【Copilot】Teams会議中にCopilotで要点メモを作らせる手順と議事効率化のコツ

Microsoft Teams会議中にCopilotを活用して、会議の要点を自動でメモさせたいビジネスマンは多いでしょう。

Copilotを使えば、会議の議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。

この記事では、Teams会議中にCopilotで要点メモを生成させる具体的な手順を解説します。

Copilot for Microsoft 365を導入済みの環境を前提とします。

Teamsデスクトップアプリの最新版を基準に説明します。

CopilotがTeams会議の要点メモを生成する仕組み

Copilotは、Teams会議の音声をリアルタイムで解析し、発言内容をテキスト化します。そのテキストデータをもとに、会議の主要なトピック、決定事項、担当者などを識別し、要約されたメモを生成します。この機能は、会議の参加者の発言内容を理解し、文脈を把握する高度な自然言語処理技術に基づいています。会議の進行中に指示することで、その時点までの内容を基にしたメモを作成できます。生成されたメモは、後から確認・編集・共有が可能です。

Teams会議中にCopilotで要点メモを生成する手順

1. Copilotパネルを開く
   Teams会議中に、画面上部または下部にあるCopilotアイコンをクリックします。Copilotパネルが画面右側に表示されます。
2. Copilotに指示を出す
   Copilotパネルのテキスト入力欄に「会議の要点をまとめて」や「今日の会議で決まったことをリストアップして」といった指示を入力します。具体的な指示ほど、精度の高いメモが生成されやすくなります。
3. メモの生成を待つ
   指示を送信すると、Copilotは会議の進行状況に応じて、リアルタイムでメモを生成し始めます。生成には数秒から数十秒かかる場合があります。
4. 生成されたメモを確認する
   Copilotパネルに生成されたメモが表示されます。内容を確認し、会議の決定事項や重要なポイントが正確に記録されているかチェックします。
5. メモを編集・保存する
   生成されたメモは、Copilotパネル上で直接編集できます。必要に応じて追記や修正を行い、内容を確定させます。確定後、「コピー」ボタンをクリックしてメモをクリップボードにコピーし、WordやOutlookなどの別アプリケーションに貼り付けて保存します。

Copilotで要点メモを生成する際の注意点と失敗例

指示が曖昧で期待通りのメモが生成されない

Copilotへの指示が「何かまとめて」のように曖昧だと、意図しない内容が生成されることがあります。

解決策: 具体的な指示を心がけましょう。「今日の会議の決定事項を箇条書きで」「〇〇に関する議論の要点をまとめて」のように、求める情報の種類や形式を明確に伝えます。

会議の音声認識精度が低い

会議中の音声が不明瞭だったり、複数の人が同時に話したりすると、Copilotの音声認識精度が低下し、誤った情報がメモに含まれる可能性があります。

解決策: 会議参加者には、発言時にはマイクをオンにし、他の参加者の発言を遮らないよう協力を求めます。また、重要な決定事項については、発言者が明確に復唱する習慣をつけると良いでしょう。

Copilotが有効になっていない

Copilot for Microsoft 365のライセンスが割り当てられていない、またはTeamsアプリでCopilot機能が無効になっている場合、Copilotアイコンが表示されず利用できません。

解決策: Microsoft 365管理センターで、ユーザーにCopilot for Microsoft 365ライセンスが正しく割り当てられているか確認してください。また、Teamsの設定でCopilotが有効になっているかも確認が必要です。これらの確認は、Microsoft 365の管理者権限が必要です。

生成されたメモの機密情報漏洩リスク

Copilotは会議の音声を処理するため、機密性の高い情報が含まれる会議では、情報漏洩のリスクに注意が必要です。

解決策: Copilot for Microsoft 365は、Microsoft 365のセキュリティとコンプライアンスの枠組み内で動作します。データはMicrosoft 365のテナント外に送信されず、保存もされません。ただし、会議の内容自体が機密情報である場合は、会議の参加者や共有範囲を適切に管理することが重要です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Teams会議中の要点メモ生成機能は、Microsoft 365 Copilotの法人向けプランで提供されています。Copilot Proは個人向けの機能拡張であり、Teams会議連携機能は含まれていません。

Teams会議中にCopilotを使用して要点メモを生成する手順を解説しました。

具体的な指示を出すことで、会議の決定事項や重要なポイントを効率的に記録できます。

今後は、生成されたメモを基に、会議の議事録作成やタスク管理をさらに効率化してみましょう。