【Zoom】ブレイクアウト終了後に内容をまとめる運営テクニック

ブレイクアウトルームを使ったグループワークの終了後、各グループの議論内容を効率よく集約する方法にお困りではありませんか。多くのホストは、ブレイクアウトルームが閉じた後に各グループからの報告を聞く時間を取りますが、情報が散逸してしまいがちです。この記事では、Zoomに標準で備わっている機能や外部ツールを組み合わせて、ブレイクアウトルームの成果を確実にまとめる運営テクニックをご紹介します。準備から共有までの具体的な手順を解説しますので、ぜひ次のミーティングでお試しください。

まとめが必要な理由とZoomで可能なこと

ブレイクアウトルームは参加者同士の議論を活性化する便利な機能ですが、終了後に各グループで何が話し合われたかを把握しなければ、その後の全体共有や意思決定が難しくなります。従来はホストが口頭で報告を求めたり、各グループが個別に資料を作成したりしていましたが、時間がかかる上に情報の抜け漏れが生じやすいです。Zoomには、ホワイトボード、クラウド録画、チャットなど、議論内容を記録・共有する機能がいくつか用意されています。これらを適切に組み合わせることで、ブレイクアウトルーム終了後のまとめ作業を大幅に効率化できます。

ブレイクアウトルームの内容をまとめる具体的な手順

ここでは、3つの代表的な方法を順を追って説明します。いずれもホストが事前に設定しておく必要があります。

方法1:ホワイトボードをグループごとに割り当てる

1. 事前にホワイトボードを作成する
   ミーティング開始前に、Zoomホワイトボードをグループ数分作成します。例えば「グループA用」「グループB用」などと名前を付けます。
2. ブレイクアウトルーム設定で各ルームにホワイトボードを割り当てる
   ミーティング中にブレイクアウトルームを作成する際、各ルームに事前に作ったホワイトボードを割り当てます。これで各グループが自分のホワイトボードに自由に書き込めるようになります。
3. 終了後にホワイトボードを開く
   ブレイクアウトが終了したら、ホストが割り当てたすべてのホワイトボードを開き、内容を確認します。画面共有で参加者に見せながらまとめることもできます。

方法2:グループごとにクラウド録画を有効にする

1. 録画設定を確認する
   Zoomの設定でクラウド録画が有効になっていることを確認します。録画の言語を日本語に設定すると、書き起こし精度が向上します。
2. ブレイクアウトルーム作成時に録画を許可する
   ブレイクアウトルームのオプションで「参加者に録画を許可する」をオンにします。ただし各グループの録画を自動的に開始する機能はないため、各グループのメンバーに録画開始を依頼するか、共同ホストを配置します。
3. 録画をダウンロードして書き起こしを参照する
   ミーティング終了後、クラウド録画が処理されるのを待ち、Zoomのウェブポータルから各グループの録画ファイルと書き起こしテキストをダウンロードします。書き起こしを検索すると議論のポイントを素早く把握できます。

方法3:グループチャットにメモを共有させる

1. ブレイクアウトルーム設定でチャットを有効にする
   ブレイクアウトルーム作成時に「参加者はチャットを使える」をオンにします。また、各ルームのチャットがメインルームと分離されるように設定します。
2. 議論の前にテンプレートを共有する
   各グループに「議論の結論」「課題」「質問」など、記録してほしい項目をチャットで送っておきます。メンバーはそれに沿ってメモを入力します。
3. 終了後にグループチャット内容をエクスポートする
   ブレイクアウト終了後、各グループのチャット履歴を保存できます。Zoomのウェブポータルからミーティングのチャットをエクスポートすると、すべてのグループチャットが一つのテキストファイルにまとまります。

まとめ作業で起こりがちな失敗と対策

グループごとに使うツールが異なり、情報が分散する

各グループがホワイトボード、チャット、録画など異なる方法で記録すると、集約が難しくなります。対策として、事前に統一ルールを決め、全グループが同じ方法を使うように周知します。ホストはブレイクアウト開始前にアナウンスを行いましょう。

記録の権限が不足してまとめられない

ブレイクアウトルーム内のホワイトボードや録画にアクセスできない場合があります。ホストは共同ホストや参加者に適切な権限を与えておきます。ホワイトボードは「編集可能」、録画は「録画開始の許可」を設定します。

時間が足りず、まとめが中途半端になる

ブレイクアウト終了直後の全体時間が短いと、十分に内容を共有できません。対策として、ミーティングのアジェンダにあらかじめ10分程度の共有時間を確保します。また、事前に各グループに「結論を3行にまとめる」などのルールを伝えておくとスムーズです。

各方法の比較:ホワイトボード・録画・チャット

まとめ

本記事では、ブレイクアウトルームの内容を漏れなくまとめる3つのテクニックをご紹介しました。ホワイトボード、クラウド録画、グループチャットのいずれも、事前の準備とルール設定が成功の鍵です。まずは、自分のミーティングスタイルに合った方法を1つ選んで試してみてください。慣れてきたら、複数の方法を併用することで、より確実な情報集約が実現できます。Zoomのこれらの機能を活用して、グループワークの成果を最大限に引き出しましょう。