【Zoom】Zoomホワイトボードを開く手順と参加者と共同編集する方法

Zoomのホワイトボード機能は、リモート会議でアイデアを共有したり、図やマインドマップを描いたりするのに便利なツールです。しかし、どこから開けばいいのか、どうやって参加者と共同編集すればいいのか、迷ったことはありませんか。この記事では、Zoomホワイトボードを開く具体的な手順と、参加者と一緒に編集する方法をわかりやすく解説します。これを読めば、すぐにホワイトボードを活用できるようになります。

Zoomホワイトボードとは?できることと基本知識

Zoomホワイトボードは、Zoomアプリ内で利用できるデジタルキャンバスです。図形やテキスト、付箋、画像などを自由に配置でき、複数の参加者が同時に編集できます。ホワイトボードはミーティング中に画面共有として表示する方法と、ミーティングに参加せずにZoomクライアントから直接開く方法の2通りがあります。共同編集には参加者全員のZoomアカウントが必要で、無料版でも利用できます。なお、ホワイトボードのデータは自動的に保存され、後から再度開いて編集できます。

Zoomホワイトボードを開く2つの方法

方法1:ミーティング中に画面共有からホワイトボードを開く

ミーティング中にホワイトボードを開くには、画面共有の機能を使います。以下の手順で操作してください。

1. 画面共有をクリック
   ミーティング画面下部のツールバーにある「画面の共有」ボタンをクリックします。
2. 「ホワイトボード」を選択
   表示された画面共有オプションの中から「ホワイトボード」タブを選び、「共有」ボタンをクリックします。これでホワイトボードが全参加者に表示されます。
3. ツールバーで編集開始
   ホワイトボードが開かれると、画面上部に描画ツールバーが表示されます。ペンやテキスト、図形を使って自由に書き込みを始められます。参加者も同じツールを使って編集できます。

この方法では、画面共有を行ったホストまたは共同ホストが操作権限を持ちます。他の参加者は、ホストが「共同注釈」を許可していれば、画面上で一緒に編集できます。共同注釈の許可は、画面共有後にツールバーの「その他」メニューから設定します。

方法2:ミーティング外でZoomクライアントからホワイトボードを開く

ミーティングに参加せずにホワイトボードを開くには、Zoomクライアントの「ホワイトボード」機能を利用します。この方法で作成したホワイトボードは、後で共有リンクを使って共同編集できます。

1. Zoomクライアントを起動
   Zoomデスクトップアプリを開き、サインインします。
2. 「ホワイトボード」タブをクリック
   左側のメニューにある「ホワイトボード」アイコン(四角いキャンバスのアイコン)をクリックします。
3. 新しいホワイトボードを作成
   「新しいホワイトボード」ボタンをクリックすると、空のキャンバスが開きます。ここに自由に描画やテキストを追加できます。

作成したホワイトボードは自動的に保存されます。後で同じタブから開き直したり、他の人と共同編集したりできます。

参加者と共同編集を開始する方法

ホワイトボードを開いたら、参加者を招待して一緒に編集できます。方法はミーティング中とミーティング外で異なります。

ミーティング中の共同編集

ミーティング中に画面共有でホワイトボードを表示している場合、参加者はデフォルトでは編集できません。共同編集を許可するには、以下の設定を行ってください。

1. 画面共有ツールバーの「その他」をクリック
   画面共有中の上部ツールバーにある「その他」(三点リーダー)アイコンをクリックします。
2. 「共同注釈を許可」をチェック
   メニューから「共同注釈を許可」を選択します。これで全参加者がホワイトボードに直接書き込めるようになります。

参加者は自分のツールバーからペンやテキストを選んで編集できます。ホストはいつでも「共同注釈を禁止」に戻して制限できます。

ミーティング外での共同編集(招待リンク)

ミーティング外で作成したホワイトボードを共有するには、招待リンクを使います。以下の手順で行ってください。

1. ホワイトボードを開く
   Zoomクライアントの「ホワイトボード」タブから、共有したいボードを開きます。
2. 「共有」ボタンをクリック
   画面上部の「共有」ボタンをクリックします。
3. リンクをコピーして送信
   表示された共有設定画面で「リンクをコピー」をクリックし、招待したい相手にメールやチャットで送ります。相手がリンクをクリックすると、Zoomアプリが開いて編集に参加できます。

注意点として、ミーティング外のホワイトボードは、招待リンクを受け取った相手がZoomアカウントを持っている必要があります。また、リンクを知っている全員が編集できるため、必要に応じて公開範囲を制限することも可能です。

ホワイトボード共同編集で注意すべきポイント

編集権限が適切に設定されていないと編集できない

ミーティング中のホワイトボードでは、ホストが「共同注釈を許可」していないと参加者は編集できません。ミーティング外のホワイトボードでは、共有リンクを送る際に「編集」権限が付与されているか確認してください。表示のみのリンクでは編集できません。

保存は自動だがタイミングによっては失われる可能性がある

ホワイトボードの内容は一定間隔で自動保存されますが、大量の描画や回線切断が発生した場合、最後の保存以降の編集が失われることがあります。重要な内容を編集する際は、定期的に手動で保存することをおすすめします。手動保存はツールバーの「保存」アイコンから行えます。

ミーティング外のホワイトボードは別の画面で開かれる

ミーティング外で作成したホワイトボードをミーティング中に使いたい場合、画面共有でそのホワイトボードを開く必要があります。ただし、その際に共同注釈を許可しても、ホワイトボード自体はミーティングとは別のウィンドウで動作するため、操作に違和感を感じることがあります。事前にテストしておきましょう。

ミーティング中とミーティング外でのホワイトボード開き方の違い

まとめ

この記事では、Zoomホワイトボードを開く2つの方法と、参加者と共同編集する手順を解説しました。ミーティング中は画面共有からすぐに開始でき、ミーティング外では独立したボードを作成してリンク共有ができます。まずはミーティング中に画面共有からホワイトボードを開いて、ペンや付箋を試してみてください。慣れてきたらミーティング外でもホワイトボードを作成し、招待リンクでチームメンバーとアイデアを共有してみましょう。Zoomホワイトボードを活用すれば、リモートワークでのコラボレーションがよりスムーズになります。