【Zoom】ブレイクアウトルームの作り方と参加者の振り分け方法

Zoomのミーティングでグループワークを行う際、ブレイクアウトルームを活用すると少人数でのディスカッションがスムーズに進みます。しかし、初めて使う方にとっては「どうやって部屋を作るのか」「参加者をどのように振り分けるのか」が分かりにくいかもしれません。この記事では、ブレイクアウトルームの作成手順から参加者の割り当て方法までを詳しく解説します。これを読めば、あなたも簡単にグループワークを設定できるようになります。

ブレイクアウトルームの基本と事前準備

ブレイクアウトルームは、メインのミーティングから分かれて少人数で話し合えるサブ会議室のような機能です。ホストは最大50個のルームを作成でき、参加者を自由に振り分けられます。この機能を利用するには、Zoomアプリが最新バージョンであることと、ホストアカウントでブレイクアウトルームが有効になっていることが必要です。事前にZoomのWebポータルで設定を確認しておくと安心です。

ミーティング中にブレイクアウトルームを作成する手順

ここでは、ミーティングを開始した後にブレイクアウトルームを作成し、参加者を振り分ける方法を説明します。手動と自動の2つの方法があります。

手動でルームを作成し参加者を割り振る

1. ツールバーの「ブレイクアウトルーム」をクリックする
   ミーティング画面下部のツールバーにある「ブレイクアウトルーム」アイコン(四角が分割されたマーク)をクリックします。
2. ルーム数と割り当て方法を選択する
   ポップアップ画面で「作成するルーム数」を選びます。次に「参加者の割り当て」で「手動」を選び、「作成」ボタンをクリックします。
3. 各ルームに参加者をドラッグ&ドロップする
   右側に表示される参加者リストから、各ルームの枠に名前をドラッグして移動させます。1つのルームに複数人を入れることも可能です。
4. 「すべてのルームを開く」をクリックする
   割り当てが完了したら、左下の「すべてのルームを開く」ボタンを押します。参加者に「ブレイクアウトルームに参加する」というダイアログが表示され、各自がルームに入室できます。

自動で参加者を均等に割り振る

1. 「ブレイクアウトルーム」をクリックする
   手順1と同様にツールバーのアイコンをクリックします。
2. ルーム数を指定し「自動的に割り当て」を選ぶ
   「参加者の割り当て」で「自動」を選択します。Zoomが参加者を均等に各ルームに振り分けます。「作成」をクリックします。
3. 必要に応じて手動で調整する
   自動割り当て後も、ルーム間での参加者の移動はドラッグで自由に変更できます。調整が済んだら「すべてのルームを開く」を押します。

ミーティング前に参加者を事前割り当てする方法

あらかじめ参加者を決まったルームに割り当てたい場合は、事前割り当て機能を使います。この方法ではCSVファイルを利用するか、ZoomのWebポータルから直接設定できます。ここでは一般的なCSVを使った手順を紹介します。

1. Zoom Webポータルにログインし「ミーティング」を開く
   ブラウザでZoomのWebサイトにログインし、左側メニューの「ミーティング」をクリックして対象のミーティングを選択します。
2. 「ブレイクアウトルームの事前割り当て」を有効にする
   ミーティング設定画面で「ブレイクアウトルームの事前割り当て」のチェックを入れます。「CSVのアップロード」または「参加者をインポート」をクリックします。
3. CSVファイルを用意してアップロードする
   CSVファイルは1列目に参加者のメールアドレス、2列目に割り当てるルーム名を記入します。ヘッダー行は不要です。ファイルをアップロードすると、自動的にルームが作成されます。
4. ミーティング開始後にブレイクアウトルームを開く
   ミーティング中に「ブレイクアウトルーム」をクリックすると、事前割り当て済みの状態でルーム一覧が表示されます。「すべてのルームを開く」を押せば、参加者は自動的に割り当てられたルームに入室します。

ブレイクアウトルームの操作に関する注意点

ブレイクアウトルームをスムーズに運用するために、いくつか注意しておきたいポイントがあります。特にルームの再編成や参加者の操作で戸惑わないようにしましょう。

すべての参加者がルームに入室できない

ホストが「すべてのルームを開く」をクリックすると、参加者に参加確認のダイアログが表示されます。もし参加者が応答しないと、ルームに入れないことがあります。その場合は、ホストが該当参加者を右クリックし「ルームに移動」で強制的に送り込むこともできます。また、参加者が古いバージョンのZoomを使っていると機能しない場合があるため、アップデートを促しましょう。

ルームを閉じるときの注意

グループワークが終わったら、ホストは「すべてのルームを閉じる」ボタンを押します。すると参加者に「メインミーティングに戻ります」というカウントダウンが表示され、自動的に戻ります。ただし、参加者が任意で戻ることもできます。ルームを閉じる前に、参加者に十分な時間を与えることが大切です。

事前割り当ての制限

事前割り当てを使うには、各参加者がZoomアカウントを持ち、登録したメールアドレスでミーティングにログインしている必要があります。ゲスト参加者やダイヤルインのユーザーは事前割り当ての対象外となります。その場合はミーティング中に手動で振り分けてください。

手動割り当てと自動割り当ての比較

まとめ

この記事では、Zoomのブレイクアウトルームの作成方法と参加者の振り分け方法について解説しました。手動割り当てと自動割り当ての違い、さらに事前割り当てを使った効率的な準備方法もご紹介しました。これらの操作を覚えておけば、オンラインでのグループワークを円滑に進められます。次のステップとして、実際にミーティングを開催してブレイクアウトルームを試してみてください。また、ルーム内での画面共有やホワイトボード機能を組み合わせると、より充実したディスカッションが可能になります。