【Zoom】ブレイクアウトのテーマや課題を画面に表示し続ける手順

ブレイクアウトルームを活用する際、参加者にテーマや課題を常に表示しておきたい場面は多いのではないでしょうか。しかし、デフォルトの設定ではテーマは最初にしか表示されず、参加者が忘れてしまうこともあります。この記事では、ブレイクアウトルームでテーマや課題を画面に表示し続ける2つの方法を、わかりやすく解説します。設定画面の変更と画面共有のテクニックを身につければ、参加者が常に目的を確認しながら作業できるようになります。

ブレイクアウトルームのテーマ表示機能の概要

ブレイクアウトルームでは、ホストがルームごとに「テーマ」を設定できます。このテーマは、ルームの目的や議論の課題を簡潔にまとめたものです。デフォルトでは、参加者が最初にルームに入室したときにテーマがポップアップ表示されますが、その後は消えてしまいます。そこで、設定を変更することでテーマを画面の一部に常時表示させたり、画面共有を使って常に見える状態にしたりする方法があります。これらの方法を理解することで、参加者が迷わずに議論を進められるようになります。

テーマを画面に表示し続ける具体的な手順

ここでは、2つの方法を順に説明します。どちらもホストとしての操作が必要です。

方法1:ブレイクアウトルーム設定でテーマを常時表示する

1. Zoomミーティングを開始する
   まず、ホストとしてミーティングを開始します。ブレイクアウトルームを作成するためです。
2. ブレイクアウトルームの設定画面を開く
   ツールバーの「ブレイクアウトルーム」アイコンをクリックし、「ブレイクアウトルームを作成」を選択します。ルーム数や割り当て方法を設定したら、「オプション」をクリックします。
3. 「参加者にテーマを表示」にチェックを入れる
   オプション画面で「参加者にテーマを表示」のチェックボックスをオンにします。これで、各ルームの画面右上にテーマが常に表示されるようになります。
4. テキストを入力して保存する
   「テーマ」欄に表示したいテキストを入力します。例えば「ディスカッションのテーマ:新製品のアイデアを3つ出そう」などです。入力後、「ルームを作成」をクリックしてブレイクアウトルームを開始します。

参加者がブレイクアウトルームに入ると、画面右上にテーマが表示され続けます。この方法は最も簡単で、参加者が常にテーマを確認できます。

方法2:画面共有を使ってテーマを表示し続ける

設定画面を使わずに、画面共有でテーマを表示し続けることもできます。特に、画像や詳細な指示を表示したい場合に有効です。

1. テーマを記載した資料を用意する
   画面共有する前に、テーマや課題を記載したテキストファイルや画像を準備します。PowerPointやWord、メモ帳など何でも構いません。
2. 画面共有を開始する
   ツールバーの「画面の共有」をクリックし、先ほど準備した資料のウィンドウを選択します。チェックボックス「コンピューターのサウンドを共有」や「最適化」は必要に応じて設定します。
3. 共有画面を参加者に常に見える位置に配置する
   共有画面をミーティングウィンドウの端に移動しておきます。参加者は画面共有を常に表示できます。もし参加者が画面共有をピン留めしていれば、テーマが常に見える状態になります。
4. 必要に応じて注釈機能を使う
   画面共有中に「注釈」ツールでテキストを追加することもできます。ただし、注釈はホストのみが追加できます。参加者が注釈を消さない限り、表示され続けます。

画面共有の方法は、テーマだけでなく、議題やタイマーなども表示できるため柔軟性が高いです。

テーマ表示で注意すべきポイントとよくある失敗

「参加者にテーマを表示」が効かない場合

設定でチェックを入れてもテーマが表示されないことがあります。原因として、ブレイクアウトルームの作成後に設定を変更した場合があります。設定はルーム作成前に行う必要があります。作成後に変更するには、一度すべてのルームを閉じてから再作成してください。

画面共有の際にテーマが小さすぎて見えない

画面共有でテキストを表示するときは、フォントサイズを大きく(少なくとも24pt以上)設定しましょう。また、背景色とのコントラストを高くすると見やすくなります。参加者の画面サイズも考慮してください。

参加者が画面共有を閉じてしまう

参加者は画面共有を閉じることができます。その場合、テーマが見えなくなります。対策として、ホストが「画面共有をピン留め」するよう参加者に促すか、方法1の設定変更を併用すると確実です。

注釈機能はホストのみが追加可能

画面共有の注釈はホストだけが追加できます。共同ホストも可能ですが、参加者は追加できません。テーマを注釈で表示する場合、ホストが自分で追加する必要があります。また、注釈は画面共有を終了すると消えるため、ブレイクアウトルーム全体で使い続けるには不向きです。

設定画面の表示と画面共有の比較

まとめ

ブレイクアウトルームでテーマや課題を画面に表示し続けるには、設定画面の「参加者にテーマを表示」オプションを有効にする方法と、画面共有で資料を表示する方法の2つがあります。前者は手軽で確実な一方、後者は表現の自由度が高いです。目的や参加者の環境に合わせて使い分けてください。次のステップとして、タイマーや進行手順も合わせて表示したい場合は、画面共有にタイマーアプリを組み込むとさらに効果的です。ぜひ実際のミーティングで試してみてください。