があります。タッチ操作でのペン描画は可能ですが、PC版に比べて機能が少ない点を覚えておきましょう。

保存機能はスクリーンショットのみ

注釈ツールバーの「保存」ボタンはスクリーンショットを撮る機能であり、注釈そのものをファイルとして保存するわけではありません。注釈だけを抽出して保存する方法はないため、画像や録画で残す必要があります。

まとめ

注釈ツールを使えば、画面共有中にペンや図形を使って直感的に説明できます。ホストは参加者の注釈許可設定を事前に確認し、書き込み後はスクリーンショットや録画で保存することを習慣にしましょう。特に、共有画面を切り替える前に保存ボタンを押すと、大切な書き込みを失わずに済みます。応用として、テキストツールでラベルを追加しながら手順を解説すると、より分かりやすいプレゼンテーションになるでしょう。