【Windows】Excelの印刷だけ白黒になる時のプリンター設定確認

Excelで作成した資料を印刷しようとしたところ、なぜかモノクロ(白黒)で出力されてしまう。他のアプリケーション(WordやWebブラウザなど)から印刷するときはカラーで問題なく印刷できるのに、Excelだけ白黒になる。このような現象は、プリンターの設定に複数の階層があるために起こります。この記事では、その原因を特定し、解決するための手順を解説します。

Excelだけ白黒になる原因の切り分け軸

問題を解決するには、原因がどこにあるのかを段階的に絞り込んでいきます。大きく分けて、以下の3つの階層で設定を確認します。

アプリケーション固有の設定(Excelの印刷設定)

Excelには、ブック全体や個別のシートに対して印刷時のカラーモードを指定する機能があります。[ページレイアウト]タブの[ページ設定]ダイアログボックスや、[ファイル]→[印刷]画面からアクセスできる「プリンターのプロパティ」が該当します。特に「白黒印刷」や「グレースケール」にチェックが入っていると、Excelからの印刷のみがモノクロになります。

プリンタードライバーの印刷設定(デバイスとプリンターのプロパティ)

Windowsの「デバイスとプリンター」で、使用するプリンターのアイコンを右クリックし、[印刷設定]を開きます。ここで設定された内容は、特にアプリケーション側で上書きしない限り、全ての印刷ジョブに適用されます。「色/モノクロ」の項目が「モノクロ」や「グレースケール」になっていると、アプリケーション側でカラー指定しても白黒で印刷されることがあります。

プリンター本体の設定(複合機の設定)

ネットワークプリンターや複合機の場合、本体の操作パネルから印刷モードを「カラー」「モノクロ」「自動」などに設定できます。この設定は、プリンターに直接送られたジョブに対して優先的に適用されます。ただし、多くの場合、PC側のドライバー設定で上書き可能です。また、複合機の管理者が「カラー印刷を禁止」などの制限をかけている可能性もあります。

各原因を確認する手順

次の手順に従って、段階的に原因を特定してください。各手順の後には、該当する設定を確認・修正する方法を説明します。

Excelの印刷設定の確認方法

1. Excelで問題のファイルを開き、[ファイル]タブをクリックします。
2. 左メニューから[印刷]を選択します。印刷プレビューが表示されます。
3. [プリンター]の下にある「プリンターのプロパティ」リンクをクリックします(プリンター名の下に小さく表示されています)。
4. 表示されたダイアログボックスで、「色/モノクロ」や「カラーモード」のタブを探します。設定が「白黒」や「グレースケール」になっていたら「カラー」または「自動」に変更します。
5. [OK]をクリックしてダイアログを閉じ、印刷画面で再度印刷を試します。
6. もしこの設定でカラー印刷できるようになった場合、問題はExcel側の設定にあったことになります。

なお、Excelの[ページレイアウト]タブ→[ページ設定]グループの右下矢印をクリックして開くダイアログボックスでも、「シート」タブに「白黒印刷」のチェックボックスがあります。これがオンになっていると、印刷時に強制的に白黒になります。

プリンタードライバーの設定確認方法

1. Windowsの[スタート]メニューを開き、[設定](歯車アイコン)をクリックします。
2. [Bluetoothとデバイス]→[プリンターとスキャナー]を開きます(Windows 11の場合。Windows 10は[デバイス]→[プリンターとスキャナー]です)。
3. 一覧から該当のプリンターをクリックし、[プリンターのプロパティ]または[印刷設定]を選択します。
4. [印刷設定]ボタンをクリックし、「色/モノクロ」タブを開きます。「カラー印刷」が選択されていることを確認します。もし「モノクロ」や「グレースケール」になっていたら、「カラー」に変更して[適用][OK]を押します。
5. 念のため、[詳細設定]タブも確認し、「印刷の品質」などにカラー関連の項目がないか確認します。
6. 変更後、Excelでテスト印刷を行い、カラーで出力されるか確認します。

注意: ドライバーの設定変更には管理者権限が必要な場合があります。権限がないと「アクセスが拒否されました」と表示されたり、変更後も設定が戻ることがあります。その場合は、会社のIT管理者に依頼してください。

プリンター本体の設定確認方法

1. プリンター(複合機)の操作パネルで、[設定]または[メニュー]ボタンを押します。
2. [印刷設定]→[カラーモード]または類似の項目を探します。
3. 現在の設定が「モノクロ」や「白黒」になっていたら「カラー」または「自動(カラー優先)」に変更します。
4. 設定を保存し、再度Excelから印刷テストを行います。

ただし、本体設定はプリンターの機種によってメニュー構成が大きく異なります。操作マニュアルを参照するか、担当者に確認してください。また、本体設定を変更すると、他のユーザーの印刷にも影響するため、管理者やチーム内で調整が必要です。

