【Excel】2つのファイルを並べて比較する方法 | 同時スクロールと位置の合わせ方

先月と今月の一覧を見比べるなら、Excelの「並べて比較」と「同時にスクロール」が使えます。2つのブック、または同じブックの別シートをそれぞれ表示し、画面を切り替えずに確認できます。

連動するのは表示の移動です。同じ商品や社員を自動で突き合わせたり、値の違いを検出したりする機能ではありません。Windowsのデスクトップ版を中心に、比較前の準備、ずれたときの直し方、通常表示への戻し方を説明します。

並べる前にファイルと比較の基準を確認する

まず、見比べる2つのファイルが正しい版か確認します。ファイル名が似ている場合は、保存場所や更新日時、表の対象期間も見ます。同名のコピーを開いていると、画面を並べても「どちらが比較元か」が分からなくなります。

続いて、何を1件として比較するかを決めます。商品コード、伝票番号、社員番号などの識別子があるなら、その列を両方で表示します。行番号が同じだけでは、同じデータとは限りません。片方へ途中の行が追加されていると、追加位置より下で対応がずれます。

フィルター条件、並び順、非表示の行・列、見出し行の位置も確認します。片方だけ絞り込まれている状態では、見えている行数が異なります。比較のために並べ替える場合は表全体の対応を崩さないようにし、元の順序が必要ならコピー側で作業してください。

読み比べるだけなら元データを編集せずに進められます。訂正も同時に行う場合は、どちらを正本にするかを決め、変更するウィンドウのタイトルを確認してから入力します。

異なる2つのブックを並べて表示する

1. 比較する2つのExcelファイルを開きます。
2. 片方のブックで「表示」タブを開きます。
3. 「ウィンドウ」グループの「並べて比較」を選びます。
4. 比較先を選ぶ画面が出たら、もう一方のブック名を選んで「OK」を押します。
5. それぞれのウィンドウで対象のシートを選びます。
6. 「同時にスクロール」の状態を確認し、必要ならオンにします。

3つ以上のブックが開いている場合は、比較相手を選ぶ画面が出ます。選択肢が多くて判断しにくいときは、不要なファイルを保存して閉じるか、タイトルを確認してから選びます。単にウィンドウを左右へ移しただけでは、同時スクロールが設定されたことにはなりません。

「同時にスクロール」は「並べて比較」が有効なときに使えます。ボタンが使えない場合は、比較するウィンドウが2つあるか、「並べて比較」を有効にしたかを先に確認します。ボタンを押したつもりでも、小さくスクロールして両方が動くことを確かめてから比較を始めます。

同じブックの別シートには新しいウィンドウを使う

同じファイルの「1月」と「2月」のシートを並べたい場合は、対象ブックを開き、「表示」→「新しいウィンドウを開く」を選びます。同じブックを見るための別ウィンドウができるので、それぞれで異なるシートを選び、並べて表示します。

この操作はファイルを2つに複製するものではありません。タイトルに「:1」「:2」などが付いていても、同じブックを見ています。一方のウィンドウでセルを編集すれば、ブックのそのセルが変更されます。変更前後を別々に残したい場合は、新しいウィンドウではなく、保存済みのコピーを比較用に用意します。

逆に、離れた場所にある入力欄と集計結果を同時に見たいときには、同一ブックの別ウィンドウが役立ちます。その場合は、必ずしも同時スクロールをオンにする必要はありません。片方は集計欄に固定して、もう片方だけを動かす方が目的に合うこともあります。

「分割」も同じシートの離れた場所を見る機能ですが、別ファイルの比較とは用途が異なります。何を2画面にしたいかを決めてから、必要な表示方法を選びます。

同じ行番号より、同じ項目をそろえる

たとえば先月の一覧が2行目A001、3行目A002、4行目A003で、今月は3行目へA001Bが追加されていたとします。今月のA002は4行目へ移ります。両方の3行目を並べても、別の商品を比較することになります。

同時スクロールは、この追加行を見つけて自動調整する機能ではありません。まずコード列を見て、比べる項目が合っているかを確認します。追加や削除が多い表では、目視比較だけでなく、コードをキーにした検索や別の比較方法を検討します。

見たい位置を合わせるには、いったん「同時にスクロール」をオフにし、各ウィンドウを個別に移動します。比較する行が見える位置へそろえたら再びオンにして、小さく動かして確認します。片方の行の高さが違う、結合セルがある、途中に非表示行がある場合は、見た目の高さが同じにならないことがあります。

ずれを直すために必要なデータを消したり、空白行を機械的に挿入したりしないでください。表示位置を合わせる作業と、表の内容を変更する作業を分けると、比較結果を説明しやすくなります。

左右・上下の配置と倍率を調整する

並んだウィンドウが見づらい場合は、「表示」→「整列」で配置を選びます。上下に並べれば横幅を使いやすく、左右に並べれば同じ高さで項目を追いやすくなります。表の列数と画面の大きさに応じて選び、必ず左右が優れているとは考えないでください。

比較する2画面の表示倍率、列幅、行の高さが大きく異なると、対応を追いにくくなります。必要に応じて倍率をそろえます。ただし、倍率を合わせても内容の行順までそろうわけではありません。見出しと識別子が読めることを優先します。

手動でウィンドウの大きさを変えて配置が崩れたら、「ウィンドウの位置を元に戻す」で元の配置へ戻せます。これはウィンドウの位置や大きさの調整であり、シートのデータ、行順、入力内容を以前の状態へ戻す操作ではありません。

複数のモニターを使う場合も、各画面の拡大率によって見え方が違います。画面の端の位置がそろっているかだけで判断せず、比較するセルが読める大きさかを確認してください。

自動比較と同時スクロールの違いを知る

位置が同じ2枚のシートであれば、別のセルへ比較式を置く方法もあります。たとえば=Sheet1!B2=Sheet2!B2は2つのセルの値が同じかを調べますが、同じ商品を参照していることまでは確認しません。書式やコメントなど、式で比較していない要素も残ります。

件数が多い業務では、比較する項目と識別子、変更を記録する列を決めると確認漏れを追いやすくなります。「同時に動いたから、すべて正しく照合できた」とは判断しないことが大切です。

比較を終えて通常の表示へ戻す

個別にスクロールしたいだけなら「同時にスクロール」をオフにします。並べる表示自体を終えるなら「並べて比較」を解除し、必要なウィンドウを最大化します。追加したウィンドウが不要なら閉じますが、入力した内容と保存状態を確認してから操作します。

ボタンが見当たらない場合は、リボンが折りたたまれていないか、Windowsのデスクトップ版で開いているかを確認します。Web版ではブラウザーの別ウィンドウを並べて比較する方法が使えますが、デスクトップ版の同時スクロールと同じ動作ができるとは考えないでください。

変更を行った場合は、どちらのファイルを何箇所直したかを確認して保存します。比較だけなら、データを編集したかどうかを確かめて終了します。表示位置の連動を上手に使いつつ、照合の基準は項目のコードや内容で持つと、追加行のある一覧でも取り違えを減らせます。

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