【Notion】Notionで使っていないメンバーを整理して費用を抑える方法

Notionをチームで導入したものの、いつの間にかメンバーが増えすぎて月額費用がかさんでいませんか。招待したまま退職した社員や、プロジェクトが終わって使わなくなった外部メンバーが放置されているケースは少なくありません。各プランはメンバー単位の課金であるため、使っていないユーザーを放置すると無駄なコストが発生し続けます。この記事では、不要なメンバーを特定し、安全に整理して費用を抑える具体的な手順を解説します。

Notionの課金体系と不要メンバーによるコスト増

Notionはフリープランでもメンバー招待は可能ですが、有料プラン(Plus・Business・Enterprise)ではメンバーごとに月額料金がかかります。たとえばPlusプランは1人あたり月額10ドル(年払いで8ドル)、Businessプランは18ドルです。5人の不要メンバーがいるだけで年間480～1080ドルの無駄になります。また、Enterpriseプランは契約により変動しますが、ユーザー数が多いほど金額が大きくなります。定期的な棚卸しを行わないと、気づかないうちにコストが膨らむ原因になります。

使っていないメンバーを特定する方法

どのメンバーが実際に使っているかを把握するには、以下の3つの方法があります。プランによって使える機能が異なるため、自社のプランに合わせて確認してください。

アクティビティログで確認(Business以上)

Businessプラン以上では、ワークスペース設定内の「監査ログ」(Audit log)で各メンバーの操作履歴を確認できます。最終アクセス日時だけでなく、最近の編集内容や閲覧したページも追跡できるため、まったく活動していないユーザーを正確に特定できます。

最終アクセス日時で確認(全プラン共通)

どのプランでも、メンバー管理画面(Settings & Members > People)で各メンバーの「最終アクセス日時」(Last Accessed)が表示されます。表示は「Today」「Yesterday」「This week」「This month」「More than a month ago」など簡易的ですが、長期間アクセスがないメンバーを洗い出すには十分です。ここで「More than a month ago」やさらに古いメンバーは整理対象として検討します。

メンバーリストとロール確認

メンバー一覧画面では、各ユーザーのロール(Admin、Member、Guest)やメールアドレスも確認できます。ゲストはワークスペース全体ではなく特定のページにのみアクセスするため、完全に使っていない場合も多いです。招待したまま放置されているゲストがいないか、ロールを絞り込んで確認しましょう。

メンバー整理の具体的な手順

以下の手順で、不要なメンバーを安全に削除します。管理者権限(AdminまたはOwner)が必要ですので、権限がない場合は管理者に依頼してください。

1. ワークスペース設定を開く: 画面左サイドバーの「Settings & Members」をクリックします。
2. メンバータブを選択: 「People」タブを開き、全メンバーの一覧を表示します。
3. 最終アクセス日時を確認: 各メンバーの「Last Accessed」列を確認し、1ヶ月以上アクセスのないユーザーを候補とします。
4. 所有ページと権限を確認: 削除前に、そのメンバーがワークスペース内でどのページを所有しているか調べます。該当メンバーをクリックし、「Pages owned by this member」を表示。重要ページがある場合は、事前にページの所有者を変更するか、別のメンバーに権限を譲渡します。
5. メンバーを削除: 不要と判断したメンバーの行にある「…」メニューから「Remove from workspace」を選択します。確認ダイアログが表示されるので、理由を入力して確定します。削除後、そのメンバーはワークスペースにアクセスできなくなります。
6. 削除後のデータ確認: 削除後30日以内であれば、管理者が「Settings > Members > Deleted members」から復元できます。ただし、復元には再度招待が必要です。

整理する際の注意点(失敗パターン)

メンバーを削除するときに起こりがちな失敗とその回避策を説明します。

• 重要なページを失う: 削除するメンバーがデータベースやチームページを所有していると、そのページは他のメンバーがアクセスできなくなる場合があります。削除前に必ず所有者を変更するか、ページの権限を適切に設定してください。所有者の変更は、ページの「Share」メニューから行えます。
• 招待リンクの無効化: 削除されたメンバーが公開招待リンクを使って他のユーザーを追加していた場合、そのリンクは無効になりませんが、リンクを知っている第三者がアクセスできるリスクがあります。整理のタイミングで招待リンクも見直しましょう。
• 復元期間を過ぎると戻せない: 削除後30日を過ぎると、データは完全に消去されます。復元する可能性がある場合は、削除後すぐに復元するか、事前にデータエクスポートを行って保管しておきましょう。
• ゲストの扱いに注意: ゲストはメンバー数にカウントされず、課金対象外のプランもあります(Free, Plusではゲストは無料)。ただしBusiness以上ではゲストも有料になる場合があるため、料金プランを確認してから整理する必要があります。

管理者が事前に確認すべきこと(比較表)

メンバー整理を始める前に、ご自身のワークスペースのプランと機能制限を把握しておきましょう。以下の表に、プランごとに確認できる情報と操作の可否をまとめました。

特にFreeやPlusプランでは監査ログが使えないため、最終アクセス日時だけが頼りです。どうしても正確な利用状況を知りたい場合は、Business以上へのアップグレードも検討してください。

よくある質問

メンバー整理に関してよく寄せられる質問とその回答をまとめました。

• Q: 削除したメンバーが後で必要になった場合、復元できますか?
  A: 削除後30日以内であれば、管理者が「Deleted members」から復元できます。ただし、元の権限は維持されないため、再度招待と権限設定が必要です。
• Q: ゲストは削除しても課金対象になりませんか?
  A: Free・Plusではゲストは無料ですが、Business以上ではゲストも有料メンバーとしてカウントされる場合があります。料金プランの詳細をNotionの価格ページで確認してください。
• Q: メンバーの所有ページを引き継ぐ方法を教えてください。
  A: ページ右上の「Share」をクリックし、「所有者を変更」から別のメンバーを選択します。ただし、ワークスペース全体のメンバー権限が必要です。
• Q: 整理後、費用はすぐに反映されますか?
  A: メンバーを削除すると、次の請求サイクルからその人数分の費用が減額されます。日割り計算は行われないため、削除タイミングによっては当月分はそのまま請求されることに注意してください。

まとめ

Notionの不要メンバーを整理することで、月額費用を確実に削減できます。まずは現在のメンバー一覧を開き、最終アクセス日時が古いユーザーを洗い出しましょう。削除前には必ず所有ページの確認と権限の引き継ぎを行い、誤ってデータを失わないようにしてください。また、定期的(3ヶ月に1回程度)に棚卸しを実施すれば、無駄なコストが発生し続けるのを防げます。この機会に一度、ワークスペースのメンバー構成を見直してみてはいかがでしょうか。