【Outlook】予定表で誰の会議か見分ける方法 | 開催者の確認と色分け

予定表で相手を見分けたいときは、会議の開催者を確認し、分類の色を付ける方法が使えます。連絡先の写真を登録する操作と、予定の枠に人物アイコンを表示する操作を混同しないことが大切です。

連絡先の写真を変えても予定の枠の設定にはならない

Outlookの連絡先に写真を付ける機能はありますが、それを予定表の各予定へ自動表示する設定として使うことはできません。写真が人物カードなどに出ることと、月表示や週表示の予定の枠に出ることは別です。

相手を確認するために写真の反映を待ったり、アドレス帳のキャッシュを削除したりする必要はありません。まず予定を開いて開催者を確かめ、一覧の目印には予定へ直接付ける分類を使いましょう。

会議を開いて開催者と出席者を確認する

予定表の会議を選び、詳細画面で開催者と出席者を確認します。同じような件名が並んでいても、招待した相手や参加する人の一覧で区別できます。「誰が主催するか」と「誰が参加するか」を分けて見てください。

会議依頼が代理人から届く場合もあるので、受信メールに見える送信者だけで開催者を決めつけないようにします。重要な会議では、件名、開催者、日時の3点を確認してから目印を付けると、似た会議への誤分類を防げます。

新しいOutlookとWeb版は予定へ分類を付ける

1. 予定表で対象の会議を右クリックします。
2. 「分類」を開き、付けたい分類を選びます。
3. 分類を新しく作る場合は、設定の「アカウント」→「分類」で名前と色を設定します。

「青色」のまま使うより、「A社との打ち合わせ」「部内定例」など、判断に必要な名前に変えると後から読み返せます。予定を開いた画面の「分類」から指定する方法もあります。まず1件に付け、予定表へ戻って見え方を確認してください。

クラシックOutlookでも分類で見分けられる

クラシックOutlookでは予定を右クリックし、「分類」から色を選択します。「すべての分類項目」を開くと、分類の追加や名前、色の変更ができます。受け取った会議にも、自分の予定表の目印を付けられます。

同じ色が付いていても、同じ人物の会議だとは限りません。すでに案件別などの分類を運用している場合は、その意味を確認してから色を追加します。既存の分類名や色を変えると、同じ分類を使うほかの予定の見え方にも影響します。

自動色分けを使うならクラシック版の表示設定を確認する

クラシックOutlookの予定表には、「表示」→「ビューの設定」→「条件付き書式」で条件に合う予定を色分けする機能があります。送信者や場所などを条件にする方法で、予定の内容に応じて表示を変えたい場合に使います。

「追加」でルール名と色を決め、「条件」を設定して保存します。最初は対象になる会議と、ならない会議を1件ずつ確認してください。このクラシック版の操作経路を新しいOutlookへそのまま当てはめず、同じ項目がない場合は手動の分類を使います。

分類の色は相手への連絡にはならない

受け取った会議に自分が分類を付けても、開催者のOutlook表示まで同じ色になるわけではありません。自分用の目印として使い、「赤にしたから相手にも緊急だと伝わった」と考えないでください。

共有予定表では、変更できる範囲や表示は権限にも左右されます。分類が選べない場合は、閲覧だけの予定表ではないか、利用アカウントが分類に対応しているかを確認します。IMAPアカウントには分類機能の制限があるため、Microsoft 365の予定表と同じ操作ができるとは限りません。

見分けたい内容に合う表示方法を選ぶ

色を増やしすぎると意味を覚えにくくなります。普段よく使う区分から始め、分類の名前でも意味が分かるようにすると、色だけに頼らず会議を探せます。