【Outlook】定期的な予定の作り方 | 毎週の登録と1回だけの変更

繰り返す間隔と終了日を先に決める

毎週の定例会議は、予定を1件ずつコピーするより、繰り返しを設定すると管理しやすくなります。最初に、曜日・開始時刻・長さ・何週ごとか・終了日を決めてから入力しましょう。

たとえば「毎週火曜10:00から10:30、9月1日開始、9月29日終了」です。毎月15日と第3火曜日は別のルールです。似た日程でも、希望が日付固定なのか曜日固定なのかを確認します。

クラシックOutlookで定例を登録する

1. 予定表で「新しい予定」、出席者を招くなら「新しい会議」を開きます。
2. 件名・時間・場所を入力し、「定期的なアイテム」を選びます。
3. 週単位なら間隔と曜日を選びます。隔週は2週ごとです。
4. 開始日と終了日、または回数を指定してOKを押します。
5. 自分用なら保存し、会議なら宛先を確認して送信します。

毎月第3火曜日のような指定は月単位の設定を使います。登録直後に翌月まで見て、意図した日に入ったことを確かめてください。

新しいOutlookとWeb版で繰り返しを設定する

予定表から新しいイベントを作り、「繰り返し」の設定を開きます。毎週などの周期を選び、必要に応じてカスタムの間隔・曜日・終了日を指定します。繰り返し画面を保存した後、イベント自体も保存または送信します。

「終了期限なし」も選べますが、プロジェクトの区切りが決まっているなら終了日を入れると、終了後の不要な会議が残りません。無期限の予定があるだけでPCが重くなる、と決めつける必要はありません。

1回だけ変えるときはその回を選ぶ

9月15日だけ11:00開始にしたいなら、その日の予定を開き「この回のみ」を選んで時刻を直します。9月8日や22日まで11:00にならないことを確認しましょう。会議の主催者は変更を保存する際、出席者へ更新を送ります。

新しいOutlookでは「この回とそれ以降」を変更する選択肢もあります。クラシックOutlookの「この回のみ」「一連の予定」と混同しないでください。他人が主催した会議を自分の画面で移動しても、会議全体の日程変更にはなりません。

祝日や会議室の空きを別に確認する

毎週の繰り返しは、会社の休日や日本の祝日を自動で除外する指定ではありません。休みに重なる回は、その回だけの中止や日時変更を行います。月末の処理も「最終営業日」と「月の最終日」を分けて考えてください。

出席者の予定と会議室も確認します。最初の1回が空いていても、将来の全開催日に空きがあるとは限りません。会議室から届く承諾や辞退を読み、予約できない回は別の部屋などを手配しましょう。

シリーズ全体を変える前に個別変更を確認する

一連の予定の繰り返し条件を変えると、既に個別に変更した回へ影響する場合があります。表示される警告を読み、例外の日時・出席者・本文の変更を控えてから進めます。履歴を残す必要がある会議を、全体削除して作り直すのは避けます。

来月から時間を変える場合は、利用版で「この回とそれ以降」を使えるか確認します。使えない場合は、既存シリーズの終了と新しいシリーズの開始を整理し、日程が重複しないようにします。

送信後は先頭・例外・最終回を見る

海外の出席者がいる会議はタイムゾーンも確認します。夏時間の切り替えをまたぐと、相手側の現地時刻が変わる場合があるため、定例の時刻をどの地域基準にするか共有しておくと安心です。