【Zoom】Calendly経由で予約された会議をZoomで開催する設定

Calendlyを使って会議予約を受け付ける際、自動的にZoomミーティングが作成されるようにしたいとお考えではないでしょうか。手動でミーティングIDを発行して連絡する手間を省くことができ、予約の効率が大幅に向上します。この記事では、CalendlyとZoomを連携する設定手順を詳しく解説します。連携後の注意点やトラブルへの対処法もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

CalendlyとZoomを連携すると何が変わるのか

Calendlyは、予約可能な時間枠を設定し、相手が空いている時間を選んで予約できるスケジューリングツールです。Zoomと連携させる最大のメリットは、予約が確定した瞬間に自動でZoomミーティングが作成され、予約者と参加者の両方にミーティングURLが送られる点です。これにより、ホストが事前にミーティングを発行して送るという手作業が不要になります。また、ミーティングURLが毎回異なるため、セキュリティ面でも安心です。

ただし、この連携機能を利用するには、Calendlyの有料プランとZoomの有料アカウントがそれぞれ必要です。無料プランのみの組み合わせでは、自動生成は行われず、手動でURLを用意しなければなりません。ここでは、必要な条件と具体的な設定手順を順を追って説明します。

CalendlyとZoomを連携する設定手順

以下の手順では、すでにCalendlyのアカウント(有料プラン)とZoomの有料アカウント(Pro以上)をお持ちであることを前提とします。連携はCalendly側の操作のみで完了します。

手順1: Calendly管理画面でZoom統合を追加する

1. Calendlyにログインして管理画面を開く
   Calendlyにログインしたら、画面右上の自分のアイコンをクリックし、「Integrations」を選択します。
2. 「Zoom」を探して追加する
   統合一覧の中から「Zoom」の項目を見つけ、「Connect」または「Add」ボタンをクリックします。初めての連携の場合は、Zoomのログイン画面が表示されます。
3. Zoomアカウントで認証する
   Zoomのログイン画面で、使用するZoomアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し、Calendlyへのアクセスを許可します。このとき、Calendlyは「ミーティングを作成・管理する」権限を求めます。問題なければ「許可」をクリックします。
4. 連携が完了したことを確認する
   Calendlyの統合画面に戻ると、Zoomのステータスが「Connected」と表示されます。これで連携は完了です。

手順2: イベントタイプでZoomをミーティングの場所に設定する

1. 設定したいイベントタイプを選ぶ
   Calendlyの左メニューから「Event Types」を開き、Zoomミーティングを自動生成したいイベントタイプ(例:30分の面談など)をクリックします。
2. 「Location」セクションを編集する
   イベント編集画面で「Location」の項目を探します。デフォルトでは「Calendly問い合わせフォーム」などが選択されていることがあります。
3. 「Zoom Meeting」を選択する
   プルダウンメニューから「Zoom Meeting」を選びます。このオプションは、前の手順でZoom統合が有効になっている場合にのみ表示されます。
4. 追加設定を確認する(任意)
   「Zoom Meeting」を選択すると、さらに「Use a recurring meeting」(毎回同じミーティングを使う)か「Generate a new meeting for each event」(毎回新しいミーティングを生成)を選べます。通常は「Generate a new meeting for each event」を推奨します。
5. 変更を保存する
   ページ上部または下部の「Save」ボタンをクリックして設定を保存します。

連携がうまくいかない場合の確認ポイント

連携手順を踏んでも予約時にZoomミーティングが自動生成されない場合があります。以下のポイントを順に確認してください。

Zoomアカウントが有料版でない

CalendlyのZoom統合は、Zoomの無料アカウントでは利用できません。無料アカウントのまま連携しても、イベントタイプの場所に「Zoom Meeting」オプションが表示されないか、表示されても予約時にエラーになります。ZoomアカウントをPro以上にアップグレードする必要があります。Zoomのアップグレードは年間または月単位で購入可能です。

Calendlyのプランが無料である

Calendlyの無料プランでは、Zoom統合を含む多くのサードパーティ連携が制限されています。Calendlyの有料プラン(Essentials以上)にアップグレードすることで、統合機能が利用可能になります。無料プランのままでは、Zoomのオプション自体が表示されません。

統合の再認証が必要

Zoomのパスワードを変更した場合や、Zoom側でアプリの許可を取り消した場合、連携が切れることがあります。その場合はCalendlyの統合画面でZoomの設定を一度「Disconnect」してから再び「Connect」してください。新しい認証情報で再連携できます。

イベントタイプの場所設定が正しく保存されていない

イベントタイプ編集画面で「Zoom Meeting」を選択した後、保存を忘れているケースがよくあります。必ず「Save」ボタンを押してから、予約テストを行ってください。保存が完了すると、イベントタイプ一覧に「Zoom Meeting」と表示されます。

CalendlyとZoomの連携に関する比較表

無料プランと有料プランで、どの機能が使えるかをまとめました。

まとめ

CalendlyとZoomを連携することで、予約が確定するたびに自動でZoomミーティングが作成され、参加者にURLが通知される仕組みが整います。この設定により、ミーティングの準備にかかる手間を大幅に削減できます。最初に行うべき作業は、Calendlyの統合画面でZoomを接続し、各イベントタイプの場所を「Zoom Meeting」に変更することです。連携後は、予約テストを行って正しく動作するか確認することをおすすめします。もしエラーが発生した場合は、ZoomとCalendlyのプランが両方とも有料であるか、認証が最新かどうかを見直してみてください。