【Notion】Notionで受付番号を付けて問い合わせを管理したい時の作り方

問い合わせ管理をする際、個々の案件に一意の受付番号を振ることで、進捗追跡や検索が格段に楽になります。Notionのデータベース機能を使えば、自動的に連番を生成したり、日付や担当者を含むカスタム形式の番号を作成できます。本記事では、Notionで受付番号を付けて問い合わせを管理する具体的な方法を、手順や失敗パターンとともに詳しく解説します。初心者の方でもすぐに実践できる内容です。

受付番号を管理するためのデータベース設計

問い合わせ管理データベースを作る前に、受付番号に何を求めるかを明確にしましょう。一般的な要件としては以下のようなものがあります。

• 一意であること(重複しない)
• 作成順に連続していること
• 日付や部門などの情報を含むカスタム形式
• 他のシステムと連携できるシンプルな数字

Notionでは主に以下の2つの方法で受付番号を実現できます。

上記のどちらを選ぶかは、管理のしやすさと要件の複雑さで決まります。まずはシンプルなID列から試すことをおすすめします。なお、Notionには「ロールアップ」や「リレーション」を使った高度な方法もありますが、本記事では基本的な二方式に絞ります。

ID列(自動連番)を使った簡単な受付番号の作り方

手順:ID列の追加と表示設定

1. 問い合わせ管理用のデータベース(テーブルビューが便利)を開きます。なければ新規データベースを作成しましょう。
2. データベースの右上にある「…」メニューから「プロパティ」を選びます。
3. プロパティ一覧の一番下にある「+ プロパティを追加」をクリックします。
4. プロパティタイプとして「ID」を選択します(英語表記の場合「ID」)。これで自動連番列が追加されます。
5. 既存のレコードには番号が自動で割り振られます。新しいレコードを作成するたびに、最大値+1の番号が割り当てられます。
6. 必要に応じて、プロパティ名を「受付番号」などに変更するとわかりやすくなります。

ID列で生成される番号は整数のシンプルな連番です。例えば「1」「2」「3」…と続きます。この番号は削除されたレコードの番号を再利用せず、常に新しい番号が発行されます。そのため、連続性は保たれますが、欠番が発生します。

失敗パターン:ID列が意図しない番号になる

ID列は自動で番号を振りますが、以下のような挙動に注意してください。

• データベースを複製(テンプレートから作成など)した場合、複製先のデータベースではIDが1から再スタートします。
• フィルタやソートで表示順を変えてもIDは変わりません。あくまで作成順の絶対的な番号です。
• 複数のユーザーが同時にレコードを作成した場合、わずかにタイムラグはありますが、通常は重複なく番号が付与されます。ただし、Notionの同期が一瞬遅れると、同じ番号が一時的に表示されることもありますが、最終的にはユニークになります。

数式列を使ったカスタム受付番号の作り方

手順:「作成日時」と「ID列」を組み合わせる

1. まず、データベースに「作成日時」プロパティを追加します(プロパティタイプ: 日時、作成日時を自動記録)。
2. 次に、上記の手順で「ID」列を追加します。IDは数値として利用します。
3. 新たにプロパティを追加し、タイプを「数式」にします。数式には例えば次のように記述します。
   "REQ-" + formatDate(prop("作成日時"), "YYYYMMDD") + "-" + format(prop("ID")
4. この数式により、例えば「REQ-20250319-1」のような受付番号が生成されます。日付部分は作成日をもとに年4桁月2桁日2桁、末尾はIDの数字です。
5. 数式が正しく反映されているか、実際に新しいレコードを作成して確認します。日付が正しく、IDが連番になっていれば成功です。
6. 数式プロパティの名前を「受付番号」に変更しておくと管理しやすいです。

この方法の利点は、日付や接頭辞を自由にカスタマイズできる点です。また、ID列の値は削除しても欠番部分はそのままなので、番号の一意性は保たれます。ただし、一度作成したレコードのIDは後から変更できない(Notionの仕様)ため、過去のレコードの番号を再編成したい場合は別の方法を検討する必要があります。

失敗パターンとその対処法

失敗パターン: 数式がエラーになる

数式内のプロパティ名が異なっていたり、関数のスペルミスがあるとエラーになります。特に日本語環境ではプロパティ名が日本語だと、数式内で引用する際に正確な名前が必要です。例えば「作成日時」が「作成日」となっていないか確認しましょう。数式エラーが発生した場合は、Notionの数式ヘルプを参照しながら修正してください。

失敗パターン: 複数データベース間で番号が重複する

問い合わせを部門ごとに別データベースで管理している場合、それぞれのID列は独立しているため、同じ番号が存在する可能性があります。全体で一意の番号にしたい場合は、共通のデータベースを一つにして、そこにセレクトプロパティで部門を振り分けるか、リレーションを使って対応するのがよいでしょう。または、数式に部門コードを含めることで重複を回避できます。

管理者に確認しておくべきこと

• ワークスペースの設定: ゲストユーザーやメンバーの権限によってID列の値が表示されるかどうかは変わりませんが、データベースの編集権限がないと番号は参照のみになります。
• データベーステンプレート: 新規レコード作成時に自動で番号を振る場合、テンプレートにID列や数式列を含めておくと便利です。ただし、テンプレートから作成した場合でもIDは自動生成されるため問題ありません。
• バックアップとエクスポート: 番号の連続性が重要な場合、定期的にデータベースをエクスポートしてバックアップを取ることをおすすめします。Notionのデータベースは誤操作でレコードを削除すると番号が欠番になりますので、復元は自己責任になります。

よくある質問(FAQ)

Q1. 削除したレコードの番号を再利用したい

NotionのID列は欠番を埋める機能がありません。そのため、欠番を埋めたい場合は手動で番号を振り直すか、数式列で別の連番ロジック(例えば作成順に1から振り直す)を組む必要があります。ただし、手動管理はミスが生じやすいので、欠番を許容して管理するか、新たに「連番」プロパティを作成しボタンやスクリプトで更新する方法もあります(APIが必要)。

Q2. 数字だけでなく「INC-202503-0001」のような形式にしたい

数式列を使うことで、接頭辞や日付、ゼロ埋め数字を自由に組み合わせられます。ゼロ埋め(例えば0001)には、format関数とpadStartのような処理が必要ですが、Notionの数式では slice("0000" + format(prop("ID")), -4) のような工夫で実現できます。詳しい数式例はNotionコミュニティでも多く共有されています。

Q3. データベースを他のワークスペースに複製したとき、番号はどうなる?

複製先のデータベースではID列の番号はリセットされません。元のデータベースのIDを引き継ぎます。そのため、複製後に新しいレコードを作成すると、元の最大値+1から番号が続きます。この挙動を理解した上で複製を行ってください。

まとめ

Notionで受付番号を管理するには、ID列を使ったシンプルな連番か、数式列でカスタマイズした番号かを選択します。初心者の方はまずID列で運用し、慣れてきたら日付付きなどのカスタム形式にステップアップするとよいでしょう。データベース設計時に欠番の許容や重複防止を考慮することで、チーム全体でストレスなく使えます。問い合わせ管理の効率化をぜひ実現してください。