【Copilot】Copilotに特定フォルダを参照禁止にするアクセス制御手順

Copilotのデータアクセスとアクセス制御の仕組み

Copilotは、Microsoft Graph APIを通じてユーザーがアクセス権を持つMicrosoft 365内のデータにアクセスします。

これは、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams、SharePoint、OneDriveなどのデータが含まれます。

Copilotは、ユーザーが本来アクセスできない情報にはアクセスできません。

したがって、Copilotに特定のフォルダを参照させたくない場合は、そのフォルダへのアクセス権限を制限することで実現できます。

特定フォルダへのアクセスをCopilotから制限する手順

Copilotが特定のフォルダを参照できないようにするには、そのフォルダが保存されているSharePointサイトまたはOneDriveのアクセス許可設定を変更します。

SharePointサイトのアクセス許可設定による制限

SharePointサイト全体へのアクセスを制限するか、特定のフォルダへのアクセスを制限することで、Copilotの参照範囲を制御します。

1. SharePointサイトを開く
   アクセスを制限したいフォルダが含まれるSharePointサイトにアクセスします。
2. 「設定」を開く
   サイトの右上にある歯車アイコンをクリックし、「サイトのアクセス許可」を選択します。
3. 「アクセス許可の管理」を選択
   「サイトのアクセス許可」画面で、「アクセス許可の管理」をクリックします。
4. アクセス許可レベルの変更
   特定のユーザーまたはグループに対して、アクセス許可レベルを「閲覧のみ」や「アクセスなし」に変更します。
5. フォルダ単位でのアクセス許可設定
   サイト全体ではなく、特定のフォルダのアクセスを制限したい場合は、そのフォルダを開き、フォルダ名の横にある「…」をクリックして「アクセス許可の管理」を選択します。
6. 不要なユーザー・グループの削除
   Copilotにアクセスさせたくないユーザーまたはグループのアクセス許可を削除します。

OneDriveのアクセス許可設定による制限

OneDrive内のフォルダも同様にアクセス許可を設定できます。

1. OneDriveを開く
   アクセスを制限したいフォルダが含まれるOneDriveにアクセスします。
2. フォルダを選択
   制限したいフォルダの横にある「…」アイコンをクリックします。
3. 「共有」または「アクセス許可の管理」を選択
   表示されるメニューから「共有」または「アクセス許可の管理」を選択します。
4. 共有リンクの無効化またはアクセス許可の削除
   共有リンクを無効にするか、特定のユーザーのアクセス許可を削除します。
5. 「アクセス許可の管理」から直接編集
   「アクセス許可の管理」画面で、不要なユーザーまたはグループのアクセス権を削除します。

Copilotアプリでの設定(※限定的)

Copilotアプリ自体に、直接的に特定のフォルダを参照禁止にする設定項目はありません。

Copilotの参照範囲は、あくまでMicrosoft 365のデータに対するユーザーのアクセス権限に依存します。

アクセス制限時の注意点とよくある誤解

Copilotがアクセスするデータの範囲

Copilotは、ユーザーのIDに基づいてMicrosoft 365のデータにアクセスします。

そのため、ユーザーがアクセスできないデータはCopilotも参照できません。

アクセス許可変更の反映タイミング

SharePointやOneDriveのアクセス許可設定を変更しても、Copilotがその変更を認識するまでに時間がかかる場合があります。

変更後すぐに反映されない場合は、しばらく待ってから再度確認してください。

グループメンバーシップの考慮

ユーザーが所属するMicrosoft 365グループやセキュリティグループのメンバーシップもアクセス許可に影響します。

フォルダへのアクセスを制限する際は、ユーザーだけでなく、関連するグループの権限も確認・修正する必要があります。

管理者の役割

これらのアクセス許可設定は、SharePointサイトやOneDriveの所有者、またはMicrosoft 365管理者権限を持つユーザーが行えます。

一般ユーザーは、自身が所有するファイルやフォルダ、または共有されたアイテムのアクセス許可のみ変更可能です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotのアクセス制御の違い

Copilot Proは個人向けのサービスであり、主に個人のMicrosoft 365アカウント(OneDrive、Outlookなど)に紐づくデータにアクセスします。

Microsoft 365 Copilotは、法人向けのサービスであり、組織内のMicrosoft 365データ(SharePoint、Teamsなども含む)にアクセスします。

どちらのCopilotも、基盤となるMicrosoft 365のアクセス許可設定に従います。

したがって、アクセス制御の手順自体に大きな違いはありません。

ただし、法人環境ではSharePointサイトやTeamsチャネルなど、組織全体でのデータ管理がより重要になります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
主なデータソース	個人のOneDrive, Outlook, Word, Excel, PowerPoint	組織内のSharePoint, OneDrive, Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint
アクセス制御の基本	個人のファイル・フォルダのアクセス許可設定	組織のSharePointサイト、OneDrive、Teamsなどのアクセス許可設定
管理主体	個人ユーザー	組織の管理者、サイト/チーム所有者、個人ユーザー

Copilotに特定フォルダを参照させないためには、そのフォルダが保存されているSharePointサイトまたはOneDriveのアクセス許可設定を適切に行うことが重要です。

これにより、機密情報への意図しないアクセスを防ぐことができます。

今後は、アクセス許可設定の定期的な見直しと、Copilotの利用範囲に関する組織内ガイドラインの策定を検討してください。