【Zoom】朝の予定を自動でブリーフィング表示する設定

毎朝、Zoomを起動してからその日の予定を確認するためにカレンダーを開くのは手間がかかります。Zoomには、カレンダーと連携して朝一番にその日の予定を自動表示する機能が用意されています。この設定を有効にすれば、Zoomを開くだけで今日の会議やイベントが一目でわかるようになります。この記事では、その設定手順を詳しく解説します。

Zoomの自動ブリーフィング機能の概要と前提条件

Zoomの自動ブリーフィング機能は、Zoom Schedulerという拡張機能を利用して実現します。Zoom Schedulerは、Zoomアカウントに連携されたカレンダー(GoogleカレンダーやMicrosoft 365のOutlookカレンダーなど)からその日の予定を取得し、Zoomクライアント起動時に概要を表示します。この機能を使うには、以下の前提条件を満たしている必要があります。

• Zoomアカウントが有料プラン(Pro以上)であること。Zoom Schedulerは無料版では利用できません。
• カレンダーサービスがGoogleカレンダーまたはOutlookカレンダー(Microsoft 365)であること。他のカレンダーには対応していません。
• Zoomデスクトップクライアントが最新バージョンであること。古いバージョンでは機能が正しく動作しない場合があります。

自動表示は、Zoomクライアントを起動した直後に行われるため、朝一番にパソコンを立ち上げてZoomを開けば、すぐに今日の予定が確認できます。

朝の予定を自動表示する設定手順

ここでは、Zoom Schedulerを使って朝の予定を自動表示する方法を説明します。設定はZoomウェブポータルとデスクトップクライアントの両方で行います。

1. Zoom Schedulerをインストールする
   Zoomウェブポータル(zoom.us)にログインし、左メニューの「Zoom Scheduler」をクリックします。表示された画面で「インストール」ボタンをクリックし、案内に従ってブラウザ拡張機能をインストールしてください。対応ブラウザはChrome、Firefox、Edgeです。
2. カレンダーを連携する
   Zoom Schedulerの設定画面で、「カレンダーを追加」をクリックします。GoogleカレンダーまたはOutlookカレンダーを選択し、Zoomアカウントとの連携を許可します。これにより、Zoomがカレンダーの予定を読み取れるようになります。
3. 自動表示の設定を有効にする
   Zoomデスクトップクライアントを開き、右上のプロフィールアイコンをクリックして「設定」を選択します。左メニューから「一般」を選び、「Zoom起動時に今日の予定を表示する」というチェックボックスをオンにします。このオプションがない場合は、Zoom Schedulerが正しくインストールされているか確認してください。
4. 表示内容をカスタマイズする(オプション)
   同じ設定画面で、表示する予定の種類(会議のみ、またはすべてのイベント)や、表示する時間帯を調整できます。デフォルトでは当日の全予定が表示されますが、午前中の予定だけに絞ることも可能です。
5. 実際に動作を確認する
   Zoomクライアントを一度終了し、再度起動します。画面中央に「今日の予定」と題したポップアップが表示されれば設定成功です。表示されない場合は、カレンダーの同期が完了しているか、設定が正しく保存されているかを再確認してください。

自動表示がうまくいかない場合の対処法

設定しても予定が表示されない場合、以下のポイントをチェックしてください。まず、Zoom Schedulerの拡張機能がブラウザで有効になっているか確認します。次に、カレンダーの権限設定でZoomにカレンダーの読み取りが許可されているか見直します。それでも解決しない場合は、Zoomクライアントを再インストールするか、Zoomサポートに問い合わせてください。

設定時の注意点とよくある誤解

自動ブリーフィング設定にはいくつかの注意点があります。以下に、よくある誤解と合わせて解説します。

カレンダーが正しく連携されない

カレンダー連携が正しく行われないと、予定が表示されません。特に、会社のGoogle Workspaceアカウントでは管理者が外部アプリとの連携を制限している場合があります。その場合は、管理者に連絡してZoom Schedulerの利用を許可してもらう必要があります。

表示される予定が古い

カレンダーの同期には数分の遅延が生じることがあります。そのため、新しく追加した予定がすぐに表示されない場合があります。その際は、Zoomクライアントを再起動するか、手動でカレンダーを同期してください。

自動表示が煩わしい場合

毎日起動時に表示されるポップアップを邪魔に感じる場合は、設定のチェックボックスをオフにすれば解除できます。または、表示時間を短く設定することも可能です。

自動ブリーフィングの代替方法との比較

まとめ

この記事では、Zoom Schedulerを使って朝の予定を自動表示する設定を解説しました。Zoom起動時に今日の予定が自動表示されるため、毎朝カレンダーを開く手間が省けます。設定はZoom Schedulerのインストール、カレンダー連携、クライアント設定の3ステップで完了します。うまく表示されない場合は、カレンダーの権限や同期のタイミングを確認してください。この機能を活用して、朝の時間を有効に使いましょう。次は、Zoom Schedulerの詳細設定や、会議ごとのリマインダー設定にも挑戦してみてください。