【Copilot】CopilotでPowerPointの発表ノートを自動作成させる手順と精度向上のコツ

PowerPointで作成したスライドから、発表ノートを自動生成したい場面があるでしょう。

Copilotを使えば、スライドの内容を基に、発話のポイントや補足情報を盛り込んだ発表ノートを短時間で作成できます。

この記事では、PowerPointでCopilotを利用して発表ノートを自動作成する具体的な手順を解説します。

Copilotが発表ノートを生成する仕組み

Copilotは、PowerPointスライドのテキスト情報、画像、デザイン要素などを分析します。そして、これらの情報を基に、聴衆に伝えたい主要なメッセージや、発表者が補足すべき詳細を抽出します。この抽出された情報を、自然な文章で発表ノートとして再構成します。法人契約のMicrosoft 365 Copilotは、組織内のデータ(SharePoint、OneDriveなど)を安全に参照して、より文脈に沿ったノートを生成する可能性があります。個人契約のCopilot Proでも、Web上の情報や個人のMicrosoft 365データ(同意した場合)を参照できます。

Copilotに発表ノート作成を依頼する手順

1. PowerPointを開く
   発表ノートを生成したいPowerPointファイルを開きます。
2. Copilotを起動する
   PowerPointのリボンメニューにあるCopilotアイコンをクリックします。または、Ctrl+Alt+I(Windows)/ Cmd+Option+I(Mac)のショートカットキーでも起動できます。Copilotアプリが別途起動している場合は、そちらから操作できます。
3. プロンプトを入力する
   Copilotのチャットウィンドウに、発表ノート作成を依頼する指示(プロンプト)を入力します。例えば、「このスライドの主要なポイントをまとめた発表ノートを作成してください」といった指示です。
4. 生成を待つ
   Copilotがスライドの内容を分析し、発表ノートを生成します。生成には数秒から数十秒かかる場合があります。
5. 生成されたノートを確認する
   生成された発表ノートがチャットウィンドウに表示されます。内容を確認し、必要に応じて修正や追記を行います。
6. ノートをスライドに追加する
   Copilotが生成したノートを、PowerPointのスライドの発表者ノート欄にコピー&ペーストするか、「ノートとして挿入」のような機能があれば利用します。

Copilotプロンプトの具体例と注意点

より詳細な発表ノートを生成させるプロンプト

単に要約させるだけでなく、特定の要素を含めるよう指示できます。例えば、「このスライドで強調すべき3つのポイントを箇条書きにし、それぞれのポイントについて補足説明を加えて発表ノートを作成してください」のように具体的に指示すると、より質の高いノートが生成されます。

特定の聴衆向けのノートを生成させるプロンプト

「このスライドの内容を、技術的な知識のない初心者にも理解できるように、平易な言葉で説明する発表ノートを作成してください」のように、対象とする聴衆を指定すると、表現を調整したノートが生成されます。

生成されるノートの制限事項

Copilotはスライドのテキスト情報を中心に分析します。図やグラフなどの視覚的な要素の意図を完全に汲み取れない場合があります。そのため、生成されたノートはあくまで下書きとして捉え、必ず内容を確認・修正することが重要です。また、長文のスライドや複雑な構成のスライドでは、期待通りのノートが生成されない可能性もあります。

個人情報や機密情報の取り扱い

Copilotにノート作成を依頼する際は、スライド内に個人情報や機密情報が含まれていないか確認してください。特に、法人契約のCopilotは組織内のデータと連携する可能性があるため、情報漏洩のリスクに注意が必要です。機密性の高い情報は、Copilotの利用前に削除または匿名化することを推奨します。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能差

Copilot Proは個人向けのサブスクリプションであり、Web版のCopilotやMicrosoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)で利用できます。一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けのサービスで、組織内のデータ(SharePoint, OneDrive, Teamsなど)との連携が強化されています。PowerPointでの発表ノート生成機能自体は、どちらのプランでも利用可能ですが、Microsoft 365 Copilotの方が、組織内の関連資料を参照して、より文脈に即したノートを生成できる可能性があります。

PowerPointでの発表ノート自動作成機能は、Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの両方で提供されています。どちらのプランでも、スライドの内容を基に発表ノートのドラフトを生成できます。ただし、Microsoft 365 Copilotは、組織内のSharePointやTeamsなどのデータを参照できるため、より文脈に沿った、あるいは詳細な発表ノートを作成できる可能性があります。

まとめ

Copilotを利用することで、PowerPointのスライドから発表ノートを効率的に自動作成できます。具体的なプロンプトを入力することで、生成されるノートの質を向上させることが可能です。生成されたノートは、必ず内容を確認し、必要に応じて手動で修正・加筆することで、より完成度の高い発表準備ができます。今後は、Copilotの高度なプロンプト技術を習得し、Teams会議の議事録作成など、他のMicrosoft 365アプリでの活用も検討してみましょう。