【SharePoint】サイトの検索結果を利用者ごとに確認する方法

SharePointサイトの検索結果は、ユーザーのアクセス権限やカスタム検索スキーマの設定により、利用者ごとに異なる表示が行われます。そのため、特定のユーザーが期待した検索結果を得られていない場合、原因を特定するにはユーザーごとの検索状況を確認する必要があります。この記事では、SharePointの管理者が、サイトの検索結果を利用者ごとに確認するための具体的な方法を解説します。手順を一つずつ確認していけば、検索に関する問題の切り分けが容易になり、適切な対処が可能です。

1. SharePoint管理センターの検索レポートを活用する

SharePoint管理センターには、テナント全体の検索アクティビティを集計した検索レポートが用意されています。これにより、どのユーザーがどのようなクエリで検索を行ったのか、またその結果がどの程度クリックされたのかを確認できます。レポートは日次で生成され、最大90日間保持されます。まずはこのレポートをチェックすることで、問題の概要を把握しましょう。

手順

1. SharePoint管理センター(https://admin.microsoft.com/SharePoint)にサインインします。テナントのグローバル管理者またはSharePoint管理者権限が必要です。
2. 左側のナビゲーションから「検索」を展開し、「クエリレポート」または「検索分析」を選択します。
3. 「クエリレポート」画面では、上位のクエリ、失敗したクエリ、ユーザーごとのクエリなどのビューを選択できます。ユーザーごとに確認するには、「ユーザー別」タブをクリックします。
4. 画面上部の日付範囲を調整し、確認したい期間を指定します。最大90日前まで遡れます。
5. リストから対象のユーザーを探し、クリックすると、そのユーザーが実行したクエリ、クリックした結果、返された結果の件数などが表示されます。

失敗パターン

レポートが表示されない場合、テナントで検索レポートが有効になっていない可能性があります。管理センターの「設定」→「検索」で「検索レポートを有効にする」がオンになっているか確認してください。また、ユーザーのクエリが多すぎて一覧に現れないこともあります。その場合は、CSVエクスポート機能を使って全体データをダウンロードし、フィルターをかけてください。

管理者に確認すべき点

検索レポートには個人を特定できる情報が含まれるため、アクセス権限を適切に管理する必要があります。レポートデータの保存期間やエクスポート制限について、組織のポリシーを確認しておきましょう。

2. サイトコレクションのクエリログを確認する

サイトコレクション単位で検索クエリのログを有効にしている場合、サイト設定から特定サイト内のユーザー検索を詳細に確認できます。この方法は、テナント全体のレポートよりもサイトに特化した情報が必要な場合に適しています。

手順

1. 対象のサイトにアクセスし、サイトの右上の歯車アイコンから「サイト設定」を開きます。
2. 「サイトコレクション管理」グループにある「検索クエリログ」または「検索設定」をクリックします。
3. 「クエリログ」ページでは、日付範囲やユーザー名でフィルタリングできます。ユーザー名の入力を求められたら、確認したいユーザーのUPN(ユーザープリンシパル名)を入力します。
4. 「表示」ボタンをクリックすると、そのユーザーがそのサイト内で実行したクエリが時系列で表示されます。
5. 必要に応じてログをエクスポートし、Excelなどで分析します。

失敗パターン

クエリログが有効になっていない場合、このオプションが表示されません。デフォルトでは無効のため、事前にサイトコレクション管理者が「検索設定」から「クエリログを有効にする」をオンにしておく必要があります。また、ログは30日間しか保持されないため、古いデータは確認できません。

管理者に確認すべき点

クエリログの有効化はサイトコレクションごとに行う必要があり、テナント全体に一括で適用することはできません。必要なサイトのみ有効にすることで、ログの保存容量を節約できます。

3. Microsoft 365監査ログでユーザーの検索アクティビティを追跡する

Microsoft 365監査ログは、すべてのユーザーのアクティビティを記録しており、SharePointの検索クエリも対象です。検索レポートより細かいフィルタリングが可能で、任意の期間を指定できます。監査ログはデフォルトで90日間保持されます(必要に応じて拡張可能)。

手順

1. Microsoft 365 Defender ポータル(https://security.microsoft.com)にアクセスし、「監査」を開きます。監査ログを検索するには、グローバル管理者または監査ログロールが必要です。
2. 「検索」タブで、以下の条件を設定します:アクティビティ「SharePoint の検索クエリ」を選択(「SharePoint サイトの操作」→「検索クエリ」)。
3. 「ユーザー」フィールドに対象ユーザーのUPNを入力します。複数ユーザーを指定する場合はセミコロンで区切ります。
4. 日付範囲を設定し、「検索」ボタンをクリックします。
5. 結果が表示されたら、各レコードの「詳細」を展開して、クエリ文字列、検索元サイト、結果数などを確認します。

失敗パターン

監査ログが有効になっていない場合、結果が0件になります。テナントで監査ログが有効かどうかは、Microsoft 365管理センターの「設定」→「組織設定」→「監査ログ」で確認できます。また、クエリのアクティビティは「SharePointの検索クエリ」として記録されますが、他にも「SharePoint の検索結果の表示」など似たアクティビティがあるので区別してください。

