【Copilot】PowerPointでCopilotに四半期業績サマリスライドを作成させる手順

Microsoft 365 Copilotは、PowerPointでの資料作成を強力にサポートします。特に、四半期業績サマリーのような定型的なスライド作成をCopilotに任せたいと考えるビジネスマンは多いでしょう。この記事では、PowerPointでCopilotを利用して、四半期業績サマリスライドを効率的に作成する手順を解説します。

Copilotを活用すれば、手作業による時間のかかるスライド作成から解放され、より戦略的な業務に集中できるようになります。

PowerPoint Copilotの概要と前提条件

PowerPoint Copilotは、WordやExcelなどと同様に、Microsoft 365 Copilotの機能の一つです。既存のデータや指示に基づいて、スライドの新規作成、要約、デザインの提案などを行います。この機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotアドオンがライセンスに紐づいている必要があります。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)または個人契約(Microsoft 365 Personal/Family + Copilot Pro)が必要です。

Copilotは、PowerPointデスクトップアプリ(Windows版、Mac版)およびWebアプリで利用可能です。利用する際は、Copilotがアクセスできるデータソース(OneDrive、SharePointなど)に、元となる業績データが含まれていることが前提となります。

Copilotに四半期業績サマリスライドを作成させる手順

1. PowerPointを開き、Copilotを起動する
   PowerPointデスクトップアプリまたはWebアプリを起動します。新規作成または既存のプレゼンテーションを開いてください。リボンの「Copilot」アイコンをクリックするか、新規作成の場合は「Copilot」からの開始を選択します。
2. Copilotにスライド作成を指示するプロンプトを入力する
   Copilotのチャットウィンドウに、作成したいスライドの内容を具体的に指示します。例えば、「第3四半期の業績サマリーを5枚のスライドで作成してください。主要なKPI、売上成長率、市場シェアの変化、成功事例、次の四半期の目標を含めてください。」のように入力します。
3. Copilotによるスライド生成を待つ
   プロンプトを送信すると、Copilotは指示に基づいてスライドを生成します。これには数秒から数分かかる場合があります。
4. 生成されたスライドを確認・編集する
   Copilotが生成したスライドを確認します。内容、デザイン、構成が指示通りかチェックしてください。必要に応じて、Copilotに修正を依頼したり、手動でテキストやデザインを編集したりします。例えば、「グラフのデザインを変更してください」や「このスライドのテキストを短くしてください」といった指示が可能です。
5. 必要に応じて追加のスライドを生成させる
   不足している情報がある場合や、さらに掘り下げたいトピックがある場合は、Copilotに指示して追加のスライドを生成させます。「競合分析のスライドを追加してください」といった指示も可能です。

Copilotプロンプト作成のコツと注意点

具体的な指示で意図を明確にする

Copilotに期待通りのスライドを生成させるためには、プロンプトの具体性が重要です。含めたい項目、スライド枚数、ターゲットとする聴衆、トーンなどを明確に指示しましょう。曖昧な指示では、意図しない内容が生成される可能性があります。

データソースへのアクセス権限を確認する

Copilotが業績データを参照するためには、適切なアクセス権限が必要です。Copilotが利用できるのは、OneDriveやSharePointに保存されている、ユーザーがアクセス権を持つファイルです。ファイルがローカルに保存されている場合や、アクセス権がない場合は、Copilotはデータを参照できません。

生成された内容のファクトチェックを怠らない

CopilotはAIであり、生成された情報が常に正確であるとは限りません。特に数値データや専門的な情報は、必ずファクトチェックを行ってください。最終的な責任はユーザーにあります。

デザインや構成の微調整は手動で行う

Copilotはスライドの骨子を作成するのに役立ちますが、細部のデザインや構成については、人間の目で確認し、微調整を加えることが推奨されます。ブランドガイドラインに沿ったデザインにするには、手動での編集が必要な場合があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能差

Copilot Proは、個人向けのMicrosoft 365サブスクリプションにCopilot機能を追加したものです。一方、Microsoft 365 Copilotは、法人向けのプランに付属する、または追加購入するものです。PowerPointにおける基本的なスライド生成機能は両者で共通していますが、Microsoft 365 Copilotの方が、組織内のデータ(Teamsの会話履歴、SharePoint上のドキュメントなど)との連携がより高度になる場合があります。

ただし、PowerPointでの四半期業績サマリスライド作成といった一般的な用途では、Copilot Proでも十分な機能を発揮します。

※上記は一般的な機能差であり、具体的な機能はプランやアップデートによって変更される可能性があります。

まとめ

Copilotを活用することで、PowerPointでの四半期業績サマリスライド作成が格段に効率化されます。この記事で解説した手順を参考に、具体的なプロンプトを作成し、スライド生成を試してみてください。今後は、Copilotにデザインの提案をさらに詳細に依頼したり、他のMicrosoft 365アプリと連携させて、より高度なプレゼンテーション作成に挑戦することも可能です。