【Copilot】Teams会議のCopilot要約をOneNoteに自動保存する手順と運用設計

Microsoft Teams会議のCopilotによる要約機能を活用し、その内容をOneNoteに自動保存したいというニーズがあります。

Copilotで生成された会議要約は、後から参照する際に非常に役立ちます。

この機能を活用することで、会議の議事録作成の手間を大幅に削減できます。

この記事では、Teams会議のCopilot要約をOneNoteへ自動保存する具体的な手順と、組織での運用設計について解説します。

CopilotによるTeams会議要約生成の仕組み

CopilotはTeams会議の音声データやチャット内容を解析し、会議の主要な決定事項、アクションアイテム、議論のポイントなどを自動で要約します。

この要約機能はMicrosoft 365 Copilotライセンスが必要です。

生成された要約は、会議のチャットタブやCopilotアプリから確認できます。

Teams会議Copilot要約をOneNoteに自動保存する手順

この自動保存を実現するには、Power Automateを使用します。

Power Automateの利用には、Microsoft 365のライセンス(Copilotアドオン含む)が必要です。

1. Power Automateを開く
   WebブラウザでPower Automate(flow.microsoft.com)にアクセスし、サインインします。
2. 新しいフローを作成する
   左側のメニューから「作成」を選択し、「自動クラウドフロー」をクリックします。
3. トリガーを設定する
   フロー名に「Teams会議要約をOneNoteに保存」と入力します。トリガーの検索ボックスに「Teams」と入力し、「会議が終了したとき」を選択します。
4. 会議IDを取得する
   「会議が終了したとき」トリガーの下に「会議ID」が表示されるので、これをコピーしておきます。
5. Copilot要約を取得するアクションを追加する
   「新しいステップ」をクリックし、アクションの検索ボックスに「Copilot」と入力します。「Copilot」コネクタから「会議の要約を生成する」を選択します。
6. 会議IDを指定する
   「会議の要約を生成する」アクションで、「会議ID」フィールドに、先ほどコピーした「会議ID」を貼り付けます。
7. OneNoteに保存するアクションを追加する
   「新しいステップ」をクリックし、アクションの検索ボックスに「OneNote」と入力し、「OneNote (Business)」コネクタから「ページの作成」を選択します。(個人用OneNoteの場合は「OneNote」コネクタを選択)
8. 保存場所を指定する
   「ページの作成」アクションで、保存先の「ノートブック」と「セクション」を選択します。
9. ページタイトルを設定する
   「ページタイトル」フィールドに、会議名や日時などを動的に設定します。例:「会議要約 – [会議の件名] – [会議の終了時刻]」のように、動的なコンテンツから選択します。
10. ページコンテンツを設定する
    「ページコンテンツ」フィールドに、Copilotが生成した要約内容を貼り付けます。動的なコンテンツから「会議の要約」を選択します。必要に応じて、会議の件名、参加者リストなども追加できます。
11. フローを保存してテストする
    右上の「保存」ボタンをクリックします。その後、「テスト」ボタンをクリックし、手動トリガーでフローを実行して、OneNoteに正しく保存されるか確認します。

運用設計における考慮事項

Copilotによる会議要約の自動保存を組織で効果的に運用するためには、いくつかの設計上の考慮が必要です。

保存先の notebook と section の設計

OneNoteのノートブックとセクションをどのように設計するかは重要です。

• ノートブック: 部署別、プロジェクト別、または「会議議事録」といった汎用的なノートブックを作成します。
• セクション: 年別(例: 2024年)、月別(例: 1月)、または会議の種類別(例: 定例会議、プロジェクト会議)にセクションを分けると管理しやすくなります。

Power Automateフローでは、これらのノートブックとセクションを事前に定義しておく必要があります。

ページタイトルの命名規則

ページタイトルは、後で会議要約を検索しやすくするための重要な要素です。

• 会議の件名: Copilotが自動で生成する会議の件名をタイトルに含めます。
• 日時情報: 会議の終了日時を正確に記録することで、時系列での検索や整理が容易になります。
• 参加者情報: 必要に応じて、主要な参加者名を含めることも検討します。

