【Zoom Rooms】デジタルサイネージモードでZoom Roomsを表示する設定

Zoom Roomsを会議室で利用しているものの、会議がない時間帯に画面を有効活用できずに困っていませんか。デジタルサイネージモードを設定すれば、会議予定や社内通知、ニュースなどを自動表示できるようになります。この記事では、Zoom Roomsのデジタルサイネージモードを有効にして、会議室の画面を情報発信ツールとして使う方法を詳しく解説します。デジタルサイネージモードの概要から具体的な設定手順、運用時の注意点まで、初心者でも迷わず設定できるように説明します。

デジタルサイネージモードとは?その概要と前提条件

デジタルサイネージモードは、Zoom Roomsの画面を会議時間外に情報表示端末として使える機能です。会議予定が入っていない時間帯に、カスタマイズしたコンテンツを自動で表示します。例えば、社内のお知らせ、当日の予定表、ニュースフィード、会社のブランドイメージ画像などを設定できます。このモードは、会議室の空き時間を有効活用し、オフィス全体の情報共有を促進する目的で設計されています。

デジタルサイネージモードを利用するには、以下の前提条件を満たす必要があります。まず、Zoom Roomsのライセンスが必要です。無料版のZoom Roomsでは利用できません。また、コントローラー(iPadや専用デバイス)がZoom Roomsに紐づけられている必要があります。さらに、表示するコンテンツを管理するために、Zoom Webポータルへアクセスできるアカウントが必要です。これらの条件を満たしていれば、比較的簡単に設定を開始できます。

Zoom Roomsをデジタルサイネージモードで表示する設定手順

設定は大きく分けて2つのステップで進めます。まずはZoom Roomsコントローラー側でデジタルサイネージモードを有効にし、その後Webポータルで表示するコンテンツを指定します。以下に詳しい手順を示します。

ステップ1:Zoom Roomsコントローラーでデジタルサイネージモードを有効にする

1. コントローラーの設定画面を開く
   Zoom Roomsコントローラー(iPadまたは専用デバイス)のホーム画面で、右上の歯車アイコンをタップして設定メニューを開きます。
2. 「デジタルサイネージモード」を選択する
   設定メニューの中から「デジタルサイネージモード」の項目を探し、タップします。このオプションは通常「会議室設定」や「ディスプレイ設定」のグループ内にあります。
3. モードをオンにする
   「デジタルサイネージモード」のスイッチをオンに切り替えます。これで、会議室の画面がサイネージ表示の準備状態になります。ただし、この時点ではまだコンテンツが設定されていないため、デフォルトの画面が表示されます。
4. 必要に応じて表示時間を調整する
   同じ画面で、サイネージ表示を開始するまでの待機時間や、表示間隔を設定できる場合があります。例えば、最終会議終了から5分後にサイネージを開始する、といった設定が可能です。組織の運用に合わせて調整します。

ステップ2:Zoom Webポータルでサイネージコンテンツを管理する

1. Zoom Webポータルにログインする
   管理者アカウントでZoom Webポータル(zoom.us)にログインします。左側のメニューから「Zoom Rooms」をクリックします。
2. 対象のZoom Roomsを選択する
   「Zoom Rooms」画面で、デジタルサイネージを設定したい会議室をリストから選びます。会議室名をクリックして詳細設定を開きます。
3. 「デジタルサイネージ」タブを開く
   会議室の設定画面内に「デジタルサイネージ」タブがあります。これをクリックしてサイネージ設定画面に移動します。
4. コンテンツを追加する
   「コンテンツを追加」ボタンをクリックし、表示したいメディアを選択します。対応形式は画像(JPEG、PNG)、動画(MP4)、ウェブページ(URL)などです。複数のコンテンツを追加し、表示順や表示時間を設定できます。例えば、会社ロゴを10秒、ニュースフィードを30秒といった具合に設定します。
5. スケジュールを設定する(オプション)
   特定の時間帯だけサイネージを表示したい場合は、スケジュール機能を使います。例えば、平日の9時から18時までだけサイネージを有効にする、といった設定が可能です。スケジュールを設定しない場合は、会議予定がない時間帯に常にサイネージが表示されます。
6. 変更を保存する
   設定が完了したら「保存」ボタンをクリックします。変更は数分以内にZoom Roomsに反映されます。コントローラーに戻り、実際にサイネージが表示されることを確認します。

デジタルサイネージモード設定の注意点

コンテンツが反映されない場合の対処法

Webポータルでコンテンツを追加しても、Zoom Roomsの画面に表示されないことがあります。この場合、まずはZoom Roomsの再起動を試みてください。コントローラーの設定メニューから「再起動」を選択すると、最新の設定が読み込まれます。また、コンテンツの形式が対応していない可能性もあります。画像は最大1920×1080ピクセル、動画はH.264コーデックのMP4ファイルを推奨します。URLを指定する場合は、HTTPSで始まる安全なサイトのみ表示可能です。

会議予定があるときは自動で会議画面に戻る

デジタルサイネージモードを有効にしていても、カレンダーに会議予定が入っている場合は、会議開始時間になると自動で会議待機画面に切り替わります。この動作はシステムが自動で行うため、事前に特別な設定は不要です。ただし、会議予定がないのにサイネージが表示されない場合は、カレンダー連携が正しく設定されているか確認してください。Zoom Roomsのカレンダー設定で、ExchangeやGoogleカレンダーと同期している必要があります。

デジタルサイネージモード中はタッチ操作が一部制限される

サイネージ表示中は、画面に触れるとコントローラーが表示されるなど、一部の操作が制限されます。会議を開始するには、コントローラーから「会議を開始」ボタンをタップする必要があります。また、サイネージモード中に緊急で会議を始めたい場合は、コントローラーのホーム画面から直接会議を開始できます。この点は、会議室を予約なしで使いたい場合に注意が必要です。

デジタルサイネージモードと通常モードの比較

まとめ

Zoom Roomsのデジタルサイネージモードを設定することで、会議室の画面を情報発信ツールとして有効活用できるようになります。コントローラーでモードを有効にし、Webポータルでコンテンツを管理するだけで、会議予定がない時間帯に自動で社内のお知らせやニュースを表示できます。会議が始まると自動で会議モードに戻るため、運用の手間はほとんどかかりません。次に、表示するコンテンツの種類を増やしたり、スケジュールを細かく設定して、より効果的な情報共有を目指してみてください。