【SharePoint】削除したフォルダを復元できるか確認する手順

SharePointでフォルダを誤って削除してしまうことはよく発生します。復元できるかどうかは、削除からの経過時間やごみ箱の段階、そしてユーザーの権限に依存します。多くの場合、ユーザー自身で復元できるケースもありますが、管理者の操作が必要なケースもあります。本記事では、削除したフォルダが復元可能かどうかを確認する手順を、具体的な操作とともに解説します。まずは自分でできる範囲を把握し、必要に応じて管理者へ連絡する判断基準を身につけてください。

SharePointのごみ箱の仕組みを理解する

SharePointには2段階のごみ箱が用意されています。第1段階は「サイトのごみ箱」と呼ばれ、削除したアイテムはここに自動的に移動します。このごみ箱は、サイトのメンバーであれば誰でもアクセスできます。ただし、自分が削除したアイテムだけでなく、他のメンバーが削除したアイテムも表示される点に注意が必要です。削除から93日間保持されますが、サイトコレクションの管理者は保持期間を変更できる場合があります。第2段階は「ステージ2ごみ箱」で、サイトコレクション管理者のみがアクセスできます。第1段階のごみ箱からアイテムを削除すると、ここに移動します。ステージ2ごみ箱では、さらに93日間保持され、その間に管理者による復元が可能です。合計で最大186日間(設定により変動)復元のチャンスがあります。

第1段階のごみ箱(ユーザーごみ箱)

通常のサイトメンバーがアクセスできるごみ箱です。削除したフォルダやファイルはここに最初に入ります。画面上では「ごみ箱」というリンクが左ナビゲーションに表示されます。この段階では、アイテムを選択して「復元」ボタンをクリックするだけで元の場所に戻せます。削除してすぐであれば、このごみ箱を確認してください。

第2段階のごみ箱(ステージ2ごみ箱)

第1段階のごみ箱からさらに削除(ごみ箱を空にするなど)した場合、アイテムはステージ2ごみ箱に移動します。これはサイトコレクション管理者のみがアクセスできるため、一般ユーザーは見ることができません。管理者はSharePoint管理センターまたはサイト設定からこのごみ箱にアクセスし、アイテムを復元できます。社内で「誤ってごみ箱を空にしてしまった」という場合、このステージ2ごみ箱に残っている可能性があります。管理者に確認を依頼しましょう。

自分で復元できるか確認する手順

以下の手順に沿って、自分で復元できるかを確認してください。操作はSharePointのサイト上で行います。

1. ブラウザでSharePointサイトを開き、左側のナビゲーションメニューから「ごみ箱」をクリックします。見つからない場合は、画面右上の歯車アイコン→「サイトの設定」→「サイトコンテンツ」→「ごみ箱」の順に移動してください。
2. ごみ箱の画面が表示されたら、上部の検索ボックスに削除したフォルダの名前を入力して検索します。すべてのアイテムが一覧表示されるので、フォルダの種類(アイコンがフォルダ)を目視で探しても構いません。
3. 対象のフォルダが見つかった場合、そのフォルダの左側にあるチェックボックスをオンにします。複数のフォルダがある場合は、まとめてチェックすることも可能です。
4. 画面上部のツールバーに「復元」ボタンが表示されます。これをクリックすると、確認ダイアログが表示されるので「OK」を選択します。復元先は元の場所と同じフォルダ構造になります。
5. 復元が完了すると、元のドキュメントライブラリ内にフォルダが戻っているはずです。念のため所在を確認し、中のファイルが正常に復元されているかをチェックしてください。

上記の手順でフォルダが見つからない場合、次の原因が考えられます。削除から時間が経過している、またはあなたの権限では見えない場所にある可能性があります。

復元できない場合の原因と対処法

原因1: 削除から93日以上経過している

SharePointの既定の保持期間は93日です。この期間を過ぎるとごみ箱から自動的に削除され、ユーザーや管理者でも復元できなくなります。ただし、組織の保持ポリシーによってはさらに長い期間設定されていることもあります。管理者に問い合わせて、バックアップからの復元が可能か確認してください。

原因2: ごみ箱へのアクセス権限がない

サイトのメンバーであっても、権限が「表示のみ」の場合、ごみ箱にアクセスできないことがあります。また、削除したユーザーとは別の権限レベルを持つユーザーは、特定のアイテムを見られない場合もあります。このようなときは、サイトの所有者または管理者に権限を確認してもらい、ごみ箱を開いてもらう必要があります。

原因3: 保持ポリシーやファイル復元機能の利用

組織が保持ポリシーを設定している場合、ごみ箱に移動せずに完全に削除されるケースもあります。また、SharePointには「ファイル復元」機能があり、過去のバージョンからフォルダ全体を復元できる場合があります。これは管理者が行う操作で、バージョン履歴が有効になっていることが条件です。復元したいフォルダが含まれるライブラリで、バージョン履歴を確認してみる価値はあります。

この表を参考に、自分の状況に合った復元方法を判断してください。基本的には、最初に第1段階ごみ箱を確認し、次に管理者に第2段階ごみ箱を依頼するのが効率的です。

よくある質問(FAQ)

Q: 削除してから30日以上経ったフォルダは復元できないのですか?
A: いいえ、SharePointの既定の保持期間は93日ですので、30日経過していても第1段階ごみ箱に残っている可能性が高いです。ただし、管理者が保持期間を短く変更している場合や、組織のポリシーにより早期削除される場合もあるため、早めの確認をおすすめします。

Q: 自分でごみ箱が見えない場合の対処法は?
A: 左ナビゲーションにごみ箱が表示されない場合は、サイトの設定からアクセスしてください。それでも表示されない場合、あなたの権限が「表示のみ」である可能性があります。サイトの所有者に連絡して、一時的に編集権限を付与してもらうか、代わりにごみ箱を確認してもらいましょう。

Q: フォルダ内の個別ファイルだけ復元したいのですが、可能ですか?
A: 可能です。ごみ箱には削除された個別ファイルも表示されます。フォルダ内のファイルだけが削除された場合は、そのファイルを選んで復元できます。ただし、フォルダごと削除した場合は、フォルダ単位での復元になります。フォルダを復元すれば、中にあったファイルも一緒に戻ります。

Q: 管理者へ依頼するとき、どんな情報を伝えればスムーズですか?
A: 以下の情報を伝えてください。削除したフォルダの名前、削除した日時(おおよそで可)、フォルダが存在していたサイトのURL、削除したユーザーのアカウント名。また、自分でごみ箱を確認した結果(見つからなかったこと)も伝えると、管理者がステージ2ごみ箱を調べる判断材料になります。

まとめ

SharePointで削除したフォルダの復元は、まず自分で第1段階のごみ箱を確認することが第一歩です。削除から93日以内であれば、多くのケースでユーザー自身が復元できます。見つからない場合は、管理者に第2段階ごみ箱の確認を依頼しましょう。それでも復元できない場合は、バックアップやファイル復元機能の利用を検討します。日頃から重要なフォルダはバージョン管理を有効にしておき、誤削除に備えておくことをおすすめします。復元可能性の判断基準を理解しておけば、トラブル発生時に迅速に対応できるでしょう。