【Notion】Notionで週次レビュー用のタスク一覧を作る時のビュー設定

Notionで週次レビューを効率化するには、タスクデータベースのビュー設定が肝心です。適切なフィルターやソートを適用すれば、今週やるべきタスクだけが一目で分かる一覧が作れます。しかし、設定を誤ると関係のないタスクが表示されたり、逆に必要なタスクが隠れたりします。本記事では、週次レビュー用のタスク一覧を作る際のビュー設定について、基本から応用まで具体的に解説します。

週次レビューに最適なデータベース構成の基本

週次レビュー用のタスク一覧を作るには、まずデータベースのプロパティを適切に設計する必要があります。最低限必要なプロパティは次の通りです。

• タスク名(タイトル): やるべきことを簡潔に書きます。
• 担当者: 自分またはチームメンバーを選択できる「Person」プロパティが便利です。
• 期限(日付): 期日を設定します。週次レビューのフィルターで頻繁に使います。
• ステータス: 「未着手」「進行中」「完了」などの選択肢を用意します。
• 優先度: 高・中・低や数値で重要度を設定するとソートに役立ちます。
• タグ: プロジェクトやカテゴリ別に分類できます。
• 週番号: 「数式」プロパティで期限から週番号を自動計算すると、フィルターが楽になります。

これらのプロパティを用意したら、次はビュー設定です。データベース上部の「+Add a view」から新しいビューを作成し、名前を「週次レビュー」などにします。

ビュータイプの選択と設定手順

Notionにはいくつかのビュータイプがあります。週次レビューに適したタイプは用途によって異なります。以下に代表的なビュータイプの特徴を比較表にまとめました。

ビュータイプ	適した用途	メリット	デメリット
テーブル	一覧で確認したい場合	プロパティがすべて見える。ソートやフィルターが直感的。	タスク数が多いと縦に長くなる。
ボード	ステータス別にタスクを管理したい場合	ドラッグ&ドロップでステータス変更が楽。	フィルターを同時に使うと表示が複雑になることがある。
カレンダー	期限日を週単位で把握したい場合	日付が視覚的に分かりやすい。	週をまたぐタスクの扱いが難しい。
リスト	シンプルなタスク一覧が欲しい場合	軽量で見やすい。	プロパティの表示領域が限られる。

ここでは、テーブルビューを例に週次レビュー用ビューの設定手順を紹介します。以下の手順に沿って設定してください。

1. データベースを開き、上部の「+Add a view」をクリックします。
2. ビューの種類として「Table」を選び、ビュー名を「週次レビュー」と入力して「Create」します。
3. 作成したビューの上部にある「Filter」をクリックし、フィルター条件を追加します。例えば「期限」が「今週」であるタスクのみ表示するように設定します。
4. さらに「担当者」が「自分」である条件を追加して、自分のタスクだけに絞り込みます。
5. 「Sort」をクリックし、優先度が高い順や期限が近い順に並べ替えます。複数のソート条件を追加することも可能です。
6. 必要に応じて、表示するプロパティを絞り込みます。プロパティ名の右側にあるアイコンをクリックして、非表示にしたいプロパティを隠せます。
7. 最後に、ビュー名の右にある「…」から「Lock」をオンにすると、誤って設定を変更するのを防げます。ただし、ロックをかけると他のメンバーも編集できなくなるため注意が必要です。

フィルターとソートで見やすくする

週単位のフィルター設定

週次レビューでは、今週分のタスクだけを表示するのが基本です。フィルターで「期限」が「今週」を選択すれば、現在の週に含まれるタスクが表示されます。ただし、Notionの「今週」はISO週番号に基づいているため、月曜始まりであることに注意してください。もし日本のカレンダーに合わせたい場合は、数式プロパティで週番号を計算し、その数値でフィルターする方法もあります。

数式で週番号を出す例:

• プロパティ名「週番号」、タイプ「Number」、書式「Number」
• 数式:formatDate(prop("期限"), "w") または週始まりを月曜にしたい場合は ceil((dateBetween(prop("期限"), dateStart(prop("期限")), "days") + 1) / 7) など(状況によります)。シンプルには dateBetween(prop("期限"), dateAdd(prop("期限"), -day(prop("期限")-1), "days"), "weeks") + 1 も使えます。

