【Zoom】待機室から参加者に個別メッセージを送る手順

Zoomのミーティングで待機室を有効にしていると、参加者が入室する前にホストが個別に連絡を取りたい場面があります。例えば、参加者の名前を確認したいときや、入室の順番を伝えたいときです。待機室から直接メッセージを送ることができれば、ミーティングを中断せずにスムーズにやり取りできます。この記事では、待機室から参加者に個別メッセージを送る具体的な手順と注意点を解説します。

待機室からの個別メッセージ送信とは

待機室は、ホストが参加者の入室を承認するまで一時的に待機させる機能です。待機室にいる参加者に対して、ホストは個別にメッセージを送信できます。このメッセージは、参加者側では画面上部に通知として表示され、参加者はその内容を確認した後、返信することも可能です。ただし、返信はホストのみに届き、他の参加者には見えません。この機能を使うには、ミーティングで待機室が有効になっていることと、自分がホストまたは共同ホストであることが前提です。招待リンクから参加した参加者が待機室に入っている状態で操作します。

Zoomで待機室から個別メッセージを送る手順

以下は、Zoomデスクトップアプリ(Windows/Mac)での操作手順です。モバイルアプリでも同様の手順で行えます。

1. ミーティングを開始し、待機室に参加者がいることを確認する
   ミーティングを開始したら、参加者が待機室に入っているかどうかを確認します。参加者パネルを開くと、待機室の参加者一覧が表示されます。
2. 参加者パネルを開く
   Zoomの下部ツールバーにある「参加者」ボタンをクリックして、参加者パネルを表示します。すでに開いている場合はそのままで問題ありません。
3. 対象の参加者の三点リーダーをクリックする
   参加者パネルの「待機室」セクションに、現在待機している参加者の名前が一覧で表示されます。メッセージを送りたい参加者の右側にある三点リーダー(縦の三点)をクリックします。
4. 「メッセージを送信」を選択する
   表示されたメニューから「メッセージを送信」をクリックします。すると、画面上にメッセージ入力用のポップアップが開きます。
5. メッセージを入力する
   ポップアップ内のテキストボックスに、送りたいメッセージを入力します。メッセージは最大500文字まで入力できます。必要に応じて、定型文をコピー&ペーストしても構いません。
6. 送信ボタンをクリックする
   入力が完了したら、ポップアップ右下の「送信」ボタンをクリックします。メッセージが参加者に送信され、参加者の画面に通知が表示されます。送信後、ポップアップは自動的に閉じます。

参加者がメッセージに返信した場合、ホストの参加者パネルに返信内容が表示されます。返信を確認するには、同様に三点リーダーをクリックして「メッセージを確認」を選択します。

注意点とよくあるトラブル

メッセージが送れない場合の原因

待機室の参加者にメッセージを送信できない原因として、以下のようなケースが考えられます。まず、自分がホストまたは共同ホストであるかを確認してください。参加者権限ではメッセージ送信はできません。また、待機室が有効になっていない場合も送信できません。ミーティングのセキュリティ設定で「待機室」がオンになっていることを確認しましょう。さらに、参加者がすでにミーティングに入室済みの場合、待機室にはいないためメッセージは送れません。その場合は通常のチャット機能を使用してください。

返信の確認方法

参加者から返信があった場合、ホストの参加者パネルでその参加者の名前の横にメッセージアイコンが表示されます。三点リーダーをクリックし、「メッセージを確認」を選択すると、過去のやり取りを含むチャット履歴が表示されます。返信はホストのみが確認でき、他の参加者には見えません。なお、返信は参加者が待機室にいる間のみ可能で、入室後は待機室で送ったメッセージの履歴はチャットタブに移行しません。

複数参加者への一括送信は不可

現在のZoomの仕様では、待機室にいる複数の参加者に同時に同じメッセージを送ることはできません。一人ずつ個別にメッセージを送信する必要があります。もし全員に同じ内容を伝えたい場合は、参加者を一括で入室許可してからミーティング内でチャットを使うか、あらかじめ招待メールなどで連絡しておくと良いでしょう。

モバイルアプリでの操作

iOSまたはAndroidのZoomモバイルアプリでも、ほぼ同様の手順で待機室からメッセージを送信できます。参加者パネルを開き、対象の参加者をタップして「メッセージを送信」を選択します。ただし、画面サイズが小さいため、三点リーダーの位置が異なる場合があります。最新のアプリバージョンでは、参加者名を長押しするとメニューが表示されることもあります。

待機室メッセージとミーティングチャットの比較

このように、待機室メッセージは入室前の個別連絡に特化した機能です。一方、ミーティングチャットは入室後の全体連絡やファイル共有に適しています。場面に応じて使い分けることで、スムーズな進行が可能になります。

まとめ

待機室から参加者に個別メッセージを送る手順は、参加者パネルの三点リーダーから「メッセージを送信」を選ぶだけの簡単な操作です。この機能を使えば、参加者の入室前に名前の確認や入室順の案内を個別に行えます。注意点として、メッセージは複数人に一括送信できないこと、参加者が入室すると履歴が消えることを覚えておきましょう。次にミーティングを開催する際には、待機室メッセージを活用して、より円滑な運営を目指してみてください。