【Outlook】メール送信の配信時間を日時指定(Delay Delivery)する手順

Microsoft Outlookでメールを送信する際、すぐに送るのではなく、指定した日時に届くようにしたいと思ったことはありませんか。

例えば、時差のある相手に業務時間内にメールを送りたい場合や、特定の時間に相手の目に留まるようにしたい場合に役立ちます。

この記事では、Outlookでメールの配信時間を日時指定する「遅延配信」機能の使い方を詳しく解説します。この機能を使えば、メール送信のタイミングを自由にコントロールできます。

Outlookの遅延配信機能とは

Outlookの「遅延配信」機能は、作成したメールをすぐに送信せず、あらかじめ設定した日時までOutlookのサーバー上に保持しておく機能です。指定した日時になると、自動的に送信されます。

この機能は、主に以下のようなビジネスシーンで活用できます。

・時差のある国・地域にいる相手に、現地の業務時間内にメールを届けたい場合。

・自分が休暇中や勤務時間外でも、定例の報告メールなどを決まった時間に自動送信したい場合。

・相手がメールをチェックしやすいであろう時間帯を狙って、メールの開封率を高めたい場合。

・送信ボタンを押した後に、内容の確認や修正が必要になるかもしれないと考えている場合。送信予定時刻までであれば、送信を取り消して編集し直すことができます。

Outlookでメールの配信時間を日時指定する手順

Outlookのデスクトップアプリケーション(Windows版)で、メールの配信時間を日時指定する手順を説明します。

1. 新規メールの作成
   Outlookを起動し、[ホーム]タブの[新規メール]をクリックして、メール作成画面を開きます。
2. 宛先、件名、本文の入力
   通常のメールと同様に、宛先、件名、本文を入力します。
3. 配信時間の遅延設定
   [オプション]タブをクリックします。[メッセージ]グループにある[配信時間の遅延]をクリックします。
4. 配信時間の設定ダイアログを開く
   [配信時間の遅延]をクリックすると、「メッセージオプション」ダイアログボックスが表示されます。
5. 配信時間の設定
   「配信時間の設定」セクションで、以下の項目を設定します。
   • 「次の時刻に配信指定する」にチェックを入れます。
   • 「日付」で、送信したい日付を選択します。
   • 「時刻」で、送信したい時刻を選択します。
6. 配信サーバーの選択(Exchangeアカウントのみ)
   Exchange OnlineなどのExchangeアカウントを使用している場合、さらに詳細な配信サーバーの設定が可能です。通常はデフォルトのままで問題ありませんが、必要に応じて設定します。
7. 設定の完了
   [閉じる]ボタンをクリックして、メッセージオプションダイアログを閉じます。
8. メールの送信
   メール作成画面に戻り、[送信]ボタンをクリックします。

これで、指定した日時にメールが自動的に送信されるようになります。

遅延配信に設定したメールの確認と変更・キャンセル方法

遅延配信に設定したメールは、送信予定時刻まで送信済みアイテムには移行しません。代わりに、Outlookの「送信トレイ」フォルダに保存されます。

送信トレイからの確認

Outlookのフォルダー一覧から[送信トレイ]を選択すると、遅延配信に設定したメールが表示されます。送信予定時刻まで、このフォルダにメールが存在します。

メールの変更・キャンセル手順

送信予定時刻になる前に、メールの内容を変更したり、送信をキャンセルしたりしたい場合は、以下の手順で行います。

1. 送信トレイを開く
   Outlookのフォルダー一覧から[送信トレイ]を開きます。
2. 対象のメールを開く
   変更またはキャンセルしたいメールをダブルクリックして開きます。
3. メールの編集または削除
   • 変更する場合: メールを開いた状態で、内容を編集し、再度[送信]ボタンをクリックします。この際、配信時間の遅延設定は引き継がれます。
   • キャンセルする場合: メールを開いた状態で、[キャンセル]ボタン(または「移動」タブにある「キャンセル」)をクリックします。または、送信トレイでメールを選択した状態で[削除]キーを押すことでもキャンセルできます。

キャンセルされたメールは、下書きフォルダに移動するか、削除されます。

新しいOutlook(プレビュー版)での遅延配信設定

現在、新しいOutlook(プレビュー版)の機能は開発途上であり、従来版Outlookと操作方法が異なる場合があります。

新しいOutlookでも遅延配信機能は提供される予定ですが、執筆時点では、以下の手順で設定できる可能性があります。

1. 新規メールの作成
   新しいOutlookでメール作成画面を開きます。
2. オプションメニューの確認
   メール作成画面の右上、または[…]メニューの中に「配信時間の遅延」や「スケジュール送信」といった項目がないか探します。
3. 日時指定
   該当する項目があれば、クリックして送信したい日付と時刻を指定します。
4. 送信
   設定後、メールを送信します。

