【Zoom Webinar】登録メールのテンプレートをカスタマイズする手順

Zoom Webinarで参加者を募集する際、登録後に自動送信されるメールの内容を自由に変更したいと思ったことはありませんか。初期設定のままでは、案内が英語だったり、ブランドイメージと合わなかったりすることがあります。この記事では、Zoom Webinarの登録確認メールとリマインダーメールのテンプレートをカスタマイズする手順を、画像付きで詳しく解説します。これを読めば、自分たちのイベントに合ったメッセージに変更できるようになります。

登録メールテンプレートをカスタマイズできる機能の概要

Zoom Webinarでは、参加者が登録した直後に送られる「登録確認メール」と、開催前に送られる「リマインダーメール」のテンプレートを編集できます。この機能を使うと、イベント名や日時、参加用URLはそのままに、自由な文言を追加できます。例えば、イベントの概要や持ち物、注意事項を追記したり、ブランドロゴや企業カラーを反映したデザインに近づけたりすることが可能です。

テンプレート編集はZoomのWebポータル(zoom.us)から行います。事前にZoom Webinarのライセンスが必要です。編集できる項目は「件名」と「本文(プレーンテキスト)」の2つです。HTMLタグを使ったリッチテキストは作成できませんが、変数(マージタグ)を使って参加者名やイベント日時を自動挿入できます。これにより、手動で個別に書き換える必要がなくなり、効率的に運用できます。

なお、テンプレートは言語ごとに別々に設定できます。日本語のテンプレートを編集すれば、日本語設定の参加者にその内容が送られます。英語や他の言語も同様です。

登録メールテンプレートをカスタマイズする手順

ここでは、実際に登録確認メールとリマインダーメールのテンプレートを編集する手順を解説します。ZoomのWebポータルにサインインしている状態から始めてください。

1. イベント管理画面を開く
   Zoom Webポータルにログインし、左側メニューの「Webinar」をクリックします。表示されるWebinar一覧から、編集したいイベントのタイトルをクリックして詳細画面を開きます。
2. メール編集画面に移動する
   詳細画面の上部にあるタブメニューから「招待メール」をクリックします。ここに登録確認メールとリマインダーメールの編集リンクが表示されます。
3. 編集するメールタイプを選択する
   「登録確認メール」または「リマインダーメール」の横にある「編集」ボタンをクリックします。すると、件名と本文の編集フィールドが現れます。
4. 件名と本文を編集する
   件名欄に希望する件名を入力します。本文欄には自由にテキストを記述できます。参加者名を入れたい場合は「{NAME}」、イベントタイトルは「{WEBINAR_TOPIC}」、日時は「{WEBINAR_DATE}」といった変数を使います。変数の一覧は編集画面の上部に表示されていますので、それを活用してください。
5. プレビューで内容を確認する
   編集が終わったら、画面下部の「プレビュー」ボタンをクリックして、実際に送られるメールのイメージを確認します。変数はサンプル値で置き換えられて表示されます。
6. 保存してテスト送信する
   問題がなければ「保存」ボタンをクリックします。保存後、同じ画面から「テストメールを送信」をクリックすると、自分のメールアドレスにテストメールが届きます。実際の参加者に送られる前に、内容やレイアウトを確認しましょう。

以上が基本的な手順です。リマインダーメールも同様の手順で編集できます。リマインダーは開催の1時間前に自動送信される設定がデフォルトですが、送信タイミングも別途変更可能です。

テンプレートカスタマイズで注意すべきポイント

HTMLタグや画像は挿入できない

Zoomのメールテンプレートはプレーンテキストのみ対応しています。そのため、太字や色付き文字、画像、リンクの埋め込みなどはできません。リンクを記載したい場合は、URLをそのままテキストとして書く必要があります。ただし、Zoom側で自動生成される参加URLは、テンプレート内の変数「{JOIN_URL}」で埋め込まれており、受信者にはクリック可能なリンクとして表示されます。

文字数の制限に注意する

件名は最大100文字、本文は最大2,000文字までという制限があります。長すぎると保存できないか、送信時にエラーになる可能性があります。特に複数の言語で設定する場合は、日本語と英語でそれぞれ文字数が異なるため、各言語のテンプレートを個別に調整しましょう。

変数が意図通りに置き換わるかテストする

変数は括弧で囲んだ正確な名称でないと置き換わりません。例えば「{NAME}」は正しく動作しますが、「{名前}」や「{Name}」では動作しないことがあります。必ずZoomが提供する変数一覧を参照し、そのままコピーして使用してください。テスト送信を使って実際のメールを確認することを強くおすすめします。

言語ごとに個別に編集する必要がある

テンプレートは言語ごとに独立しています。日本語の参加者には日本語テンプレートが、英語の参加者には英語テンプレートが送られます。そのため、英語のテンプレートも別途編集しないと、英語の参加者にはデフォルトの英語メールが送られ続けます。多言語でイベントを開催する場合は、すべての言語のテンプレートを確認し、必要に応じて編集してください。

編集可能項目と編集不可項目の一覧

まとめ

この記事では、Zoom Webinarの登録確認メールとリマインダーメールのテンプレートをカスタマイズする手順を解説しました。件名や本文を編集し、変数を使って参加者名やイベント情報を自動挿入できるため、参加者にとって親しみやすいメールを作成できます。編集後は必ず保存し、テスト送信で内容を確認してください。さらに、イベントのブランドに合わせて複数の言語テンプレートを整備することで、グローバルな参加者にも統一感のある案内を届けられます。