【Word】アウトライン表示の基本|本文を含めて章を並べ替える方法

書き終えた報告書を読み直して、「結果を先に示し、その後で調査方法を説明したい」と思ったときは、アウトライン表示で章をまとめて移動できます。見出しだけでなく、その章に属する節や本文を含めて扱うのがポイントです。

この記事では、見出しと本文が入っている既存の報告書を、Windowsのデスクトップ版Wordで並べ替えます。白紙から章立てを考える場合は、執筆前の構成案の作り方を参照してください。

【要点】移動前に章の境界を確認し、移動後に本文・図表・目次を点検します。表示を見出しだけに絞ることと、文書の内容を移動することは別の操作です。

1. 移したい章の先頭と末尾を決める

例として「調査の目的」「調査方法」「結果」「考察」の4章がある報告書を使います。「結果」には「回答数」「満足度」の2節と本文があり、この章全体を「調査方法」の前へ移します。「考察」は移動対象に含めません。ここでの章名には、手入力の通し番号を付けていないものとします。

章のタイトルに［見出し1］、節に［見出し2］が設定されているか、［ホーム］のスタイルで確認します。太字や大きな文字にしただけでは、章として扱われるとは限りません。通常の説明段落は本文用のスタイルにします。

見出しの範囲は、原則として次の同じレベル、または上位レベルの見出しの直前までです。「回答数」が見出し2なら、次の見出し2「満足度」は別の節です。一方、見出し1「結果」の配下には、その両方が含まれます。作業前のコピーを保存し、結果の章末にある注意書きまで確認しておきましょう。

2. アウトライン表示で章全体を移動する

1. 報告書のコピーを開き、［表示］→［アウトライン］を選びます。
2. ［レベルの表示］をレベル1にして、4つの章名の順序を確認します。
3. 「結果」の左にあるアウトライン記号から章を選び、見出しと配下の内容を移動対象にします。見出しの文字だけを選択しないようにします。
4. 記号を「調査方法」の前へドラッグし、挿入位置を確認してから離します。
5. ［レベルの表示］をすべてのレベルへ戻し、「結果」を展開して「回答数」「満足度」と各本文が一緒に移ったか確認します。

完成する順序は「調査の目的→結果→調査方法→考察」です。次の図では、移動前後で同じ範囲を囲んでいます。順序だけが変わり、「結果」の中の節の順序は変えません。

ドラッグの距離が長い場合は、選択範囲を確認してから［上へ移動］［下へ移動］を使う方法もあります。WindowsではAlt＋Shift＋上矢印・下矢印が選択段落の移動に対応します。連打せず、一度ずつ移動先を確かめてください。

3. 移動元と移動先を両方読み直す

章名が並び替わっただけでは点検は終わりません。移動先で「結果」の最初の本文から章末の注意書きまで読み、移動元に本文や空の見出しが残っていないか確認します。［すべてのレベル］にした後も閉じている見出しがあれば、その下を展開します。

「前章で説明した調査方法」「次章の結果を参照」といった文章も見直します。この例では結果が調査方法より前になるため、参照表現の修正が必要です。文字として入力した「第3章」は自動では書き換わりません。自動番号を使っていても、番号と参照先を確認してください。

意図しない範囲が動いた直後なら［元に戻す］で取り消します。本文の欠落を見つけてから見出しだけを手で動かし直すと、どの文章が元の章に属していたか分かりにくくなります。まず作業前のコピーと照合しましょう。

4. 紙面と目次は移動後に仕上げる

［表示］→［印刷レイアウト］で通常の紙面へ戻します。アウトライン表示は、用紙上の図表や改ページを仕上げる画面ではありません。表の見出し、図の説明、章の先頭と末尾、空白ページの有無を確認します。浮動配置の画像は特に、関連する本文との位置関係を見てください。

自動目次がある場合は、［参考資料］→［目次の更新］で［目次をすべて更新する］を選びます。章を移動しただけで、表示中の目次まで必ず最新になるわけではありません。手入力した目次は手で修正します。

見出しの階層はそのままで、章の順序だけを変える例なので、移動後に「結果」が見出し2へ変わっていたら意図と異なります。字下げを空白で直さず、スタイルとレベルを元の設計に戻します。

5. 操作を取り違えないための確認表

動かせないときは、まず読み取り専用や編集制限を確認します。保護された文書は管理者へ編集方法を相談し、移動のために校閲履歴を一括承諾しないでください。Mac版やWeb版にはWindowsと異なる操作があるため、ここで示したキーをそのまま使わないようにします。

6. 章名だけでなく中身まで移ったことを確認する

アウトラインで既存文書を組み替えるときは、移動対象の章と次の章の境界を決めるところから始めます。この報告書なら「回答数」「満足度」と本文を含む「結果」を移し、「考察」はその場に残します。全体を展開して内容を確かめ、最後に紙面・参照表現・目次を整えて保存しましょう。

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