【Zoom】ブレイクアウトの所要時間を後から延長する手順

ブレイクアウトルームでのグループディスカッションが盛り上がり、設定した時間では足りなくなることはよくあります。特にタイムマネジメントが重要な会議では、あと数分だけ延長したい場面も多いでしょう。Zoomでは、ミーティング中でもブレイクアウトルームの所要時間を後から簡単に延長できます。この記事では、その操作手順を詳しく解説するとともに、注意すべきポイントも紹介します。

ブレイクアウトルームの時間制限と延長機能の概要

ブレイクアウトルームは、Zoomミーティング内で少人数のグループに分かれて議論するための機能です。ホストは事前にブレイクアウトルームの数やメンバー割り当てを設定でき、同時に各部屋の所要時間(時間制限)を設定できます。この時間制限を設定すると、その時間が経過した時点で参加者が自動的にメインルームに戻されます。しかし、議論の進行状況によっては、設定した時間では足りなくなることがあります。そのような場合に備えて、Zoomではミーティング中に時間制限を後から変更する機能が用意されています。この機能を使えば、事前に時間制限を設定していなかった場合でも、その場で延長できます。

時間制限を最初から「なし」に設定している場合は、ブレイクアウトルームが無制限で動作し、延長の必要はありません。ただし、時間制限を設定してからミーティングを開始した場合のみ、後からの延長操作が有効になります。また、時間制限は分単位で設定でき、最大で99分まで選択可能です。それ以上の時間が必要な場合は「なし」を選択します。

ブレイクアウトルーム機能は、Zoomの有料プラン(Pro、Business、Enterprise)で利用できます。無料プランではブレイクアウトルームを使用できません。また、同時に作成できるルーム数はアカウントのプランやミーティングの参加人数によって異なります。一般的な有料アカウントでは最大50のルームを作成可能ですが、実際の制限は参加者数に応じて変わります。

Zoomでブレイクアウトルームの所要時間を後から延長する手順

以下の手順は、ブレイクアウトルームが既に開始されている状態で行います。ホストまたは共同ホストの権限が必要です。共同ホストはホストによって事前に割り当てられている必要があります。操作はZoomデスクトップクライアントで行うことを想定していますが、モバイルアプリでも同様の操作が可能です。

1. ミーティング画面下部にある「ブレイクアウトルーム」ボタンをクリックします
   このボタンは、ブレイクアウトルームが開始されている場合に表示されます。もしボタンが表示されない場合は、画面下部のツールバーが折りたたまれている可能性があります。「その他」メニュー内に隠れている場合もあります。
2. ブレイクアウトルーム管理画面が開いたら、右上の設定アイコンをクリックします
   このアイコンは歯車の形をしています。ホストまたは共同ホストのみに表示されます。参加者には表示されません。管理画面には、各ブレイクアウトルームの状態やメンバー一覧が表示されています。
3. 「ブレイクアウトルームの時間制限」のドロップダウンメニューから新しい時間を選択します
   現在設定されている時間が表示されています。延長するには、現在より長い時間を選ぶか、ドロップダウンの一番下にある「なし」を選択して無制限にします。時間を短くするオプションはありません。例えば、残り時間が10分のときに20分を選ぶと、新たに20分のカウントダウンが始まります。
4. 「保存」ボタンをクリックして変更を適用します
   保存後、すべてのブレイクアウトルームの残り時間が一斉に更新されます。参加者には自動的に変更が反映され、タイマーが新しい残り時間を表示します。ただし、参加者にポップアップ通知などは送られないため、必要に応じてホストが口頭で伝えるとよいでしょう。

ブレイクアウトルーム時間延長時の注意点とよくある誤操作

延長操作がグレーアウトしている場合

ホストまたは共同ホストであっても、ブレイクアウトルームの時間制限が最初から「なし」に設定されている場合、「ブレイクアウトルームの時間制限」オプション自体が表示されない、またはグレーアウトしています。その場合は、一度時間制限を設定してから再度延長する必要があります。具体的には、管理画面の設定で「カスタム」を選び、任意の時間(例:5分)を設定して保存します。その後、同じ画面で時間を変更できるようになります。

時間を短縮することはできない

ブレイクアウトルームの時間制限は、後から長くすることはできますが、短くすることはできません。もし予定より早く終了したい場合は、ブレイクアウトルームを強制終了する必要があります。管理画面で「すべてのルームを閉じる」ボタンをクリックすると、参加者全員がメインルームに戻されます。この操作は元に戻せないため、注意が必要です。

参加者への通知は行われない

時間制限を延長しても、参加者にポップアップや音声での通知は送られません。ブレイクアウトルーム内のタイマー表示が更新されるだけです。そのため、延長したことを参加者に伝えるには、ホスト自身がメインルームからアナウンスするか、チャット機能を使って知らせると良いでしょう。共同ホストが複数のルームを巡回して伝える方法もあります。

録画中のブレイクアウトルームへの影響

クラウド録画またはローカル録画を行っている状態でブレイクアウトルームの時間を延長しても、録画は継続されます。ただし、もし時間制限が切れてブレイクアウトルームが強制終了された場合、録画も停止する可能性があります。録画を確実に残したい場合は、延長操作を余裕を持って行ってください。

ブレイクアウトルームが複数存在する場合の注意

ブレイクアウトルームが複数ある場合、時間制限の変更はすべてのルームに一括で適用されます。個別のルームだけ時間を延長することはできません。もし特定のルームだけ時間を延長したい場合は、すべてのルームの時間を延長した上で、該当しないルームを閉じるなどの対処が必要です。ただし、閉じる操作はルーム単位でも可能です。

共同ホストによる延長操作の制限

共同ホストが時間制限を変更できるかどうかは、ホストがミーティング内で共同ホストに「ブレイクアウトルームの管理」権限を付与しているかどうかに依存します。ホストは事前にZoomの設定画面で、共同ホストにブレイクアウトルームの管理を許可するオプションを有効にしておく必要があります。詳細はアカウント設定を確認してください。

時間延長後の残り時間の表示

時間を延長すると、ブレイクアウトルーム内のタイマーは新しく設定した時間からカウントダウンを再開します。つまり、残り時間がリセットされるわけではなく、新しい時間がそのまま残り時間として表示されます。例えば、元の時間が20分で残り5分の時点でさらに15分延長した場合、残り時間は20分(5+15)ではなく、15分となります。この点に注意してください。

延長操作のやり直し

一度延長した後でも、再度同じ手順でさらに延長することが可能です。ただし、時間を短縮できないため、必要以上に長く設定しないように注意しましょう。

事前設定と後からの延長の比較

この記事では、Zoomのブレイクアウトルームの所要時間を後から延長する方法を解説しました。管理画面の設定アイコンから時間制限を変更するだけで、残り時間を簡単に延長できます。ただし、時間を短縮できない、参加者に通知されないなどの注意点があります。次回のミーティングでは、事前に時間制限を設定しておくことをおすすめします。また、延長が必要になった場合には、本記事の手順を参考に素早く対応してください。