【Zoom】会議入室前に同意書を表示するアテステーション設定

Zoomで重要な会議を開催するとき、参加者に事前に規定やポリシーへの同意を求めたい場合があります。例えば、機密情報を扱う会議では、入室前に秘密保持契約への同意を必須にしたいと考えるでしょう。このようなときに便利なのが「アテステーション」設定です。この機能を有効にすると、参加者は会議に入る前に同意書を読み、同意するかどうかを選択する画面が表示されます。本記事では、アテステーションを設定する具体的な手順と、注意すべきポイントをわかりやすく解説します。

アテステーション設定の基本と必要な準備

アテステーション(Attestation)とは、会議の参加者が入室前に特定の内容に同意することを求める機能です。この機能を使うと、会議の前に秘密保持契約や行動規範などを表示し、同意を記録できます。設定はZoom Webポータルから行います。事前に、表示したい同意文を用意しておくことが必要です。また、この設定はアカウント全体に適用されるものと、ミーティング単位で個別に設定するものがあります。ここでは、アカウント全体のデフォルト設定と、個別ミーティングでのカスタマイズ方法を説明します。

アテステーション同意書を設定する手順

以下の手順で、アテステーションを有効にして同意文をカスタマイズできます。最初にアカウント全体の設定を行い、その後、必要に応じて個別のミーティングで上書きしてください。

ステップ1: Zoom Webポータルにサインイン

1. Zoom Webポータルにアクセス
   ブラウザでZoom Webポータル(zoom.us/profile)にサインインします。管理者権限を持つアカウントでログインしてください。
2. 設定画面を開く
   左側のメニューから「設定」をクリックします。次に「ミーティング」タブを選択します。

ステップ2: アテステーション設定を有効化

1. 「アテステーション」セクションを見つける
   「ミーティング」設定画面を下にスクロールし、「セキュリティ」の項にある「アテステーション」を探します。
2. トグルスイッチをオンにする
   「アテステーション」のトグルスイッチをクリックして有効にします。ポップアップが表示されたら「有効にする」をクリックします。
3. 同意文を入力する(カスタム)
   デフォルトでは、Zoomが用意した標準の同意文が表示されます。独自の同意文を使いたい場合は、「カスタム同意文」にチェックを入れ、テキストボックスに任意の文章を入力します。例:「この会議には秘密保持契約(NDA)の同意が必要です。内容を外部に漏らさないことを約束してください。」など。
4. 同意必須オプション
   「参加者が同意することを必須にする」のチェックボックスをオンにすると、同意しない参加者は会議に入室できなくなります。オフの場合は、同意しなくても入室できますが、同意の有無がレポートに記録されます。
5. 保存
   「保存」ボタンをクリックして設定を反映します。

ステップ3: 個別のミーティングで設定をカスタマイズする

1. ミーティングのスケジュール画面を開く
   Zoom Webポータルで「ミーティング」→「ミーティングをスケジュール」をクリックします。
2. オプション設定を展開
   「ミーティングオプション」セクションまでスクロールし、「詳細設定」をクリックします。
3. 「アテステーション」のチェックを入れる
   「アテステーション」にチェックを入れます。ここで同意文をアカウント全体と異なるものに変更したい場合は、「カスタム同意文」を選択し、テキストを入力します。
4. ミーティングを保存
   他の設定を行い、「保存」または「スケジュール」をクリックします。

設定時の注意点とよくある誤解

同意文は会議開始前に表示される

アテステーションを有効にすると、参加者が「ミーティングに参加」ボタンをクリックした後、すぐに同意画面が表示されます。同意するかどうかを選択するまで、会議の画面には入れません。同意必須にしている場合、同意しないと入室できないため、参加者には事前に同意文を共有しておくとスムーズです。

同意の有無はレポートで確認できない?

Zoomの管理レポートでは、個々の参加者が同意したかどうかの詳細は確認できません。ただし、アテステーションの設定自体が有効であることや、参加者が同意せずに入室できないようにしたなどの制御は可能です。厳密な同意記録が必要な場合は、別の署名ツールと組み合わせることを検討しましょう。

カスタム同意文はHTMLをサポートしない

カスタム同意文にHTMLタグや書式は使用できません。テキストのみのプレーンな文章になります。リンクを記載することは可能ですが、クリック可能な形にはなりません。重要な情報はすべてテキストで記述しましょう。

既存のミーティングには適用されない

アカウント全体のアテステーション設定は、設定後に作成されるミーティングにのみ適用されます。すでに作成済みのミーティングには反映されません。既存のミーティングにも適用したい場合は、個別に編集してアテステーションを有効にする必要があります。

アテステーションの種類と比較

まとめ

アテステーション設定を利用することで、Zoom会議の入室前に参加者に同意を求めることができます。本記事で説明した手順に従えば、Zoom Webポータルから簡単に設定できます。特に、カスタム同意文と同意必須のオプションを組み合わせると、コンプライアンスを強化できます。さらにセキュリティを高めたい場合は、パスコードや待機室の設定と併用することをおすすめします。ぜひ、あなたの会議に合ったアテステーションを設定してみてください。