【Outlook】Outlookの受信メールが「迷惑メール」に誤分類される時のホワイトリスト設定

Outlookで大切なメールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまい、見逃してしまう経験はありませんか。

受信トレイに届くべきメールが迷惑メールと判断されると、業務に支障が出る可能性があります。

この記事では、Outlookで迷惑メール誤分類を防ぐためのホワイトリスト設定方法を詳しく解説します。

設定を行うことで、特定の送信元からのメールが確実に受信トレイに届くようになります。

Outlookで迷惑メール誤分類が起きる仕組み

Outlookがメールを迷惑メールと判定する仕組みは、複数の要素に基づいています。

まず、Microsoftのグローバルな迷惑メールフィルターが、既知の迷惑メール送信元IPアドレスや、悪意のあるコンテンツパターンを検出します。

これに加えて、Outlookの迷惑メールフィルターは、ユーザーの過去の操作履歴(迷惑メール報告や、迷惑メールではないメールの移動)を学習します。

さらに、メールのヘッダー情報、本文内のキーワード、リンクの有無なども判定材料となります。

これらの複合的な要因により、正規のメールが誤って迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうことがあります。

受信メールを迷惑メールに誤分類されないためのセーフリスト設定

特定の差出人からのメールが迷惑メールフォルダに振り分けられるのを防ぐには、Outlookのセーフリスト機能を利用します。

セーフリストに登録することで、その差出人からのメールは迷惑メールとして判定されにくくなります。

設定できるセーフリストには、「差出人」と「ドメイン」があります。

「差出人」は個別のメールアドレスを指定し、「ドメイン」は「@example.com」のように、@より後ろの部分が共通するメールアドレス群を指定します。

個別の差出人をセーフリストに追加する手順

この設定は、OutlookのWeb版(Outlook on the web)またはデスクトップアプリから行えます。

ここでは、Outlookデスクトップアプリ(Windows版)を例に説明します。

1. Outlookを開く
   Microsoft Outlookを起動します。
2. 迷惑メールフォルダを開く
   誤って迷惑メールに分類されているメールを見つけ、そのメールを開きます。
3. 「迷惑メールではない」ボタンをクリック
   メールを開いたウィンドウの上部にあるツールバーから、「迷惑メールではない」ボタンをクリックします。
4. 差出人をセーフリストに追加
   「迷惑メールではない」ボタンをクリックすると、その差出人が自動的にセーフリストに追加される場合があります。
5. 手動で追加する場合
   もし自動で追加されない場合は、以下の手順で手動追加します。
   1. Outlookの左上にある「ファイル」タブをクリックします。
   2. 左側のメニューから「オプション」を選択します。
   3. Outlookのオプションウィンドウが開いたら、左側の「メール」をクリックします。
   4. 右側の画面をスクロールし、「迷惑メール」セクションを見つけます。
   5. 「信頼できる差出人」ボタンをクリックします。
   6. 「差出人」タブを選択し、「追加」ボタンをクリックします。
   7. 誤分類されたメールの差出人アドレスを入力し、「OK」をクリックします。
   8. 「閉じる」をクリックしてオプションウィンドウを閉じます。

ドメインをセーフリストに追加する手順

特定の企業や組織からのメールをすべて受信トレイに届けたい場合は、ドメイン単位でセーフリストに追加するのが効果的です。

1. Outlookオプションを開く
   上記の手順1～5までと同様に、Outlookのオプション画面を開きます。
   「ファイル」>「オプション」>「メール」>「迷惑メール」セクションの「信頼できる差出人」をクリックします。
2. 「ドメイン」タブを選択
   開いた「信頼できる差出人」ウィンドウで、「ドメイン」タブを選択します。
3. ドメインを追加
   「追加」ボタンをクリックします。
   誤分類されたメールのドメイン(例:@example.com の部分)を入力します。
   「OK」をクリックします。
4. 設定を完了
   「閉じる」をクリックしてオプションウィンドウを閉じます。

新しいTeams (v2) と従来Teamsの違いによる影響

新しいTeams (v2) は、従来Teamsと比較して、より統合されたエクスペリエンスを提供します。しかし、Outlookの迷惑メールフィルター設定自体は、Teamsのバージョンに直接影響されるものではありません。