フィルター条件として「週番号」が「今週の番号」と等しい、という条件を追加すると、確実に今週のタスクだけが表示されます。ただし、週をまたぐタスクは別途管理する必要があります。

ソートの活用

ソートを使えば、優先度の高いタスクや期限が迫ったタスクを上に表示できます。複数のソート条件を設定する場合は、優先順位を考慮してください。例えば以下のように設定します。

• 1番目のソート:優先度(降順:高→中→低)
• 2番目のソート:期限(昇順:近い順)
• 3番目のソート:タスク名(昇順)

これにより、最も重要なタスクが一番上に表示されるようになります。

ビュー設定でよくある失敗パターン

フィルター条件の誤り

「期限」が「今週」だけでは、期限のないタスクや過去のタスクが表示されないことがあります。週次レビューでは「今週」に加えて「期限なし」のタスクや「先週からの持ち越し」も含めたい場合があります。その場合はフィルターを「期限」が「今週」「または」「空である」と設定すると、期限未設定のタスクも表示されます。また、「ステータス」が「未完了」である条件も追加すると、完了済みタスクを除外できます。

プロパティ不足による見づらさ

必要なプロパティが表示されていないと、タスクの詳細が分からずレビューが滞ります。逆に不要なプロパティが多いと画面がごちゃごちゃします。週次レビューに必要なプロパティのみ表示するよう、ビューごとに表示プロパティを調整しましょう。例えば「作成日」「最終編集者」などは非表示にして、「タスク名」「期限」「優先度」「ステータス」「担当者」だけ表示するなどです。

共有データベースでのビュー上書き

チームで共有しているデータベースの場合、他のメンバーがビュー設定を変更すると自分のビューも影響を受けることがあります。特に「ロック」をかけていないビューは誰でも編集できます。対策として、自分の週次レビュー用ビューは「個人用」として複製し、名前の先頭に自分のイニシャルを付けて区別するとよいでしょう。

管理者に確認すべきポイント

• データベースの編集権限: 週次レビュー用に新しいプロパティを追加する場合、管理者がデータベースの設定を変更できる権限を持っているか確認してください。特にワークスペース全体のデータベースでは、権限がないとプロパティの追加・削除ができません。
• テンプレート機能の利用可否: Notionのデータベースではテンプレートボタンを利用できます。週次レビュー用のテンプレートを作成したい場合は、管理者が「テンプレートの使用を許可」している必要があります。
• ビューのロック設定: 自分以外のメンバーにビュー設定を変更させたくない場合は、管理者に依頼してビューをロックしてもらうことも可能です。ただし、ロックすると誰も編集できなくなるため、頻繁に変更する場合は注意が必要です。

よくある質問(FAQ)

Q1. 週次レビューで先週の未完了タスクも含めたいのですが、どうすればいいですか?

フィルターで「期限」が「今週」「または」「先週」と設定するか、もしくは「期限」が「今週」「または」「空である」と設定し、さらに「ステータス」が「未完了」の条件を追加します。または、「完了日」プロパティを追加して、先週完了したタスクと未完了を区別する方法もあります。

Q2. カレンダービューで週表示にしたいのですが、月表示しかありません。

Notionのカレンダービューはデフォルトで月表示です。週表示に切り替えるには、カレンダーの左上にある「Month」ドロップダウンから「Week」を選択します。週の開始日は設定から変更できます。

Q3. 自分だけが見られるプライベートビューを作れますか?

Notionのデータベースビューは、基本的にデータベースにアクセスできる全員が閲覧できます。完全にプライベートにするには、データベース自体を個人用に複製するか、ビュー名に「(個人用)」と付けても、他のメンバーは見えてしまいます。どうしても非表示にしたい場合は、データベースを自分だけのページに移動する必要があります。

まとめ

週次レビュー用のタスク一覧をNotionで作るには、データベースのプロパティ設計、ビュータイプの選択、フィルターとソートの設定が重要です。特にフィルターで「今週」のタスクに絞り込み、優先度や期限で並べ替えることで、効率的にレビューを行えます。共有データベースでは他者への影響を考慮し、個人用ビューを別途作成するとトラブルを避けられます。適切なビュー設定により、週次レビューの時間を大幅に短縮できるでしょう。

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