【Copilot】CopilotアプリのPagesキャンバス機能を業務で活用する手順と活用例

Microsoft 365 Copilotアプリには、Pagesキャンバスという新しい機能があります。この機能を使うと、Copilotとの対話履歴や生成されたコンテンツを整理し、後から参照しやすくなります。Pagesキャンバスを使いこなすことで、Copilotでの作業効率が格段に向上します。この記事では、Pagesキャンバスの基本的な使い方と、業務での具体的な活用例を解説します。

Pagesキャンバスは、Copilotでの対話内容を保存・整理できる機能です。これにより、以前のやり取りを簡単に振り返ったり、関連する情報を一元管理したりできます。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)でも個人契約(Copilot Pro)でも利用可能です。Webアプリ版Copilotで利用できます。

CopilotアプリPagesキャンバスの概要とできること

Pagesキャンバスは、Copilotとの対話結果を構造化して保存・編集できる機能です。従来のチャット形式の対話履歴とは異なり、自由なレイアウトでテキストや生成されたコンテンツを配置できます。これにより、単なる履歴の羅列ではなく、意味のある情報として整理・活用することが可能になります。

Pagesキャンバスは、会議の議事録作成、プロジェクトのアイデア出し、調査レポートのまとめなど、Copilotを使った情報収集やコンテンツ生成のプロセスを効率化するのに役立ちます。Webアプリ版Copilotで利用できるため、特別なインストールは不要です。

Pagesキャンバスの作成と編集手順

Pagesキャンバスは、CopilotアプリのWeb版で簡単に作成・編集できます。以下にその手順を示します。

1. Copilotアプリを開く
   WebブラウザでCopilotアプリ(copilot.microsoft.com)にアクセスし、サインインします。
2. 新しいPagesキャンバスを作成する
   画面左側のメニューから「Pages」を選択し、「新しいPages」ボタンをクリックします。
3. Copilotに指示を出す
   Pagesキャンバス上で、Copilotに実行してほしいタスクを指示します。例えば、「会議の議事録を作成して」や「プロジェクトAの進捗状況をまとめて」といった指示が可能です。
4. 生成されたコンテンツを配置する
   Copilotが生成したテキストや表などを、Pagesキャンバス上にドラッグ&ドロップで配置します。
5. 手動で追記・編集する
   Pagesキャンバス上のテキストボックスに直接入力したり、既存のコンテンツを編集したりできます。Copilotに再度指示を出して、コンテンツを追加することも可能です。
6. レイアウトを調整する
   テキストボックスや画像などを自由に配置し、見やすいようにレイアウトを調整します。
7. Pagesキャンバスを保存する
   編集が完了したら、自動的に保存されますが、必要に応じて手動で保存することもできます。

Pagesキャンバスの共有と活用例

Pagesキャンバスは、作成した内容をチームメンバーと共有することで、共同作業の効率を高めることができます。

Pagesキャンバスの共有方法

1. Pagesキャンバスを開く
   共有したいPagesキャンバスを表示します。
2. 共有ボタンをクリックする
   画面上部にある共有アイコン(矢印が右斜め上に向いているようなアイコン)をクリックします。
3. 共有リンクを作成する
   共有設定画面が表示されるので、アクセス権限(閲覧のみ、編集可能など)を設定し、共有リンクを生成します。
4. リンクを共有する
   生成されたリンクをメールやチャットなどで共有したい相手に送ります。

業務での活用例

プロジェクト進捗管理

プロジェクトの概要、タスクリスト、担当者、期日、現在のステータスなどをPagesキャンバスにまとめます。Copilotに「プロジェクトBのタスクリストを作成し、各タスクの担当者と期日を追記して」と指示すれば、効率的に管理表を作成できます。

Copilotに定期的に進捗状況を報告し、Pagesキャンバスを更新していくことで、プロジェクト全体の状況を常に把握できます。関係者への共有も容易になります。

会議の議事録作成

会議の録音データやメモを基に、Copilotに議事録のドラフト作成を依頼します。生成された内容をPagesキャンバスに配置し、決定事項、ToDo、担当者などを整理します。必要に応じて、参加者からのフィードバックを追記することも可能です。

会議の要点をまとめたPagesキャンバスを関係者に共有することで、認識のずれを防ぎ、迅速なアクションにつなげることができます。

アイデア出しとブレインストーミング

新しい企画やサービスに関するアイデアをCopilotとブレインストーミングする際に、Pagesキャンバスを活用します。Copilotに「〇〇に関する新しいサービスアイデアを10個提案して」と指示し、生成されたアイデアをキャンバスに配置します。さらに、各アイデアに対するコメントや、深掘りしたい点を手動で追記していきます。

このように、Copilotが生成したアイデアを起点に、自身の考えを加えていくことで、創造的なアウトプットを生み出すプロセスを効果的に進められます。

Pagesキャンバス利用時の注意点

機密情報の取り扱い

Pagesキャンバスに機密性の高い情報を入力する際は、組織のセキュリティポリシーを確認してください。Copilotの利用規約やデータプライバシーに関する規定を理解しておくことが重要です。特に、外部との共有を行う際には、情報漏洩のリスクがないか慎重に判断する必要があります。

生成コンテンツの確認

Copilotが生成するコンテンツは、常に正確であるとは限りません。Pagesキャンバスに保存する前に、必ず内容の事実確認や誤字脱字のチェックを行ってください。特に、数値データや専門的な情報については、複数の情報源で裏付けを取ることが推奨されます。

ブラウザの互換性

Pagesキャンバス機能は、Webブラウザ版Copilotで提供されています。利用するブラウザが最新の状態であることを確認してください。古いブラウザや互換性のないブラウザでは、正常に機能しない可能性があります。Microsoft Edgeでの利用が最も推奨されます。

Pagesキャンバスは、Copilotでの作業結果をより効果的に管理・活用するための強力な機能です。この機能を活用することで、会議の議事録作成やプロジェクトの進捗管理といった定型業務を効率化できます。ぜひ、Pagesキャンバスを作成し、チームでの情報共有に役立ててください。さらに、Copilotの他の機能と組み合わせることで、より高度な業務自動化も期待できます。