【Zoom】Zoom Notesで会議メモを作成・共有する手順

会議中にメモを取る方法として、多くの方が外部のメモアプリを使っています。しかし、メモを参加者と共有する際にファイルを添付したり、リンクを送ったりする手間がかかります。Zoomには標準で「Zoom Notes」というメモ機能が備わっています。この機能を使えば、ミーティング内でメモを作成し、簡単に共有できます。この記事では、Zoom Notesを使って会議メモを作成・共有する具体的な手順を解説します。

Zoom Notesの概要とできること

Zoom Notesは、Zoomアプリ内で利用できるノート作成機能です。この機能を使うと、ミーティングに関連するメモを一元管理できます。ノートにはテキストの他に箇条書きやチェックリストも挿入できます。作成したノートは自動的にクラウドに保存されるため、どの端末からでもアクセス可能です。また、ノートごとに参加者を招待して共同編集もできます。このように、Zoom Notesは会議のアジェンダ作成や議事録の共有に便利なツールです。

Zoom Notesを使用するには、Zoomデスクトップクライアント(バージョン5.11.0以降)またはモバイルアプリが必要です。無料版のZoomアカウントでも利用できます。ただし、ノートの保存容量はアカウントのストレージに依存します。有料プランではより多くのストレージが利用できます。

Zoom Notesで会議メモを作成・共有する手順

ミーティング前にノートを作成する手順

1. Zoomデスクトップクライアントを開いてNotesタブを表示する
   Zoomアプリを起動し、上部メニューにある「Notes」タブをクリックします。表示されない場合は、左側の「More」をクリックしてメニューから選択します。
2. 新しいノートを作成する
   Notes画面で「+ New Note」ボタンをクリックします。ノートのタイトルを入力し、必要に応じてテキストを追加します。
3. ノートに関連するミーティングを設定する
   ノート編集画面の上部にある「Meeting」フィールドで、関連付けるミーティングを選択できます。既存のスケジュール済みミーティングを選択するか、「No meeting」のままでも作成できます。
4. ノートを保存する
   編集が完了したら、自動保存されます。明示的な保存ボタンはありませんが、変更はリアルタイムでクラウドに同期されます。

ミーティング中にノートを編集・共有する手順

1. ミーティング画面でNotesを開く
   ミーティング中に画面下部のツールバーにある「More」ボタンをクリックし、「Notes」を選択します。サイドバーにNotesパネルが表示されます。
2. 既存のノートを開くか新規作成する
   Notesパネル上部のドロップダウンから既存のノートを選択するか、「+ New Note」で新規作成します。ミーティングに招待された参加者も、自分が作成したノートにアクセスできます。
3. メモを追加・編集する
   ノートの内容をその場で編集できます。参加者全員が同時に編集可能なため、議事録をリアルタイムに共同作成できます。
4. ノートを共有する
   Notesパネル上部の「Share」ボタンをクリックすると、ノートのリンクがコピーされます。このリンクをチャットやメールで参加者に送ることで、誰でもノートを閲覧・編集できます。また、リンクのアクセス権限を「View only」または「Edit」に設定できます。

ミーティング後にノートを共有・管理する手順

1. Notesタブからノートを開く
   ミーティング終了後も、Zoomクライアントの「Notes」タブから先ほど作成したノートにアクセスできます。
2. 共有設定を変更する
   ノートの編集画面で「Share」ボタンをクリックし、共有リンクのアクセス権限や有効期限を調整します。デフォルトでは「Anyone with the link can view」ですが、「Only invited people」に変更することもできます。
3. 参加者を招待する
   「Invite」フィールドにメールアドレスを入力すると、その人に編集権限を付与して招待できます。招待された人はZoom Notesにアクセスできるようになります。

よくある注意点と制限事項

ノートを共有しても相手が開けない

共有リンクを送った相手がZoom Notesを開くには、Zoomアカウントが必要です。無料アカウントでも問題ありませんが、アカウントにログインしていないとアクセスできません。相手にZoomアカウントの作成を依頼してください。

ノートの保存容量が不足する

Zoom Notesのデータはアカウントのクラウドストレージに保存されます。無料版では100MB、有料版では1GB以上の容量があります。容量を超えると新しいノートが作成できなくなります。不要なノートは定期的に削除して容量を確保しましょう。

ノートが自動的にミーティングと紐づかない

ミーティング中に作成したノートは自動的にはミーティングに紐づきません。紐づけるには、ノート編集画面の「Meeting」フィールドで該当のミーティングを選択する必要があります。事前に設定しておけば、ミーティング開始時にNotesパネルにそのノートが表示されます。

複数人で同時編集するときの注意

Zoom Notesはリアルタイム共同編集に対応していますが、同時に編集すると競合が発生する場合があります。その場合は最新の変更が優先されます。重要な内容はこまめに保存(自動保存されますが)して、編集後は内容を確認することをおすすめします。

Zoom Notesと他のメモ機能の比較

この表からわかるように、Zoom Notesはミーティングとの連携や共有のしやすさで優れています。特に会議の議事録をその場で共同編集し、後でリンクで共有したい場合に便利です。一方で、高度なフォーマットが必要な場合や、Zoomを使わない参加者がいる場合は外部アプリとの併用が適しています。

まとめ

この記事では、Zoom Notesを使って会議メモを作成し、共有する手順を解説しました。まず「Notes」タブからノートを作成し、ミーティング中に「Notes」ボタンで開いてリアルタイム編集します。その後「Share」ボタンでリンクをコピーして参加者に共有できます。ミーティング前にノートを準備しておくと、会議の進行がスムーズになります。また、ノートの共有設定でアクセス権限を適切に管理することで、セキュリティを保ちながら情報共有できます。ぜひ次のミーティングからZoom Notesを活用してみてください。