状況別の比較表

状況	考えられる原因	確認場所	修正方法	管理者依頼の要否
Excelのみ白黒、他のアプリはカラー	Excelの印刷設定(ページ設定の白黒印刷、またはプリンターのプロパティでの白黒指定)	Excelの[ファイル]→[印刷]→[プリンターのプロパティ]、または[ページレイアウト]→[ページ設定]の[シート]タブ	設定を「カラー」に変更	不要
すべてのアプリケーションで白黒	プリンタードライバーの既定設定、またはプリンター本体の設定	Windowsのプリンター設定(印刷設定)、またはプリンターの操作パネル	ドライバー設定を「カラー」に変更、または本体設定を変更	ドライバー設定の変更が必要な場合は管理者権限が必要な場合あり
特定のExcelファイルのみ白黒、他のExcelファイルはカラー	ファイル固有のページ設定(白黒印刷が有効)	該当ファイルの[ページ設定]→[シート]タブ	該当ファイルの設定を解除	不要
Excelで印刷時、プリンターのプロパティを開くと設定がグレーアウトしている	プリンタードライバーの制限、またはグループポリシーによる制限	デバイスとプリンターのプロパティ、または管理画面	管理者に確認し、制限を解除してもらう	必須

失敗パターンと注意点

「既定値で印刷」と「アプリケーションの設定」の混同

多くのユーザーがつまずくのが、「プリンターのプロパティ」で設定を変更しても、次回印刷時にまた白黒に戻ってしまうケースです。これは、アプリケーション側(Excel)の設定がドライバーの既定値を上書きしているためです。逆に、ドライバーの既定値を変更しても、アプリケーション側で毎回「白黒」が指定されていると、その設定が優先されます。したがって、両方の設定を確認する必要があります。

他のアプリケーションで再現しない場合の判断

Excelだけ白黒になる場合、最初に確認すべきはExcelの印刷設定です。また、Excelにインストールされているアドイン(特にPDF変換や印刷関連)が原因で設定が上書きされることもあります。アドインを一時的に無効にしてテストする方法も有効です。Wordやメモ帳など別のアプリで印刷テストをする際は、同じプリンターを選択してください。

管理者権限が必要な設定

会社のPCでは、プリンタードライバーの設定変更がユーザー権限ではできないように制限されていることがあります。その場合、設定画面で変更しようとしてもエラーが表示されたり、変更後も反映されなかったりします。また、グループポリシーで強制的に白黒印刷に設定されているケースもあります。そのようなときは、無理に変更しようとせず、IT管理者に状況を伝えてください。

管理者へ伝えるべき情報

管理者に問い合わせる際は、以下の情報をまとめて伝えるとスムーズです。

• 現象: Excelからの印刷時のみ白黒になる。他のアプリではカラー印刷できる。
• 使用しているExcelのバージョン: 例:Microsoft 365 Apps for enterprise、またはOffice 2019。
• プリンターの機種と接続方法: 例:Canon imageRUNNER ADVANCE C5535i、ネットワーク経由(IPアドレス: x.x.x.x)。
• 試した対処: Excelの印刷設定とドライバーの設定をカラーに変更したが、再現するかどうか。
• エラーメッセージや制限の有無: プリンターのプロパティで一部設定がグレーアウトしている場合など。
• アカウント情報: 自分が標準ユーザーか管理者権限を持っているか。

管理者が確認すべき項目としては、プリンタードライバーのバージョン、グループポリシーによる印刷制限(カラー禁止ポリシー)、プリンターサーバーの設定などが考えられます。また、複合機本体の設定が管理者パスワードで保護されている場合は、管理者自身が確認する必要があります。

よくある質問

Q1: Excelの「白黒印刷」設定をオフにしても、次回開いたときにまたオンになっています。なぜですか?

A: その設定はファイルごとに保存されます。テンプレートとして使用しているファイルに白黒印刷が設定されている可能性があります。デフォルトのテンプレート(Normal.xltx)を修正するか、新しいファイルを作成して設定を変更してください。また、アドインが自動的に設定を変更している場合もあります。

Q2: プリンターのプロパティで「カラー」に設定しているのに、Excelから印刷すると白黒になります。

A: Excelの印刷画面で開く「プリンターのプロパティ」は、ドライバーの既定設定とは別のインスタンスです。Excel内で再度プロパティを開き、設定が「カラー」になっているか確認してください。また、Excelの「ページ設定」の「シート」タブにある「白黒印刷」チェックボックスがオンになっていないかも確認してください。

Q3: ネットワークプリンターで、他の人はカラー印刷できるのに私だけ白黒になります。

A: 自分のPCのプリンタードライバーの設定が異なっている可能性があります。特に、複数のドライバーがインストールされている場合や、既定のプリンター設定が他の人と違う場合があります。また、ユーザーごとにグループポリシーが適用されている可能性もあります。管理者にご相談ください。

Q4: 印刷キューにジョブが溜まっている状態で設定を変更しても反映されません。

A: 印刷キューに滞留しているジョブは、送信時の設定が適用されます。設定変更後は、キュー内のジョブを一度削除してから、再度印刷してください。キューを空にするには、プリンターアイコンを右クリックし、「すべてのドキュメントを取り消し」を選択します。

まとめ

Excelの印刷だけが白黒になる問題は、原因が限られているため、落ち着いて設定を確認すれば解決できます。最初にExcelの印刷画面でプリンターのプロパティを確認し、次にWindowsのプリンター設定でドライバーの既定値を確認します。それでも解決しない場合は、複合機本体の設定や管理者による制限が関与している可能性があります。管理者へ問い合わせる際は、本記事で紹介した情報を整理して伝えれば、迅速な対応が期待できます。印刷設定は複数の階層で管理されていることを理解し、適切なレイヤーから確認する習慣をつけましょう。

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