Teams会議の招待メールなどがOutlookに届く場合、Teamsのバージョンに関わらず、Outlookの設定が優先されます。

新しいOutlookと従来Outlookの違いによる影響

新しいOutlookは、Web版Outlookの機能を取り込み、よりモダンなインターフェースを提供しています。操作方法が若干異なる場合がありますが、セーフリストの設定手順は基本的に共通しています。

新しいOutlookでも、同様に「迷惑メールではない」ボタンからの追加や、オプション設定からの追加が可能です。

受信者リスト(相手に設定を促す方法)

自分が送信したメールが相手の迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう場合、相手にセーフリストへの追加を依頼することが有効です。

相手への依頼方法としては、メール本文で丁寧に説明するのが一般的です。

相手への依頼メール文例

以下のような文面で、相手にセーフリストへの追加を依頼できます。

件名:【重要】メール受信設定のお願い([あなたの会社名])

[相手の名前]様

いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。

この度、弊社からのメールが[相手の会社名]様の迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性がございます。

つきましては、大変お手数をおかけいたしますが、弊社からのメールが確実に受信トレイに届くよう、以下の設定をお願いできますでしょうか。

■設定方法(Outlookの場合)

1. 迷惑メールフォルダに届いた弊社からのメールを開いてください。

2. メールの上の「迷惑メールではない」ボタンをクリックしてください。

または、以下の手順で差出人を「信頼できる差出人」に登録してください。

1. Outlookの「ファイル」>「オプション」>「メール」>「迷惑メール」セクションの「信頼できる差出人」を開きます。

2. 「差出人」タブで「追加」をクリックし、弊社のメールアドレス「[あなたのメールアドレス]」を入力してください。

※もし、弊社ドメイン「@[あなたのドメイン]」からのメールをすべて受信したい場合は、「ドメイン」タブから「@[あなたのドメイン]」を追加してください。

お忙しいところ恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

————————————

[あなたの名前]

[あなたの会社名]

[あなたの部署名]

[あなたの役職]

[あなたの電話番号]

[あなたのメールアドレス]

————————————

組織の差出人セーフリスト(管理者向け)

Microsoft 365の管理者権限を持つユーザーは、組織全体に対して特定の差出人やドメインをセーフリストに登録できます。

これは、特定の取引先やサービスからのメールが組織の全ユーザーに届くように保証したい場合に有効です。

この設定は、Exchange Online PowerShell または Microsoft 365 管理センターから行います。

Exchange Online PowerShell を使用した設定手順

管理者権限が必要です。

1. Exchange Online PowerShell に接続
   管理者権限でPowerShellを開き、Exchange Onlineに接続します。
2. 組織の差出人セーフリストに登録
   以下のコマンドレットを使用して、差出人またはドメインを組織のセーフリストに追加します。

   差出人を追加する場合:
   Add-SenderFilterListConfig -SenderAddress "sender@example.com"

   ドメインを追加する場合:
   Add-SenderFilterListConfig -SenderAddress "@example.com"

   ※「sender@example.com」や「@example.com」は、登録したい実際のメールアドレスまたはドメインに置き換えてください。

3. 設定の確認
   以下のコマンドレットで、現在の設定を確認できます。
   Get-SenderFilterListConfig

Microsoft 365 管理センターを使用した設定手順

管理者権限が必要です。

1. Microsoft 365 管理センターにサインイン
   ブラウザで admin.microsoft.com にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. セキュリティ & コンプライアンスセンターへ移動
   左側のメニューから「コンプライアンス」>「セキュリティ & コンプライアンス」を選択します。
3. 脅威ポリシーの設定
   「脅威管理」>「ポリシー」>「アンチスパム」を選択します。
4. 受信メールポリシーの編集
   「受信メールポリシー」または「接続されたドメイン」に関連するポリシーを選択し、「編集」をクリックします。
5. セーフリストの設定
   「信頼できる差出人」または「ドメイン」のセクションで、追加したいメールアドレスやドメインを入力し、「保存」をクリックします。

