【Copilot】Wordの社外向け報告書をCopilotで機密情報チェックさせる手順

Wordで作成した社外向け報告書に、意図せず機密情報が含まれていないか心配になることがあります。特に、複数の担当者が関わる文書では、確認漏れのリスクが高まります。Copilotを活用すれば、文書内の機密情報を検出し、報告書を安全に共有するためのサポートを得られます。この記事では、WordでCopilotを使い、機密情報チェックを行う具体的な手順を解説します。

Copilotの機密情報チェック機能は、Microsoft 365 Copilotの高度な自然言語処理能力と、組織内のデータガバナンスポリシーを連携させます。これにより、文書の内容を分析し、個人情報、財務情報、知的財産などの機密性の高いデータパターンを識別します。検出された情報は、組織のポリシーに基づいて分類され、ユーザーに注意喚起を行います。これにより、情報漏洩のリスクを低減し、コンプライアンス遵守を支援します。この機能は、Microsoft 365 Copilotアドオンを契約している法人ユーザーが利用可能です。

Copilotで機密情報チェックを行う際の前提条件

WordでCopilotの機密情報チェック機能を利用するには、いくつかの前提条件があります。まず、Microsoft 365 Copilotライセンスがユーザーに割り当てられている必要があります。次に、組織のMicrosoft 365環境で、情報保護およびコンプライアンス機能(Microsoft Purviewなど)が適切に設定されていることが求められます。Copilotは、これらの設定に基づいて機密情報を識別するため、管理者が事前にポリシーを設定しておくことが不可欠です。CopilotアプリまたはWordデスクトップアプリから利用できます。

Copilotの機密情報チェック機能は、Microsoft 365 Copilotアドオンを契約している法人ユーザーが利用できます。個人向けのCopilot Proでは、この機能は提供されていません。また、組織のMicrosoft Purview Information Protectionなどの設定が有効になっている必要があります。これらの設定は、Microsoft 365管理センターから行います。

WordでCopilotに機密情報チェックを依頼する手順

1. Word文書を開く
   機密情報チェックを行いたいWord文書を開きます。
2. Copilotウィンドウを表示する
   Wordの画面上部にあるCopilotアイコンをクリックするか、Ctrl+Alt+I(Windows)またはCmd+Option+I(Mac)のショートカットキーを押して、Copilotのサイドパネルを表示します。
3. チェックを依頼するプロンプトを入力する
   Copilotの入力欄に、「この文書に含まれる機密情報や個人情報を検出してください。」や「社外秘情報が含まれていないか確認してください。」といった指示を入力します。
4. Copilotの分析結果を確認する
   Copilotが文書を分析し、検出された機密情報や個人情報があれば、その種類と場所を提示します。検出された箇所は、文書内でハイライト表示されることもあります。
5. 結果に基づいて修正を行う
   Copilotの指摘に基づき、機密情報が含まれている箇所を修正または削除します。必要に応じて、Copilotに修正案を提示させることも可能です。「この部分を一般的な表現に書き換えてください。」などの指示を試せます。

機密情報チェック時の注意点とよくある誤解

Copilotが機密情報を検出できない場合

Copilotは高度なAIですが、すべての機密情報を完璧に検出できるわけではありません。例えば、文脈に依存する機密情報や、組織固有のコードネームなどは、学習データに含まれていない可能性があります。また、誤って機密情報でないものを機密情報として検出する場合(誤検知)もあります。検出漏れを防ぐためには、Copilotのチェック結果を鵜呑みにせず、最終確認は人間が行うことが重要です。

個人情報保護ポリシーとの連携

Copilotの機密情報チェック機能は、組織が設定したMicrosoft Purviewなどの情報保護ポリシーに依存します。ポリシーが適切に設定されていない場合、Copilotは期待通りに機能しません。例えば、個人情報として定義されていないデータは検出されません。管理者は、組織のコンプライアンス要件に合わせて、情報保護ポリシーを正確に構成する必要があります。

Web版Wordとデスクトップ版Wordでの違い

Copilotの機能は、Web版Wordとデスクトップ版Wordで若干異なる場合があります。機密情報チェック機能は、一般的に両方の環境で利用可能ですが、UIの表示や一部の操作感に違いが生じることがあります。最新の機能はデスクトップ版で先行して提供される傾向があるため、常に最新バージョンのWordを使用することが推奨されます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proは、個人の生産性向上に特化しており、機密情報チェックのような組織のコンプライアンスに関わる機能は含まれていません。一方、Microsoft 365 Copilotは、組織のデータガバナンスと連携することで、より高度なセキュリティ機能を提供します。

WordでCopilotを活用することで、社外向け報告書に含まれる機密情報のチェックを効率化できます。Copilotに文書を分析させ、検出された機密情報に基づいて修正を加えることで、情報漏洩のリスクを低減できます。組織のコンプライアンスポリシーと連携させることで、より効果的な情報管理が可能になります。Copilot Proでは利用できない、Microsoft 365 Copilotならではの機能です。今後は、Copilotの指示を元にした自動修正機能の活用や、他のMicrosoft 365アプリとの連携による包括的な情報管理を検討してみてください。