【Copilot】Copilotに社内ナレッジを参照させる業務向けプロンプト設計と精度向上

Microsoft 365 Copilotは、社内ドキュメントを学習させ、業務に活用できます。しかし、期待通りの回答を得るには、適切なプロンプト設計が不可欠です。社内ナレッジを参照させるためのプロンプト設計のコツを解説します。この記事を読めば、Copilotから的確な情報を引き出すプロンプトを作成できます。

Copilotが社内ナレッジを参照する仕組み

Microsoft 365 Copilotは、Microsoft Graphを通じて組織内のデータにアクセスします。これには、SharePoint、OneDrive、Outlookなどの情報が含まれます。Copilotは、ユーザーの質問や指示(プロンプト)を解釈し、関連する社内ドキュメントを検索・分析します。そして、その情報に基づいて回答を生成します。このプロセスには、自然言語処理技術と検索技術が活用されています。Copilotは、プロンプトの内容と組織内のデータとの関連性が高いものを優先的に参照します。

社内ナレッジを参照させるプロンプト設計の基本

Copilotに社内ナレッジを参照させるためには、プロンプトを工夫する必要があります。具体的には、Copilotが参照すべき情報を特定しやすく、かつ質問の意図を正確に伝えられるように設計することが重要です。

参照元を明示するプロンプト

Copilotに特定のドキュメントや情報源を参照させたい場合は、プロンプトで明示的に指示します。これにより、Copilotは意図した情報源に焦点を当てて検索を行います。例えば、「SharePoint上の〇〇プロジェクトの最新報告書を参照して、進捗状況をまとめてください」のように指示します。ドキュメント名や場所を具体的に指定することが効果的です。ただし、Copilotがアクセス権を持たない情報にはアクセスできません。

質問を明確化するプロンプト

曖昧な質問は、Copilotが的確な情報を特定することを困難にします。質問は具体的に、求める情報を明確にする必要があります。例えば、「製品Aの売上」ではなく、「2023年度第4四半期の製品Aの地域別売上実績」のように、期間や条件を具体的に指定します。質問に含めるべきキーワードを整理し、明確な言葉で表現することが重要です。

出力形式を指定するプロンプト

回答の形式を指定することで、Copilotが生成する情報の理解度を高められます。箇条書き、表形式、要約形式など、目的に応じた形式を指示します。「主要なリスクを箇条書きでリストアップしてください」「競合製品との比較を表形式で示してください」といった指示が有効です。これにより、Copilotは指示された形式に合わせて情報を整理・提示しようとします。

役割を与えるプロンプト

Copilotに特定の役割を与えることで、回答の視点や専門性を調整できます。例えば、「あなたは〇〇分野の専門家です。この技術文書を読んで、その要点を専門家向けに解説してください」のように指示します。これにより、Copilotは指定された役割になりきって、より専門的または特定の観点からの回答を生成しようとします。役割設定は、回答の深さや詳細度をコントロールするのに役立ちます。

業務別プロンプト設計例

具体的な業務シーンにおけるプロンプト設計例を紹介します。これらの例を参考に、ご自身の業務に合わせてカスタマイズしてください。

議事録作成支援

会議の録音データやメモを基に議事録を作成する場合のプロンプト例です。

1. 議事録作成を依頼する
   「以下の会議記録を基に、決定事項、ToDo、担当者、期日を明確にした議事録を作成してください。特に、〇〇に関する議論の要点を詳細に記述してください。」
2. ToDoリストの抽出
   「この会議の議事録から、担当者と期日が明確なToDoリストのみを抽出してください。Excel形式で出力してください。」

市場調査レポート作成支援

複数の市場調査レポートを基に、特定のテーマに関する情報をまとめる場合のプロンプト例です。

1. 特定テーマの調査レポート作成
   「SharePointにある『市場調査レポート2023』フォルダ内の全レポートを参照し、『AI技術の市場動向』に関する最新情報を要約してください。主要なトレンドと今後の予測を箇条書きで示してください。」
2. 競合分析レポート作成
   「製品Xと製品Yの市場シェアに関するデータを、2022年と2023年の比較表で作成してください。各年のシェア率と変動幅を明記してください。」

社内規定に関する質問応答

社内規定文書を参照して、従業員からの質問に答える場合のプロンプト例です。

1. 休暇規定に関する質問
   「社内規定文書『就業規則』を参照し、有給休暇の取得条件と申請方法について、従業員向けに分かりやすく説明してください。」
2. 経費精算規定に関する質問
   「経費精算に関する規定について、上限金額と申請に必要な書類を教えてください。不明な点は、〇〇部署に問い合わせるよう追記してください。」

Copilotプロンプト設計の注意点と制限事項

Copilotを活用する上で、いくつかの注意点と制限事項があります。これらを理解しておくことで、より効果的にCopilotを利用できます。

参照権限の問題

Copilotは、ユーザーがアクセス権を持つ情報のみを参照できます。共有されていないドキュメントや、アクセス権限が制限されている情報については、Copilotも参照できません。プロンプトで存在しない情報源を指定しても、回答は生成されません。必要な情報にアクセスできない場合は、まず権限設定を確認する必要があります。

情報の鮮度と正確性

Copilotが参照する情報は、組織内のドキュメントの更新状況に依存します。最新の情報が反映されていないドキュメントを参照した場合、回答も古くなる可能性があります。また、ドキュメント自体に誤りがある場合、Copilotはその誤りを基に回答を生成することがあります。Copilotの回答は、最終的に人間が確認・判断することが重要です。

機密情報・個人情報の取り扱い

Copilotに機密情報や個人情報を含むドキュメントを参照させる場合、情報漏洩のリスクに注意が必要です。Microsoft 365 Copilotは、組織のセキュリティポリシーに準拠するように設計されていますが、プロンプト設計や利用方法には配慮が求められます。機密性の高い情報は、Copilotへの入力や参照を避ける、あるいは匿名化するなどの対策を検討してください。

プロンプトの複雑さによる誤解

非常に複雑で長すぎるプロンプトは、Copilotが意図を正確に理解できない場合があります。複数の指示が矛盾していたり、あいまいな表現が含まれていると、期待とは異なる回答が生成される可能性があります。プロンプトは、簡潔かつ明確に、1つの指示に1つのタスクを割り当てるように設計することが推奨されます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotのプロンプト設計の違い

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotでは、参照できる情報源に違いがあります。この違いを理解することで、プロンプト設計の際に、より適切な指示が可能になります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
参照可能な情報源	Web上の公開情報、Microsoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)内のデータ	Microsoft 365アプリ内のデータに加え、組織内のSharePoint、OneDriveなどのデータ
組織内データへのアクセス	限定的(Microsoft 365アプリ連携)	広範(Microsoft Graph経由)
プロンプト設計のポイント	アプリ内での作業効率化、Web情報との連携	組織内ナレッジの活用、部門間連携、業務プロセスの自動化

Microsoft 365 Copilotは、組織内の広範なデータにアクセスできるため、社内ナレッジを参照させるプロンプト設計において、より強力な機能を発揮します。Copilot Proは、個人の生産性向上に特化しており、Web検索との連携やMicrosoft 365アプリ内での利用が中心となります。

まとめ

Copilotに社内ナレッジを参照させるには、参照元を明示し、質問を明確化し、出力形式を指定するプロンプト設計が重要です。役割を与えることで、回答の質をさらに向上できます。Microsoft 365 Copilotは組織内の広範なデータにアクセスできるため、これらの設計原則を適用することで、業務効率を大幅に改善できます。今後は、これらのプロンプト設計を基に、ご自身の業務に合わせた具体的なプロンプトを試してみてください。