【Word】目次を自動作成する方法|見出しスタイルとページ番号の更新

Wordで目次を自動作成するには、章や節のタイトルに「見出し 1」「見出し 2」などのスタイルを設定し、[参考資料]から自動作成の目次を挿入します。文字を大きくしたり太字にしたりするだけでは、標準の自動目次には入りません。

また、本文を書き換えた後の目次は、更新操作が必要です。ここではWindows版Wordのデスクトップアプリを使い、目次の作成、更新、項目が抜ける場合の確認方法を説明します。画面上の名称はバージョンによって多少異なります。

1. 章や節のタイトルに見出しスタイルを設定する

まず、どこまでを目次に載せるか決めます。章は「見出し 1」、章の中の節は「見出し 2」としてそろえると、目次でも親子関係を表せます。

1. 章のタイトルの段落内をクリックします。タイトルと本文は別の段落にしておきます。
2. [ホーム]タブの[スタイル]で[見出し 1]を選びます。見えない場合はスタイルの一覧を展開してください。
3. 節のタイトルには[見出し 2]を設定します。さらに下の階層が必要な場合だけ[見出し 3]を使います。
4. 文書内の同じ階層のタイトルにも、同じ見出しスタイルを適用します。

たとえば「1 申請の準備」と「2 提出と確認」は見出し 1、「1.1 必要な書類」は見出し 2です。番号はこの例では手入力したものです。目次を挿入する操作だけで、本文の章番号まで自動設定されるわけではありません。

見出しを適用すると文字の色や大きさが変わることがあります。見た目を戻すために「標準」へ変更するのではなく、使っている見出しスタイルの書式を調整すると、目次に含める指定を保てます。独自のスタイルやアウトラインレベルを使う方法もありますが、初めて作る文書では見出し 1～3にそろえる方が確認しやすくなります。

2. 自動作成の目次を挿入する

見出しの設定が終わったら、目次を置きたい位置をクリックします。本文とは別のページに置く場合は、空行を何行も入れるのではなく改ページを使って区切ってください。

1. [参考資料]タブから[目次]を開きます。
2. [自動作成の目次 1]など、自動作成の形式を選びます。[手動作成の目次]は選びません。
3. 表示された項目を読み、必要な見出しが入り、不要な本文が混ざっていないか確認します。

次の図は、同じタイトルを大きな文字にしただけの文書と、見出しスタイルを設定した文書で目次を作成した結果です。後者では見出し 2の項目が一段下がり、それぞれのページ番号も取得されています。

図のページ番号は、このサンプル文書の配置に基づくものです。手元の資料と番号が違っていても問題ありません。確認するのは、自分の文書の見出しと掲載ページに合っているかです。手順の基本はMicrosoftの目次作成ガイドでも確認できます。

3. 本文を直した後は、変更内容に合わせて目次を更新する

自動目次は、本文の編集内容が常に即座に反映される表示ではありません。提出前には目次内をクリックし、[目次の更新]を実行してください。右クリックの[フィールドの更新]から操作できる場合もあります。

• ページ番号だけが変わった:見出しの追加や変更がなければ、[ページ番号だけを更新する]を選びます。
• 見出しを追加・削除・改名した:[目次をすべて更新する]を選びます。ページ番号だけの更新では、新しい項目や変更した見出しは反映されません。

目次に表示されたタイトルを直接書き換えると、目次全体を更新したときに本文の見出しへ戻ります。誤字や名称を直す場合は本文側を修正し、その後に目次を更新します。更新の選択肢はMicrosoftのフィールド更新の説明にも掲載されています。

4. 項目が抜ける・余計な文章が入る場合の確認

「目次項目が見つかりません」と表示される

本文のタイトル内をクリックし、適用されているスタイルを確認します。「標準」のままなら、まず見出し 1または見出し 2に変更し、目次全体を更新してください。既存の文書で独自設定の目次を使っている場合は、[ユーザー設定の目次]のオプションで、対象スタイルやアウトラインレベルも確認します。

一部の見出しだけが出ない

抜けている段落だけ違うスタイルになっていないか確認します。見出し 3など下位の階層だけが出ない場合は、[ユーザー設定の目次]の[アウトライン レベル]で表示する階層数を確認してください。先に本文の階層を変えるのではなく、目次がどの階層まで表示する設定かを調べます。

説明文まで目次に入ってしまう

該当する本文の段落に、見出しスタイルが付いていないかを確認します。通常の説明文なら、その段落を[標準]へ戻してから目次全体を更新します。タイトルと説明文がShift+Enterの改行で同じ段落になっている場合は、段落を分けてからタイトル側に見出しを設定します。

目次を更新する操作が見つからない

手動作成の目次や、自分で入力した文字列は自動目次とは別物です。手入力の目次を残したい場合は文書のコピーを作り、コピー側で見出しを設定して自動目次を挿入し直してください。

5. 保存・PDF出力の前に確認すること

最後に目次全体を更新し、先頭・途中・末尾の項目を本文と照合します。見出しの文字、階層、ページ番号の3点を確認すれば、項目の抜けや古い名称に気づきやすくなります。

PDFとして配布する場合は、Wordで更新して保存した後にPDFを書き出し、PDF側でもページ番号を確認します。目次からの移動を使う資料なら、リンクが意図した見出しへ移動するかも確認してください。Word上で正しく見えていることと、配布するファイルを確認することは分けて行います。

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