管理者に確認すべき点

監査ログにはテナント全体のアクティビティが含まれるため、検索クエリ以外の膨大なログの中から目的のデータを見つけるのが難しい場合があります。Power BIやSplunkなどのツールと連携して分析することも検討してください。

4. 特定ユーザーとして検索結果をプレビューする方法

ログだけでは実際の表示結果がわかりません。特定のユーザーがサイトで検索したときにどのような結果が表示されるかを直接確認するには、ユーザー権限を借用して検索を実行する方法があります。ただし、これはアカウントのなりすましに該当するため、適切な権限と手順を踏む必要があります。

手順

1. SharePoint管理センターで「ユーザープロファイルサービスアプリケーション」にアクセスします(通常は管理センターから直接アクセス可能)。
2. 左側メニューから「ユーザーの管理」をクリックします。
3. 「ユーザーを検索」に対象ユーザーの名前を入力し、検索します。
4. 該当ユーザーを選択し、リボンメニューの「ユーザー権限の借用」をクリックします。確認ダイアログが表示されたら承諾します。
5. 別のブラウザタブが開き、そのユーザーとしてサインインした状態でSharePointにアクセスできるようになります。この状態で検索ボックスにキーワードを入力し、表示される結果を確認します。

失敗パターン

ユーザープロファイルサービスアプリケーションが正しく構成されていないと、権限借用が機能しません。また、この機能を使用するには、自分自身が「ユーザープロファイルサービスアプリケーションの管理者」権限を持っている必要があります。権限がない場合は、SharePoint管理者に依頼してください。

管理者に確認すべき点

権限借用は強力な機能であり、監査ログに記録されます。使用する際は、必ず正当な理由(トラブルシューティングなど)があり、組織のポリシーに従っていることを確認してください。また、ユーザーの同意なしに無断で借用することは避けるべきです。

5. 各手法の比較と選択のポイント

上記の手法はそれぞれ特徴が異なります。目的に応じて最適な方法を選ぶことが大切です。以下の表で比較します。

手法	必要な権限	確認できる情報	データ保持期間	手軽さ	対象ユーザーの特定
管理センターの検索レポート	SharePoint管理者	クエリ、クリック数、結果数	90日	簡単(UIで確認)	ユーザー名でフィルタ可能
サイトコレクションのクエリログ	サイトコレクション管理者	クエリ、タイムスタンプ、結果概要	30日(設定依存)	中程度(サイト設定へアクセス)	サイト内のユーザーに限定
Microsoft 365監査ログ	グローバル管理者/監査ログロール	クエリ、詳細なアクティビティ情報	90日(拡張可能)	やや複雑(フィルタ設定が必要)	UPNで正確に指定可能
ユーザー権限借用	ユーザープロファイルサービス管理者	実際の検索結果表示	リアルタイム	中程度(権限借用後の操作)	直接ユーザーとして操作

例えば、とにかく手っ取り早くどのユーザーが何を検索しているか把握したい場合は管理センターの検索レポートが最適です。特定のサイト内での行動を詳しく見たいならサイトコレクションのクエリログが適しています。不正な検索アクティビティを追跡するなら監査ログ、実際の表示結果の違いを確認したいなら権限借用が有効です。

よくある質問

Q1. 過去の検索履歴を確認できる期間はどのくらいですか?

方法によって異なります。管理センターの検索レポートは90日、サイトコレクションのクエリログはデフォルト30日、監査ログは90日(有料ライセンスで1年まで拡張可能)です。

Q2. ユーザーが検索結果をクリックしたかどうかは分かりますか?

管理センターの検索レポートではクリック数が確認できます。また、監査ログで「SharePoint 検索結果の表示」アクティビティを調べると、クリックしたリンクの情報も記録されます。

Q3. 権限借用した際の操作は監査されますか?

はい、権限借用の実行自体が監査ログに「ユーザー権限の借用」として記録されます。また、借用中の操作も元のユーザーとして記録されるため、濫用は避けるべきです。

Q4. 検索結果がユーザーごとに異なる原因は何ですか?

主な原因は、アクセス権限の違い(セキュリティトリミング)、カスタムクエリルール、検索スキーマの言語設定、ユーザー個人の検索設定(例えば結果の並び順)などです。

まとめ

SharePointサイトの検索結果を利用者ごとに確認する方法として、管理センターの検索レポート、サイトコレクションのクエリログ、Microsoft 365監査ログ、ユーザー権限借用の4つを紹介しました。それぞれの特性を理解し、目的に応じて使い分けることが重要です。最初は管理センターのレポートで全体像を把握し、必要に応じて詳細なログや権限借用で原因を特定してください。なお、これらの操作は管理者権限が必要なため、適切な権限を持たない場合は上司やSharePoint管理者に相談の上で実施しましょう。ユーザーのプライバシーにも十分配慮し、業務上必要な範囲で利用することを心がけてください。

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