【Copilot】Wordの文書比較でCopilotに差分をまとめさせる手順と業務効率化

Wordで複数の文書の差分を把握したい場面があります。

特に、改訂履歴が多く複雑な文書では、手作業での差分確認は時間がかかります。

Copilotを活用すれば、Word文書の差分を自動で抽出し、要約させることが可能です。

本記事では、Word文書の差分をCopilotにまとめさせる具体的な手順を解説します。

これにより、文書比較にかかる時間を大幅に削減し、業務効率を向上させることができます。

CopilotによるWord文書差分要約の仕組み

Copilotは、Microsoft 365 Copilotの機能の一つとして、Word文書内の変更点を分析します。

ユーザーが指定した2つの文書バージョンを比較し、追加、削除、変更された箇所を特定します。

その後、これらの差分を自然言語で分かりやすく要約して提示します。

この機能は、特に法務、編集、プロジェクト管理などの分野で、文書のレビュープロセスを迅速化します。

利用には、Microsoft 365 Copilotライセンスが必要です。

CopilotにWord文書の差分をまとめさせる手順

1. Word文書を開く
   比較したい文書のうち、一方をWordで開きます。
2. Copilotを起動する
   WordのリボンメニューにあるCopilotアイコンをクリックします。
3. プロンプトを入力する
   Copilotのチャットペインに、差分をまとめさせるための指示(プロンプト)を入力します。
4. 比較対象の文書を指定する
   プロンプト内で、比較したいもう一方の文書を指定します。
5. 差分要約を生成させる
   プロンプト送信後、Copilotが差分を分析し、要約を生成します。

効果的なプロンプトの例

Copilotに文書の差分を正確にまとめさせるには、具体的なプロンプトが重要です。

以下に、効果的なプロンプトの例をいくつか示します。

例1:基本的な差分要約

「文書Aと文書Bの差分を比較し、主な変更点を箇条書きで要約してください。」

例2:変更の種類を指定する

「文書Aと文書Bの追加、削除、修正された箇所を特定し、それぞれの変更内容を説明してください。」

例3:特定のセクションに絞る

「文書Aと文書Bの『契約条件』セクションにおける変更点を重点的にまとめてください。」

例4:重要度を指定する

「文書Aと文書Bの差分を比較し、特に重要な変更点(例:金額、期限)をリストアップしてください。」

プロンプト入力時の注意点

Copilotは、プロンプトの指示に忠実に従います。

曖昧な指示では、期待通りの結果が得られない可能性があります。

比較対象の文書は、Copilotがアクセスできる場所に保存されている必要があります。

法人契約の場合、OneDriveやSharePoint上の文書が対象となります。

Copilotによる文書差分要約の活用例

契約書のレビュー効率化

複数担当者で作成・修正した契約書の最終版と初稿の差分をCopilotにまとめさせることで、重要な変更点を見落とすリスクを減らせます。

議事録の修正箇所確認

会議後に修正された議事録と元の議事録の差分をCopilotに確認させることで、修正内容を迅速に把握できます。

レポート・論文の改訂履歴追跡

共同で作成するレポートや論文で、各執筆者が加えた変更点をCopilotに要約させることで、進捗管理が容易になります。

仕様書・マニュアルの変更管理

製品仕様書やマニュアルの改訂版と旧版の差分をCopilotにまとめさせることで、変更内容の周知を効率化できます。

Copilotで文書差分をまとめる際の注意点と制限事項

比較対象文書の形式

Copilotは、標準的なWord文書(.docx形式)の比較に最適化されています。

PDFや画像ファイルなどの差分比較は直接サポートされていません。

これらの形式の文書を比較したい場合は、事前にWord形式に変換する必要があります。

複雑な書式設定や埋め込みオブジェクト

非常に複雑な書式設定、多数の図表、または他のアプリケーションからの埋め込みオブジェクトが含まれる場合、Copilotの差分検出精度が影響を受ける可能性があります。

重要な差分が検出されない、あるいは誤検出されるケースも考えられます。

差分要約の解釈

Copilotが生成する要約は、あくまでAIによる解釈です。

最終的な判断は、必ず人間が行う必要があります。

特に、法的な文書や技術的な仕様書など、正確性が極めて重要な場合は、専門家によるレビューが不可欠です。

機密情報への配慮

機密性の高い文書を比較する場合、Copilotへの入力データがどのように扱われるかを確認することが重要です。

Microsoft 365 Copilotは、組織のデータセキュリティポリシーに準拠しますが、不特定多数のユーザーがアクセスできる環境での利用は避けるべきです。

法人契約では、データは組織のテナント内で保護されます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
対象ユーザー	個人、小規模チーム	企業、組織
利用可能なアプリ	Web版Officeアプリ、Windows Copilot	デスクトップ版Officeアプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)、Web版Officeアプリ、Windows Copilot
文書比較機能	Web版Wordで利用可能	デスクトップ版Word、Web版Wordで利用可能
データプライバシー	Microsoftのプライバシーポリシーに基づく	組織のデータセキュリティポリシー、コンプライアンスに準拠
利用制限	個人アカウント	Microsoft 365 Business Standard/Premium、E3/E5などのライセンスが必要

Copilot ProでもWordの文書比較機能は利用できますが、デスクトップ版Wordでの高度な連携や、組織全体のセキュリティ管理の観点では、Microsoft 365 Copilotがより適しています。

法人利用では、Microsoft 365 Copilotライセンスの付与が必要です。

管理者は、Microsoft 365管理センターでユーザーにライセンスを割り当てる必要があります。

個人利用の場合は、Copilot ProサブスクリプションをMicrosoftアカウントに紐づけて利用します。

Copilotの文書比較機能は、Wordのデスクトップ版とWeb版の両方で利用できます。

ただし、デスクトップ版の方がより多くの機能や安定したパフォーマンスが期待できます。

Web版Copilotは、ブラウザから手軽に利用できる利点があります。

どちらのバージョンを利用する場合でも、Copilotのプロンプトエンジニアリングが重要となります。

より的確な差分要約を得るためには、具体的な指示を心がけましょう。

例えば、「変更点を箇条書きで」「特に重要な変更点を3つ」といった指示が有効です。

Copilotの回答を基に、さらに詳細な分析や確認を行うことで、文書レビューの精度を高めることができます。

この機能は、文書作成・編集業務における時間短縮と品質向上に大きく貢献するでしょう。

Copilotを使いこなすことで、より戦略的な業務に時間を割くことが可能になります。

まずは、普段利用しているWord文書でCopilotに差分要約を依頼してみてください。

次に、より複雑な文書や、複数の改訂版がある場合の比較に挑戦してみましょう。

Copilotのプロンプトを工夫することで、さらに高度な文書分析が可能になります。

例えば、専門用語の定義変更に特化させたり、特定のセクションの変更履歴を時系列でまとめさせたりすることも考えられます。

Copilotの活用範囲は日々拡大しており、今後も新しい活用方法が登場することが期待されます。

業務効率化のために、積極的にCopilotの機能を試していくことが推奨されます。

文書比較だけでなく、Copilotは議事録作成、メール作成、データ分析など、様々な業務で活用できます。

Word文書の差分要約機能は、その中でも特に時間のかかる作業を効率化する強力なツールです。

Copilotを使いこなし、業務の生産性を向上させましょう。

文書比較の効率化は、Copilotの活用で実現できます。

次に、Copilotのプロンプトをさらに工夫し、より詳細な差分分析を依頼してみましょう。

Copilotの機能を活用し、文書作成・レビュー業務の効率をさらに高めることが期待できます。