これらの設定は、組織全体のメール配信の信頼性を向上させるために役立ちます。

よくある誤分類パターンと追加の対処法

セーフリスト設定以外にも、迷惑メール誤分類を防ぐための方法があります。

HTMLメールや画像が多いメールが誤分類される

HTML形式のメールや、多くの画像を含むメールは、迷惑メールフィルターに怪しまれやすい傾向があります。

対処法:

1. 差出人をセーフリストに追加する
   上記の手順で、差出人またはドメインをセーフリストに追加します。
2. 「迷惑メールではない」操作を繰り返す
   誤分類されたメールを「迷惑メールではない」とマークする操作を繰り返すことで、Outlookの学習機能が改善されます。

件名に特定のキーワードが含まれるメールが誤分類される

「重要」「緊急」「請求」「当選」などのキーワードは、迷惑メールでよく使われるため、誤分類の原因となることがあります。

対処法:

1. 差出人をセーフリストに追加する
   キーワードが原因であっても、差出人を信頼できる場合はセーフリストに追加します。
2. カスタム受信トレイ ルールを作成する
   特定の差出人からのメールで、件名に特定のキーワードが含まれる場合に、受信トレイに直接移動させるルールを作成します。
   1. Outlookの「ホーム」タブから「ルール」>「仕分けルール」>「仕分けルールと通知の管理」を選択します。
   2. 「仕分けルール」タブで「新規作成」をクリックします。
   3. 「空白のメッセージから仕分けルールを作成する」を選択し、「次へ」をクリックします。
   4. 条件として「差出人」と「件名に特定の単語が含まれる」を選択し、必要な情報を入力します。
   5. アクションとして「受信トレイに移動する」を選択します。
   6. 「完了」をクリックしてルールを作成します。

SPF, DKIM, DMARCの設定不備

送信元ドメインの認証情報(SPF, DKIM, DMARC)が正しく設定されていない場合、メールが正当なものとして認識されず、迷惑メールと判定されやすくなります。

対処法:

1. ドメイン管理者に確認を依頼する
   自社のドメインでメールを送信している場合、SPF, DKIM, DMARCの設定が正しく行われているか、ドメイン管理者(またはIT部門)に確認を依頼してください。
2. 受信側でセーフリストに登録する
   送信元側の設定に問題がある場合でも、受信側でセーフリストに登録することで、一時的な対策となります。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Outlookのセーフリスト設定は、利用するプラットフォームによって表示や操作方法が若干異なる場合があります。

Mac版Outlook

Mac版Outlookでも、同様に「迷惑メールではない」ボタンからの追加や、以下の手順で設定できます。

1. Outlookメニューバーから「ツール」>「迷惑メール」>「迷惑メールオプション」を選択します。
2. 「信頼できる差出人」タブまたは「信頼できる配信元」タブを開きます。
3. 「追加」ボタンをクリックし、差出人またはドメインを入力して「OK」をクリックします。

モバイル版Outlook(iOS/Android)

モバイル版では、デスクトップ版のような詳細な設定画面へのアクセスが限られている場合があります。

最も簡単な方法は、迷惑メールフォルダ内のメールを「迷惑メールではない」とマークすることです。

詳細な設定を行いたい場合は、一度Web版Outlookまたはデスクトップ版Outlookにサインインして設定することをお勧めします。

Web版Outlook (Outlook on the web)

Web版Outlookでは、以下の手順で設定します。

1. Outlook on the webにサインインします。
2. 画面右上の歯車アイコン(設定)をクリックします。
3. 「すべてのOutlook設定を表示」をクリックします。
4. 「メール」>「迷惑メール」を選択します。
5. 「信頼できる差出人」または「信頼できる配信元」のセクションで、「追加」をクリックし、差出人またはドメインを入力して「保存」をクリックします。

どのプラットフォームでも、基本的な考え方は同じです。

まとめ

Outlookで受信メールが迷惑メールに誤分類される問題は、セーフリストへの追加や、カスタム受信トレイ ルールの作成で解決できます。

本記事で紹介した「信頼できる差出人」や「信頼できる配信元」への登録手順を試すことで、重要なメールを見逃すリスクを大幅に減らすことができます。

もし、組織全体でこの問題が発生している場合は、Microsoft 365管理センターからの設定も検討してください。

受信者リストの活用や、SPF/DKIM/DMARC設定の確認も、メール配信の信頼性を高めるための有効な手段です。

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