例:「【プロジェクトA】定例会議要約 (2024-05-15 11:00-11:30) – 〇〇部長」

ページコンテンツの構造化

Copilotが生成する要約を、OneNote上で見やすく整理することも重要です。

• ヘッダー情報: 会議名、日時、参加者リストなどをページの冒頭に配置します。
• Copilot要約: 生成された要約本文を明確に区切って表示します。
• アクションアイテム: Copilotが特定したアクションアイテムを別項目としてリストアップします。

Power Automateの「ページコンテンツ」フィールドで、HTMLタグ(例: `

`, `

`, `
• `)を使用して構造化できます。

  Copilotライセンスと権限

  このフローを実行するユーザー、またはサービスアカウントには、Microsoft 365 Copilotライセンスが割り当てられている必要があります。

  また、Teams会議の履歴にアクセスし、Copilot要約を生成する権限が必要です。

  OneNoteにページを作成する権限も必要となります。

  エラーハンドリングと監視

  Power Automateフローは、予期せぬエラーが発生する可能性があります。

  • フローの実行履歴: 定期的にフローの実行履歴を確認し、失敗した実行がないかチェックします。
  • エラー通知: エラー発生時に、管理者や運用担当者に通知されるように設定します。

  これにより、問題の早期発見と対応が可能になります。

  Copilot Pro と Microsoft 365 Copilot の違い

  Teams会議のCopilot要約生成機能は、主にMicrosoft 365 Copilot(法人向け)で提供されます。

  Copilot Pro(個人向け)は、Web版CopilotやMicrosoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)でのCopilot体験を強化しますが、Teams会議の要約生成機能の提供範囲は、法人向けライセンスであるMicrosoft 365 Copilotが主となります。

  Power AutomateフローでTeams会議の要約を生成するには、Microsoft 365 Copilotライセンスが必要となる点に注意が必要です。

  項目	Microsoft 365 Copilot	Copilot Pro
  Teams会議要約生成	対応(要ライセンス)	非対応(個人利用向け)
  Word, Excel, PowerPoint, OutlookでのCopilot機能	対応	対応(Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションと併用)
  Web版Copilotでの高度な機能	対応	対応
  Power Automate連携	可能(Copilotコネクタ利用)	限定的

  よくある質問とトラブルシューティング

  Copilot要約が生成されない場合

  会議の終了後、Copilot要約が自動生成されない場合、以下の点を確認してください。

  • Copilotライセンスの確認: Copilotアドオンライセンスがユーザーに割り当てられているか、Microsoft 365管理センターで確認します。
  • 会議の録画・文字起こし設定: 会議で録画または文字起こしが有効になっていたか確認します。Copilot要約はこれらの情報に基づいて生成されます。
  • 会議時間: 短すぎる会議(数分程度)では、要約が生成されないことがあります。
  • Copilotアプリの確認: TeamsのCopilotアプリで、会議が正しく認識されているか確認します。

  Power Automateフローが実行されない場合

  フローがトリガーされない、または途中で失敗する場合は、以下の点を確認してください。

  • トリガー設定: 「会議が終了したとき」トリガーが正しく設定されているか確認します。
  • コネクタの接続: Teams、Copilot、OneNoteコネクタの接続が有効になっているか確認します。
  • 権限不足: フローを実行するユーザーに、Teams、Copilot、OneNoteへのアクセス権限があるか確認します。
  • 会議IDの誤り: 「会議の要約を生成する」アクションで、会議IDが正しく渡されているか確認します。

  OneNoteに保存される内容が文字化けする場合

  OneNoteに保存されるテキストが文字化けしている場合、Power Automateフローでのエンコーディング設定を確認する必要があります。

  • 文字コードの指定: OneNoteコネクタの「ページの作成」アクションで、必要に応じて文字コードをUTF-8に指定するオプションがないか確認します。
  • 動的コンテンツの確認: Copilotから取得した要約データ自体に問題がないか、フローの実行履歴で確認します。

  
  

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  この記事の監修者

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  超解決 第一編集部

  疑問解決ポータル「超解決」の編集チーム。正確な検証と、現場視点での伝わりやすい解説を心がけています。

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