【Zoom】待機室を有効にする設定と参加者の許可手順

Zoomでミーティングを開催する際、参加者が勝手に入室してしまわないか心配になることはありませんか。待機室機能を使えば、ホストが許可するまで参加者を待機させることができ、セキュリティを高められます。この記事では、待機室を有効にする設定方法と、待機室から参加者を入室させる手順を詳しく解説します。これを読めば、あなたも待機室を自在にコントロールできるようになります。

待機室の機能と有効にするメリット

待機室は、ミーティングに参加しようとする人を一時的に待機させる仮想の部屋です。ホストまたは共同ホストが入室を許可するまで、参加者はミーティングの音声や映像、画面共有を一切見ることができません。この機能を使う主なメリットは3つあります。1つ目は、不意の入室を防ぎ、ミーティングのセキュリティを向上させることです。2つ目は、参加者の到着状況を確認してから一斉に入室させられることです。3つ目は、ゲスト(Zoomアカウントにログインしていない参加者)だけを待機させることで、社内メンバーはスムーズに入室できるように設定できることです。待機室はすべてのZoomプランで利用できます。

待機室を有効にする設定手順

待機室の設定は、ZoomのWebポータルから行います。以下の手順に従ってください。

1. ZoomのWebポータルにログインする
   ブラウザでzoom.usにアクセスし、アカウント情報でログインします。管理者アカウントの場合は、アカウント全体に設定を適用できます。
2. 「設定」→「ミーティング」を開く
   左側のメニューから「設定」をクリックし、次に「ミーティング」タブを選択します。
3. 「待機室」オプションを見つける
   「ミーティングのセキュリティ」セクション内に「待機室」というトグルスイッチがあります。デフォルトでは無効になっている場合が多いです。
4. トグルスイッチをオンにする
   「待機室」の横にあるトグルをクリックして青色にします。すると、下にドロップダウンメニューが表示されます。
5. 待機室の適用範囲を選択する
   ドロップダウンから「すべての参加者」または「ゲスト参加者のみ」を選びます。「すべての参加者」を選ぶと、ログインの有無にかかわらず全員が待機室に入ります。「ゲスト参加者のみ」を選ぶと、Zoomアカウントでログインしていない参加者だけが待機室に入り、アカウント保持者はそのまま入室できます。
6. 変更を保存する
   画面下部の「保存」ボタンをクリックして設定を確定します。これで、今後作成するすべてのミーティングに待機室が有効になります。

この設定は今後作成するミーティングに適用されます。既存のミーティングには影響しません。既存のミーティングに待機室を適用したい場合は、スケジュール時に個別に設定してください。

待機室から参加者を許可する手順

ミーティング開始後に待機室に参加者が現れたら、ホストまたは共同ホストがその参加者を入室させることができます。以下の方法があります。

方法1: 参加者パネルから承認する

1. 参加者パネルを開く
   ミーティング画面下部のツールバーにある「参加者」ボタンをクリックします。参加者パネルが右側に表示されます。
2. 待機中の参加者を確認する
   パネルの上部に「待機室(1)」のように人数が表示され、その下に待機中の参加者名がリストされます。
3. 個別に承認する
   参加者名の横にある「承認」ボタンをクリックします。その参加者は直ちにミーティングに入室します。
4. 全員を承認する
   パネル下部の「すべて承認」ボタンをクリックすると、待機室の全員を一度に入室させられます。

方法2: ポップアップ通知から承認する

1. 通知を確認する
   参加者が待機室に入ると、画面中央にポップアップ通知が表示されます。そこには参加者名と「承認」ボタンが含まれます。
2. 「承認」ボタンをクリックする
   そのボタンをクリックするだけで入室を許可できます。通知は数秒で消えますが、参加者パネルからも操作可能です。

方法3: キーボードショートカットを使う(ホストのみ)

1. Alt+P(Windows)またはOption+P(Mac)を押す
   これで参加者パネルが開き、すぐに待機中の参加者を操作できます。より素早い対応が可能です。

待機室利用時の注意点

共同ホストが待機室を操作できない場合がある

ホストが待機室を有効にした状態でミーティングを開始しても、共同ホストには待機室の操作権限が自動的に付与されません。共同ホストに待機室の承認権限を与えるには、ホストがあらかじめ設定を変更する必要があります。具体的には、ミーティング中に「参加者」パネルの「詳細」メニューから「共同ホストに待機室の管理を許可する」をオンにします。これを忘れると、ホストが不在時に参加者が待機室から出られなくなります。

待機室の設定はミーティングごとに個別変更できる

Webポータルで設定した待機室の有効範囲は、ミーティングのスケジュール画面で個別に上書き可能です。例えば、普段は「すべての参加者」を待機室に入れる設定でも、特定のミーティングでは「ゲストのみ」に変更したい場合、スケジュール時に「待機室」オプションを探して設定を変えてください。これにより、柔軟な運用ができます。

待機室に入った参加者は強制的にミュートになる

待機室にいる参加者は、ホストに対して音声やビデオを送信できません。そのため、待機中に参加者が話しかけることはできません。参加者からホストへのメッセージは一切届かないため、ホスト側から積極的に待機室をチェックする必要があります。

電話でのダイヤルイン参加者は待機室の対象外

電話番号からダイヤルインで参加するユーザーは、待機室を通過できません。そのため、待機室を有効にしていても、ダイヤルイン参加者は直接ミーティングに入室します。セキュリティを強化したい場合は、ダイヤルイン参加者にもパスコード入力を求める設定を併用しましょう。

待機室の設定オプションの比較

まとめ

この記事では、Zoomの待機室を有効にする設定手順と、待機室から参加者を許可する方法を解説しました。Webポータルの「設定→ミーティング→待機室」から簡単に有効化でき、ミーティング中は参加者パネルの「承認」ボタンで許可できます。待機室の範囲を「すべての参加者」と「ゲストのみ」で使い分けることで、場面に応じたセキュリティを確保できます。また、共同ホストへの権限付与やダイヤルイン参加者の扱いなど、運用時の注意点も押さえておきましょう。待機室を上手に活用して、安全で効率的なミーティング運営を実現してください。