もし、新しいOutlookで遅延配信機能が見つからない場合は、機能が追加されるのを待つか、一時的に従来版Outlookを利用することをおすすめします。

※機能の提供状況は、Microsoftのアップデートにより変更される可能性があります。

Exchange Online以外のメールアカウントでの注意点

Outlookの遅延配信機能は、Exchange OnlineやExchange ServerなどのExchangeアカウントで利用する場合に最も効果的です。これは、遅延配信の設定がサーバー側で行われるためです。

GmailやYahoo!メールなどのPOP/IMAPアカウントを使用している場合、遅延配信の設定をしても、Outlookアプリケーションを起動している間しか機能しないことがあります。

具体的には、設定した送信時刻になってもOutlookアプリケーションが起動していないと、メールは送信されません。Outlookが起動し、インターネットに接続された時点で送信処理が行われます。

したがって、POP/IMAPアカウントで確実に日時指定送信を行いたい場合は、各メールサービスプロバイダーが提供するスケジュール送信機能を利用するか、Outlookを送信時刻まで起動しておく必要があります。

Outlookの遅延配信機能に関するよくある質問

Q1. 遅延配信に設定したメールは、送信されるまでどこに保存されますか?

A1. Exchangeアカウントの場合、Outlookの[送信トレイ]フォルダに保存されます。送信時刻になると、自動的に[送信済みアイテム]フォルダに移動し、相手に送信されます。

Q2. Outlookを閉じても、指定した日時にメールは送信されますか?

A2. Exchangeアカウントであれば、Outlookを閉じてもサーバー側で送信処理が行われるため、指定日時に送信されます。POP/IMAPアカウントの場合は、Outlookを起動している必要があります。

Q3. 遅延配信に設定したメールの送信日時を変更するにはどうすればよいですか?

A3. [送信トレイ]フォルダにある対象のメールを開き、再度[オプション]タブから[配信時間の遅延]を選択して、新しい日時を設定し直してください。

Q4. 遅延配信に設定したメールを送信前にキャンセルすることはできますか?

A4. はい、可能です。[送信トレイ]フォルダから対象のメールを開き、[キャンセル]ボタンをクリックするか、メールを選択して[削除]キーを押してください。

Q5. Outlook on the web (Outlook Web App) でも遅延配信は利用できますか?

A5. はい、Outlook on the webでも同様の機能が提供されています。「スケジュール送信」といった名称で、メール作成画面から設定できます。操作方法はデスクトップ版と似ていますが、インターフェースが異なります。

Mac版Outlookでの遅延配信設定

Mac版Outlookでも、Windows版と同様に遅延配信機能を利用できます。

手順は以下の通りです。

1. 新規メールの作成
   Mac版Outlookで新規メール作成画面を開きます。
2. オプションメニューの表示
   メール作成画面のメニューバーから[オプション]を選択します。
3. 配信時間の遅延を選択
   [配信時間の遅延]をクリックします。
4. 日時設定
   表示されるダイアログボックスで、送信したい日付と時刻を設定します。
5. 送信
   [OK]をクリックして設定を完了し、メールを送信します。

Mac版でもExchangeアカウントであれば、Outlookを閉じても指定日時に送信されます。

モバイル版Outlookでの遅延配信設定

モバイル版Outlook(iOS/Android)では、執筆時点では直接的な「遅延配信」機能は提供されていません。

しかし、GmailなどのWebメールサービス側で提供されている「予約送信」機能を利用することで、同様のことが可能です。

例えばGmailの場合、モバイルアプリからメールを作成し、送信ボタンの横にあるオプションから「予約送信」を選択して日時を指定できます。

Outlookモバイルアプリから直接設定したい場合は、Microsoftの今後のアップデートに期待するか、Web版Outlookやデスクトップ版Outlookで設定したメールが同期されるのを待つ形になります。

まとめ

Outlookの遅延配信機能を使えば、メール送信のタイミングを細かくコントロールできます。これにより、業務効率の向上や、相手への配慮を示すことが可能です。

本記事では、Outlookデスクトップ版での遅延配信設定方法、送信トレイでの確認・変更・キャンセル方法、そしてExchangeアカウント以外での利用時の注意点などを解説しました。

この機能を活用し、より計画的で効果的なコミュニケーションを実現しましょう。

次回は、Outlookの「メールヒント」機能について解説します。これも、メール送信のミスを防ぐのに役立つ機能です。

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