【Zoom Events】Zoom Events でマルチセッションイベントを作る手順

Zoom Events は、企業や団体が大規模なオンラインイベントを開催するためのプラットフォームです。複数のセッションを組み合わせたマルチセッションイベントを作成する方法を知りたい方も多いでしょう。本記事では、Zoom Events の管理画面からマルチセッションイベントを構成する具体的な手順を詳しく解説します。これを読めば、複数の講演やワークショップを効率的に管理できるようになります。

マルチセッションイベントが必要な理由

マルチセッションイベントでは、単一のイベント内で複数のセッションを同時または時間差で開催できます。これにより、参加者は自分の興味に合わせてセッションを選択できるため、大規模なカンファレンスや学会で特に役立ちます。Zoom Events では、この機能を標準で提供しており、設定は比較的簡単です。ただし、あらかじめイベントの構造を計画し、各セッションの内容を整理しておくことが重要です。

マルチセッションイベントの作成手順

事前準備

1. ライセンスの確認
   Zoom Events を利用するには、有料のアドオンライセンスが必要です。管理者アカウントで Zoom ウェブポータルにログインし、該当のライセンスが割り当てられていることを確認します。
2. イベント情報の整理
   イベントのタイトル、日時、説明文、セッションごとのテーマやスピーカーをあらかじめリストアップしておきます。これにより、作成作業がスムーズに進みます。

イベントの新規作成

1. Zoom Events 管理画面にアクセス
   ブラウザで Zoom ウェブポータルにログインし、左側のメニューから「イベント」をクリックします。
2. 「作成」ボタンをクリック
   画面上部の「作成」ボタンをクリックし、イベント作成ウィザードを起動します。
3. 基本情報の入力
   イベント名、開始日時、終了日時、タイムゾーン、説明文を入力します。このとき、イベントタイプとして「マルチセッション」を選択します。
4. カバー画像やロゴの設定
   イベントページに表示するカバー画像やロゴをアップロードできます。ブランドイメージに合わせて設定しましょう。

セッションの追加と設定

1. 「セッション」タブを開く
   基本情報を保存したら、上部のタブから「セッション」を選択します。
2. 「セッションを追加」をクリック
   表示された「セッションを追加」ボタンをクリックし、1つ目のセッションの設定を開始します。
3. セッション詳細の入力
   セッション名、開始時刻、終了時刻、説明、スピーカーの名前とメールアドレスを入力します。スピーカーには自動的に招待メールが送信されます。
4. セッションごとの個別設定
   必要に応じて、待機室の有無、投票機能、Q&A の有効化などをセッション単位で設定できます。これにより、各セッションの運営方法を柔軟に変更できます。
5. セッションの並び替えと重複チェック
   複数のセッションを追加したら、ドラッグ&ドロップで順序を変更できます。タイムラインでセッションの時間が重なっていないか確認します。

チケットと登録設定

1. 「チケット」タブを開く
   「チケット」タブでは、各セッションへの参加チケットを管理します。
2. チケットタイプの作成
   「チケットを追加」をクリックし、チケット名(例:一般参加、学生、VIP)と価格(無料または有料)を設定します。各セッションに異なるチケットを割り当てることができます。
3. パスチケットの作成
   複数セッションに参加できるパスチケットも作成可能です。パスチケットは、特定のセッショングループに対して設定し、割引価格を適用できます。
4. 登録フォームのカスタマイズ
   参加者に必要な情報(氏名、メールアドレス、会社名など)を登録フォームで収集できます。必須項目や任意項目を設定しましょう。
5. 確認と保存
   すべての設定が完了したら、画面下部の「保存」ボタンをクリックします。保存後はいつでも編集可能です。

公開とテスト

1. イベントの公開
   すべての設定が完了したら、画面上部の「公開」ボタンをクリックします。公開後、イベントページが参加者に表示されるようになります。
2. テスト参加者として確認
   実際に別のアカウントでイベントページにアクセスし、セッションの選択や登録が正しく行えるかテストします。特にチケットの購入フローを確認してください。
3. セッションのライブテスト
   ホストとしてセッションを開始し、画面共有や投票機能が正常に動作するか確認します。テスト後に問題があれば設定を修正します。

マルチセッションイベントでよくある失敗と対処法

セッションの時間が重なってしまう

複数のセッションを追加する際、開始時刻と終了時刻の設定を誤るとセッションが重なることがあります。原因は、手動入力時のタイムゾーンの誤解や単純な入力ミスです。対処法として、タイムライン表示で各セッションの時間帯をビジュアルに確認し、重なりがないように調整します。また、セッション間に最低でも5分の休憩時間を設けると、参加者が移動しやすくなります。

参加者が間違ったセッションにアクセスする

マルチセッションイベントでは、各セッションに個別の参加リンクが払い出されます。登録時に参加者に送信されるメールに正しいリンクが含まれていないと、参加者が異なるセッションにアクセスしてしまいます。原因は、登録設定で「セッションごとのリンクを送信」がオフになっていることです。対処法として、「登録」タブの「確認メール」設定で、各セッションのリンクを自動的に含めるように設定します。また、イベントページにセッション一覧とリンクを明示することも有効です。

録画設定が反映されない

イベントやセッションを録画したい場合、設定が反映されないことがあります。原因は、イベント全体の録画設定が無効になっているか、各セッションで個別に録画を許可していないことです。対処法として、まずイベント設定の「録画」セクションで「クラウド録画を許可」をオンにします。次に、各セッションの編集画面でも「録画を許可」を有効にします。これで、セッション開始後にホストが録画ボタンを押せるようになります。

マルチセッションイベントとシングルセッションイベントの比較

まとめ

マルチセッションイベントを作成すれば、複数のテーマを同時に扱う大規模イベントも簡単に運営できます。まずはイベント作成ウィザードでマルチセッションを選択し、各セッションの設定を進めてください。チケットや登録設定にも注意しながら、参加者にとってわかりやすいイベントページを構築しましょう。公開前には必ずテスト参加者として動作確認を行い、スムーズなイベント運営を実現してください。