【Zoom】PowerPoint Presenter Coachと併用するときの注意点

Zoomでプレゼンテーションを行う際に、PowerPointのプレゼンターコーチを併用したいとお考えですか。プレゼンターコーチは話す速度やフィラーワードを自動で分析してくれる便利な機能です。しかし、Zoomの画面共有と同時に使うと、予期せぬ動作が発生することがあります。この記事では、両方を併用する際の注意点と、トラブルを回避する設定手順を解説します。

PowerPoint プレゼンターコーチの基本と仕組み

PowerPoint プレゼンターコーチは、スライドショー中に話し方のアドバイスをリアルタイムで提供する機能です。話す速度や「えー」「あのー」などのフィラーワードの使用頻度、読み上げたスライドのテキスト量などを分析します。この機能はスライドショー(F5)を開始したときに自動的に有効になり、右下に小さなパネルが表示されます。プレゼンターコーチはあくまで発表者自身の練習や本番での改善を目的としており、参加者には表示されません。しかし、Zoom経由で画面を共有すると、このパネルが参加者に見えてしまう可能性があります。そのため、適切な画面共有の設定が必要です。

ZoomとPowerPoint プレゼンターコーチを併用する際の注意点

プレゼンターコーチの画面が参加者に見えてしまう

最も多いトラブルは、プレゼンターコーチのパネルが参加者に表示されることです。Zoomで画面共有をするとき、通常はデスクトップ全体を共有するか、特定のアプリケーションウィンドウを共有します。PowerPointのスライドショーだけを共有する場合でも、プレゼンターコーチのパネルはスライドショーウィンドウの一部として表示されます。その結果、参加者は発表者の分析データを見ることになり、発表の印象を損ねる可能性があります。

プレゼンターコーチの音声が参加者に聞こえてしまう

プレゼンターコーチには、設定によっては音声ガイダンスを再生する機能があります。もし「コンピュータ音声を共有」をオンにしていると、この音声が参加者にまで聞こえてしまいます。また、ミーティングの録画を開始すると、通常はプレゼンターコーチが自動的に停止しますが、録画停止後に再開できないケースもあります。

プレゼンターコーチが途中で止まってしまう

Zoomのクラウド録画を開始すると、PowerPointのプレゼンターコーチは強制的に停止します。これは、スライドショーと録画機能の互換性の問題によるものです。また、Zoomの画面共有の解像度設定によっては、プレゼンターコーチが正しく動作しない場合があります。

注意点を回避するための具体的な設定手順

ここでは、上記の注意点を回避して快適に併用するための設定手順を紹介します。

手順1:プレゼンターコーチを有効にしてスライドショーを開始する

1. PowerPointでプレゼンターコーチを有効にする
   PowerPointの「スライドショー」タブを開き、「プレゼンターコーチ」をクリックして有効にします。初回はトレーニング用のダイアログが表示されるので、内容を確認して「開始」します。
2. スライドショーを開始する
   キーボードの「F5」を押すか、右下の「最初から」をクリックしてスライドショーを開始します。すると、画面右上にプレゼンターコーチのパネルが表示されます。

手順2:Zoomで画面共有の設定を行う

1. Zoomミーティングで画面共有をクリック
   ミーティングのツールバーから「画面の共有」をクリックし、共有する画面を選択します。ここで「デスクトップ」ではなく「PowerPointスライドショー」を選びます。もし「PowerPointスライドショー」が表示されない場合は、アプリケーション一覧をスクロールして探してください。
2. 「コンピュータ音声を共有」をオフにする
   画面共有の左下にある「コンピュータ音声を共有」のチェックを外します。これでプレゼンターコーチの音声が参加者に漏れるのを防げます。ただし、スライドに埋め込んだ動画や音声も聞こえなくなるので、必要に応じて別途マイクから音声を流すなどの工夫が必要です。
3. 「デスクトップ全体を共有」を避ける
   誤ってデスクトップ全体を共有すると、プレゼンターコーチのパネルや他の個人情報が映り込む恐れがあります。必ずアプリケーションウィンドウ単位で共有しましょう。

手順3:録画が必要な場合の代替方法

1. ローカル録画を使用する
   Zoomのクラウド録画はプレゼンターコーチと競合するため、代わりにローカル録画を使います。ミーティングのツールバーから「録画」をクリックし、「このコンピュータに録画」を選択します。ローカル録画ならプレゼンターコーチを停止せずに録画できます。
2. 録画中はプレゼンターコーチが動作することを確認する
   録画を開始したら、プレゼンターコーチのパネルが表示されたままであることを確認します。もしパネルが消えた場合は、一度スライドショーを終了して再開してください。
3. クラウド録画が必要な場合はプレゼンターコーチをオフにする
   どうしてもクラウド録画を使いたい場合は、スライドショーを開始する前にプレゼンターコーチを無効にしてください。プレゼンターコーチを使わずに発表することになりますが、録画の利便性を優先する場合の選択肢です。

よくあるトラブルとその対処法

プレゼンターコーチが応答しなくなる

Zoomの画面共有中にプレゼンターコーチが突然応答しなくなることがあります。これはZoomの画面共有がPowerPointのスライドショー描画に干渉するためです。対処法として、一度スライドショーを「Esc」キーで終了し、もう一度「F5」で開始すると復帰します。また、Zoomのバージョンを最新にアップデートすることで改善される場合があります。

プレゼンターコーチのパネルが参加者に見えてしまった

万が一、パネルが見えてしまった場合は、すぐに画面共有を停止し、共有するウィンドウを正しく選択し直します。参加者に謝罪したうえで、改めてアプリケーションウィンドウの共有を実行してください。このトラブルを回避するには、事前にテストミーティングで確認することをおすすめします。

プレゼンターコーチの音声が参加者に聞こえた

「コンピュータ音声を共有」をオンにしていると発生します。すぐにツールバーから「画面の共有」の設定を開き、「コンピュータ音声を共有」のチェックを外します。それでも音声が続く場合は、一度画面共有を停止して再接続してください。また、プレゼンターコーチの設定で「音声ガイダンス」をオフにしておくのも予防策です。

Zoom単独利用とPowerPointプレゼンターコーチ併用時の比較

まとめ

PowerPointのプレゼンターコーチとZoomの併用には、画面共有や音声の設定、録画の選択に注意が必要です。特に、画面共有はスライドショーウィンドウのみに限定し、コンピュータ音声の共有は必ずオフにしてください。録画が必要な場合はローカル録画を選ぶことで、プレゼンターコーチを止めずに記録できます。これらの設定を事前にテストミーティングで確認することで、本番のトラブルを防げます。ぜひ、次のプレゼンテーションで活用してみてください。