【Zoom】ホワイトボードのテンプレートをチームで共通化する設定

チームでホワイトボードを使う際、毎回同じレイアウトを手作りするのは非効率です。テンプレートを共通化すれば、会議のたびに統一されたボードをすぐに用意できます。この記事では、Zoomのホワイトボードテンプレートをチーム全体で共有する設定方法を詳しく解説します。

テンプレートを共通化することで、会議の準備時間を短縮し、情報の見やすさも向上します。管理者が一度設定すれば、メンバーは新しいホワイトボードを作成するときにそのテンプレートを選択できるようになります。

ホワイトボードテンプレート共通化の概要

Zoom Whiteboardには、あらかじめ用意されたテンプレート(ブレインストーミングやプロジェクト管理など)がいくつかあります。しかし、チーム固有のフォーマットや企業のブランドに合わせたテンプレートを毎回作成するのは手間です。そこで、管理者がカスタムテンプレートをアップロードし、チーム全体で共有できる機能が用意されています。

この機能を使うと、メンバーは新しいホワイトボードを作成するときに、個人用テンプレートとチーム用テンプレートの両方から選択できます。チーム用テンプレートは管理者のみが追加・削除できるため、統一性が保たれます。対応ファイル形式はPDF(1ページ目のみ使用)、PNG、JPEG、またはZoomホワイトボードファイル(.zboard)です。

テンプレートをチームで共有する手順

以下の手順は、Zoomアカウントの管理者権限を持つユーザーが実行できます。管理者でない場合は、所属組織の管理者に依頼してください。

管理者がウェブポータルでテンプレートをアップロードする

1. Zoomウェブポータルにログインする
   管理者アカウントでZoomの管理画面(https://zoom.us)にサインインします。
2. 「ホワイトボード」設定を開く
   左メニューの「アカウント管理」から「ホワイトボード設定」をクリックします。
3. 「テンプレート」セクションに移動する
   画面を下にスクロールし、「テンプレート」という項目を見つけます。ここで「追加」ボタンをクリックします。
4. テンプレートのファイルを選択する
   「テンプレートを追加」ダイアログで、ファイルをアップロードします。対応形式はPDF、PNG、JPEG、または既存のホワイトボードファイル(.zboard)です。PDFの場合は最初のページのみがテンプレートとして使われます。
5. テンプレートに名前を付ける
   ファイルを選択したら、テンプレート名を入力します。この名前がメンバーの選択画面に表示されます。わかりやすい名前(例:「週次ミーティング用」「プロジェクト立案テンプレート」)を付けましょう。
6. 「保存」をクリックする
   設定を保存すると、テンプレートがチーム全体で利用可能になります。追加したテンプレートは一覧に表示され、いつでも削除や名前の変更ができます。

メンバーが共有テンプレートを使う

1. 新しいホワイトボードを作成する
   Zoom MeetingsまたはZoom Web Appからホワイトボードを開きます。新しいボードを作成する場合は、「新規ホワイトボード」をクリックします。
2. テンプレート選択画面を開く
   テンプレート選択画面が表示されます。上部に「個人用」と「チーム用」のタブがあります。「チーム用」タブをクリックすると、管理者が追加したテンプレートが表示されます。
3. 目的のテンプレートを選択する
   使いたいテンプレートをクリックすると、そのテンプレートを基に新しいホワイトボードが作成されます。テンプレートは編集可能で、自由に書き足したり削除したりできます。

注意点と制限事項

テンプレートの共通化にはいくつかの注意点があります。事前に確認しておきましょう。

テンプレートの編集は管理者のみ可能

チーム用テンプレートの追加・削除・名前変更は管理者のみが行えます。一般メンバーはテンプレートを変更できません。ただし、一度テンプレートから作成したホワイトボードは通常のボードとして編集できるため、テンプレート自体が上書きされることはありません。

対応ファイル形式と推奨サイズ

アップロードできるファイルはPDF、PNG、JPEG、またはZoomホワイトボードファイル(.zboard)です。PDFは最初のページのみ使用され、複数ページのテンプレートは作成できません。画像の推奨サイズは1920×1080ピクセル程度です。大きすぎるファイルはアップロードに時間がかかるため、1MB以下に圧縮してからアップロードすることをおすすめします。

テンプレートの反映タイミング

管理者がテンプレートを追加すると、数分以内にすべてのメンバーが利用できるようになります。メンバー側で再ログインやブラウザのリフレッシュは不要ですが、まれにキャッシュの影響で表示されない場合があります。その際はブラウザのキャッシュをクリアするか、Zoomアプリを再起動してみてください。

削除したテンプレートは復元できない

管理者がテンプレートを削除すると、そのテンプレートはメンバーの選択肢から消えます。削除したテンプレートを復元する方法はないため、削除前にバックアップを取っておくことをおすすめします。削除しても、すでにそのテンプレートで作成されたホワイトボードには影響しません。

個人用テンプレートとチーム用テンプレートの違い

まとめ

Zoomのホワイトボードテンプレートをチームで共通化するには、管理者がウェブポータルからテンプレートをアップロードするだけです。この設定により、メンバーは新しいホワイトボードを作成する際に統一されたテンプレートをすぐに選べるようになります。対応ファイル形式はPDF、PNG、JPEG、または既存のホワイトボードファイルです。テンプレートの管理は管理者のみが行えるため、組織の標準を維持しやすいです。ぜひ、チームで使う定番のレイアウトをテンプレート化して、会議の効率を向上させてください。