【Zoom】会議冒頭で録画同意の文言を表示するディスクレーマー設定

会議を録画するとき、参加者から録画の同意を得ることは重要なマナーです。Zoomには、会議の開始時に録画が行われることを知らせる文言を自動表示するディスクレーマー機能が備わっています。この機能を有効にしておけば、参加者に録画の事実を確実に伝えられるため、トラブルを未然に防げます。この記事では、Zoomのディスクレーマー設定を有効にして、会議冒頭に録画同意文言を表示する方法を詳しく解説します。

ディスクレーマー設定が必要な理由と仕組み

会議を録画する際に参加者の同意を得ることは、法律上の義務である場合もあれば、単なるエチケットとしても重要です。Zoomは、この同意をスムーズに取得するために、会議開始時に録画の事実を知らせるポップアップを表示するディスクレーマー機能を用意しています。この機能はクラウド録画とローカル録画の両方で設定できます。クラウド録画では、参加者がミーティングに参加するたびに「このミーティングは録画されています」というバナーと同意ボタンが表示されます。ローカル録画では、ホストが録画開始をクリックしたときに、参加者への通知を表示するオプションがあります。これらの設定を適切に行うことで、録画に関する同意を確実に取得できます。

クラウド録画の同意表示を設定する手順

クラウド録画の同意画面は、Zoomウェブポータルの設定から有効にします。組織の管理者はアカウント全体のデフォルトを設定でき、個々のユーザーは自分のアカウント設定で変更可能です。

1. Zoomウェブポータルにサインインする
   ブラウザでzoom.usにアクセスし、管理者またはユーザーアカウントでログインします。
2. 「設定」メニューを開く
   左側メニューから「設定」をクリックします。
3. 「録画」タブを選択する
   画面上部のタブから「録画」をクリックします。
4. 「同意画面の表示」を有効にする
   「クラウド録画」セクション内の「参加者に同意画面を表示する」のトグルを「オン」に切り替えます。

この設定をオンにすると、会議がクラウド録画されている場合、参加者は入室時に「このミーティングは録画されています。同意しますか?」というダイアログを確認してから参加します。同意しない場合はミーティングを退出できます。

カスタム同意文言を追加する方法

デフォルトの同意文言に加え、組織独自の注意事項を表示したい場合は、カスタム文言を設定できます。手順は以下のとおりです。

1. 「カスタム同意文言」を開く
   同じ「録画」設定ページで、「同意画面の表示」の下にある「カスタム同意文言を有効にする」のトグルをオンにします。
2. 同意文言を入力する
   表示されたテキストボックスに、表示したい文言を入力します。最大200文字まで入力できます。
3. 保存する
   ページ下部の「保存」ボタンをクリックして設定を反映させます。

カスタム文言は、デフォルトの同意文と一緒に表示されます。例えば「個人情報保護のため、録画内容の第三者への共有はご遠慮ください」といった注意事項を追加できます。

ローカル録画の同意通知を設定する手順

ローカル録画(自分のPCに保存する録画)でも、ホストが録画を開始したときに参加者に通知を表示する設定が可能です。この設定はZoomデスクトップクライアントから行います。

1. Zoomデスクトップクライアントを起動する
   PCでZoomアプリを開き、アカウントにサインインします。
2. 設定画面を開く
   右上のプロフィールアイコンをクリックし、「設定」を選択します。
3. 「録画」タブをクリックする
   左側のメニューから「録画」を選択します。
4. 「参加者への通知」を有効にする
   「ローカル録画」セクションで「ローカル録画を開始するときに参加者に通知する」のチェックボックスをオンにします。

この設定を有効にすると、ホストが録画ボタンをクリックした瞬間に、すべての参加者に「ホストがこのミーティングを録画しています」という通知が表示されます。参加者は手動で閉じるまで通知を確認できます。

ディスクレーマー設定に関する注意点と制限事項

設定を正しく行っても、思わぬトラブルが発生することがあります。ここではよくある問題とその対処法を説明します。

同意画面が表示されない場合がある

クラウド録画の同意画面は、ホストがクラウド録画を開始している場合にのみ表示されます。録画が開始されていない、またはホストが録画を停止している場合は表示されません。また、参加者がウェブブラウザから参加している場合、同意画面が正しく表示されないことがあります。その場合はZoomアプリの使用を推奨します。

ローカル録画の通知は参加者ごとに設定が必要

ローカル録画の「参加者への通知」設定は、各ホストのクライアント設定であり、アカウント全体に適用されるわけではありません。複数のホストがいる組織では、全員に同じ設定を周知する必要があります。管理者が強制的に有効にする方法は現時点では提供されていません。

カスタム文言はアカウント全体で共有される

カスタム同意文言はアカウント単位で設定され、そのアカウントのすべてのユーザーのクラウド録画で使用されます。個別のミーティングごとに異なる文言を設定することはできません。

クラウド録画同意とローカル録画通知の比較

まとめ

Zoomのディスクレーマー設定を有効にすれば、会議冒頭で録画の同意文言を参加者に確実に表示できます。クラウド録画の同意画面とローカル録画の通知設定を組み合わせて使用することで、録画に関する同意プロセスを徹底できます。管理者はアカウント設定から組織全体で統一した同意表示を適用しましょう。まずはZoomウェブポータルの「録画」設定から同意画面をオンにし、必要に応じてカスタム文言を追加してみてください。